Rapport fra tilsyn med kroppsvisitasjon, ransaking og beslag ved Bufetat Storbuan Ungdomshjem 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tilsynet omfattet institusjonens rutiner for å beslutte og å gjennomføre kroppsvisitasjon, ransaking og beslag.

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Marita Ugseth
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Storbuan Ungdomshjem i perioden 22.10.2012 - 22.11.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester§ 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler de forhold som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad ved denne systemrevisjonen.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Institusjonen har i løpet av det siste året endret målgruppe fra omsorg til atferd. Dette skjer som et resultat av omorganiseringsprosesser i Bufetat region Midt­ Norge.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22.10.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.11.2012.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.11.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens rutiner for å beslutte og å gjennomføre kroppsvisitasjon, ransaking og beslag.

5. Funn

Det ble ikke påvist lovbrudd ved dette tilsynet. Det ble videre ikke funnet grunnlag for å gi merknad.

Tilsynet har for øvrig merket seg

Institusjonen har en godt etablert rutine og praksis i forhold til hvem som skal ta beslutning om kroppsvisitasjon, ransaking eller beslag. Leder eller assisterende leder blir alltid kontaktet av teamleder eller dennes stedfortreder, hvis behovet for kroppsvisitasjon eller ransaking skulle oppstå. Beslutning om iverksettelse av kroppsvisitasjon eller ransaking fattes av leder eller assisterende leder.

Kravet om begrunnet mistanke synes også å være godt innarbeidet i institusjonen. Det er en bevissthet om at mistanken må være knyttet til sitasjonen.

Institusjonen hadde i liten grad implementert det utvidete grunnlaget for kroppsvisitasjon og ransaking og beslag som følger av revidert rettighetsforskrift. Grunnlaget for hvilke gjenstander som kan utløse kroppsvisitasjon, ransaking eller beslag er utvidet i ny forskrift. Institusjonens regler og praksis var knyttet til bestemmelsene i gammel forskrift.

Hensynet til vern om beboernes integritet var ivaretatt ved at det alltid er en av samme kjønn som beboeren, som skal gjennomføre kroppsvisitasjonen. Videre var institusjonen opptatt av informasjon og samtale med beboeren i forkant av handlingen. Dette for å forberede beboeren, og for å kunne gjennomføre en kroppsvisitasjon på mest mulig skånsom måte. Institusjonen var også opptatt av at beboeren skulle få anledning til å delta på ransaking av rom eller eiendeler såfremt dette ikke var uforholdsmessig vanskelig.

Institusjonen var entydig på at alle ulovlige gjenstander og rusmidler skulle leveres til politi. Dette var leder eller assisterende leders oppgaver. Det var også kunnskap om hvilke begrensninger taushetsplikten setter ved overlevering av ulovlige gjenstander eller rusmidler til politiet.

Institusjonen fatter enkeltvedtak og sikrer klageadgangen til beboerne når det skrives tvangsprotokoll. Tvangsprotokollen blir gjennomgått med beboerne i etterkant av hendelsen.

Institusjonen har i hovedsak en god internkontroll. Det er lagt til rette med gode strukturer for oppsummering, evaluering, utvikling og iverksetting av nye tiltak. Institusjonen har avvikssystem som synes å fungere, samt rutiner for innhenting av kunnskap og erfaring fra beboere, ansatte, samarbeidspartnere og andre potensielle informasjonskilder.

Institusjonen har en opplærings- og kompetanseplan for 2012 som omfatter alle ansatte. Videre foreligger det en rutine for opplæring av nytilsatte med et eget registreringsskjema. Dette registreringsskjemaet bør institusjonen innhente for å kvalitetssikre at nytilsatte faktisk har fått og gjennomgått den tiltenkte opplæringen.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 5-9 Rettigheter under opphold i institusjon
• Rettighetsforskriften § 4 Taushetsplikt
• Rettighetsforskriften § 7 Vern om personlig integritet
• Rettighetsforskriften § 15 Kroppsvisitasjon
• Rettighetsforskriften § 16 Ransaking av rom og eiendeler
• Rettighetsforskriften § 17 Beslaglegging, tilintetgjøring eller overlevering til politiet
• Tilsynsforskriften § 2 FormåI med tilsynet
• Tilsynsforskriften § 9 Tilsyn ved systemrevisjon
• Kvalitetsforskriften § 5 Krav til bemanning og de ansattes kompetanse
• Kvalitetsforskriften kapittel 2 Særlige regler om internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forvaltningslovens kapittel V og VI, om enkeltvedtak
• Barneloven § 30 Innhaldeti foreldreansvaret

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Organisasjonskart
• Gjeldende rutinebeskrivelser
• Ledelsens rutiner for styring
• Opplæringsplan for ansatte
• Stillingsplan med oversikt over ansattes kompetanse
• Fagdager opplæring
• Presentasjon av Storbuan Ungdomshjem

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tvangsprotokoller og tidligere tilsynsrapporter

8. Deltakere ved tilsynet

Itabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Marita Ugseth og Torbjørn Løvaas