Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner for å beslutte og å gjennomføre kroppsvisitasjon, ransaking og beslag ved Catharinasenteret Bufetat, region Midt Norge 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de forhold som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Tilsynet omfatter barneverninstitusjonens rutiner og praksis for gjennomføring av kroppsvisitasjon, ransaking og beslag.

Det ble ikke funnet grunnlag for å påpeke lovbrudd, men det er gitt en merknad.

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Berit Hågensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Catharinasenteret i perioden 17.09.2012- 25.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Catharinasenteret var en statlig akuttinstitusjon som var lokalisert i Trondheim kommune på det tidspunktet tilsynet ble gjennomført. Målgruppe er barnevernlovens § 4-4 5. ledd, § 4-6 1. og 2. ledd, og unntaksvis § 4-17 jf § 4-12. Institusjonen hadde fem plasser for barn i aldersgruppen 12 til 18 år.

Institusjonen har den 06.11.2012 flyttet til Malvik kommune og endret navn til Vikhovlia Akuttsenter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.09.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Apningsmøte ble avholdt 25.10.2012.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.10.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter barneverninstitusjonens rutiner og praksis for gjennomføring av kroppsvisitasjon, ransaking og beslag.

5. Funn

Merknad 1:

Institusjonen har et forbedringspotensial i å tilpasse sine rutinebeskrivelser til gjeldende lov og forskrift.

Rutinebeskrivelsene i rutinehåndboka er det primære oppslagsverket til ansatte når behovet for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag oppstår. Institusjonens rutinebeskrivelser var ikke oppdatert i henhold til gjeldende forskrift.

Institusjonens leder delegerer beslutningsansvaret for å foreta kroppsvisitasjon eller ransaking til den som har ansvarsvakt, når leder ikke er til stede på jobb. Det framgår av institusjonens vaktbok hvem som til enhver tid har ansvarsvakt.

Konklusjon:

Institusjonen har ikke tatt høyde for de endringer og utvidelser av hjemmelen for å foreta kroppsvisitasjon, ransaking og beslag som revidert rettighetsforskrift rommer.

Det var en entydig og gjennomgående tilbakemelding til Fylkesmannen, at ved situasjoner hvor det kunne være aktuelt å foreta kroppsvisitasjon eller ransaking, var det naturlig for ansatte å slå opp i rutinehåndboka.

Det vil etter det Fylkesmannen erfarer kunne være villedende for institusjonens personale når gjeldende rutinebeskrivelser viser til-, og delvis gjengir, gammel forskrift. Institusjonens personale vil da kunne forledes til å tro at det for eksempel ikke er tillatt å foreta en kroppsvisitasjon eller ransaking etter tyvegods eller skadelige medikamenter.

Delegering av myndighet til å beslutte kroppsvisitasjon og ransaking forutsetter klare og tydelige rutinebeskrivelser som er i tråd med lovverket.

Tilsynet har for øvrig merket seg:

Fylkesmannen vil også anbefale at hvis institusjonen bestemmer seg for ikke å utføre kroppsvisitasjon ved å undersøke munnhulen, bør dette også framgå av prosedyren.

Institusjonen hadde godt innarbeidede rutiner for hvem som deltar på kroppsvisitasjon og var opptatt av at dette skulle foregå på en skånsom måte. Likeledes var institusjonen inneforstått med beboernes rett til deltakelse ved ransaking av rom og eiendeler.

Protokollføring med gjennomgang med beboeren etter kroppsvisitasjon og ransaking var også en innarbeidet del av rutinen.

Institusjonen hadde gode rutiner for beslaglegging av rusmidler og farlige gjenstander. Et sårbarhetsområde er institusjonens inntaksprosedyre, med registrering av nye beboeres eiendeler. Her kom det fram at manglende kunnskap om forskriftens bestemmelser om hva som kan beslaglegges og ikke, innebærer en fare for brudd på lovgivingen. Fylkesmannen anbefaler at institusjonen ved en rutinebeskrivelse tydeliggjør hva som er registrering av eiendeler og når det går over til å bli ransaking og beslag.

Institusjonens rutiner med tanke på taushetsplikt ved innlevering av ulovlige gjenstander til politiet synes å være i tråd med regelverket.

Tilsynet viste at institusjonens internkontroll kan ha noen forbedringspunkter. Institusjonens ledelse skal etter internkontrollforskriftens § 12c sikre at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet. Dette omfatter også kroppsvisitasjon, ransaking og beslag, selv om dette forekommer relativt sjeldent på institusjonen. Fra 01.01.2011 til tilsynsdato ble det innlevert fem protokoller som omhandlet kroppsvisitasjon, ransaking eller beslag.

Institusjonen har o så rutiner for å håndtere avviksmeldinger. Ett system er elektronisk og inngar sammen med andre interne system for Bufetat (TQM). Et annet avviksmeldingssystem er muntlig, og foregår ved utveksling av informasjon på avdelingsmøtene på onsdagene, «onsdagsmøtet».

Fylkesmannen har fått presentert eksempler på at begge systemene benyttes og fører til korrigering av rutiner. TQM benyttes imidlertid i svært liten grad.

For Fylkesmannen framsto det uklart hvor terskelen går for å benytte det ene eller det andre systemet. Institusjonen har ikke klare retningslinjer for hvordan avvikssystemene skal benyttes. Det er et sårbarhetspunkt som institusjonen bør utbedre.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 5-9 Rettigheter under opphold i institusjon
• Rettighetsforskriften § 4 Taushetsplikt
• Rettighetsforskriften § 7 Vern om personlig integritet
• Rettighetsforskriften § 15 Kroppsvisitasjon
• Rettighetsforskriften § 16 Ransaking av rom og eiendeler
• Rettighetsforskriften § 17 Beslaglegging, tilintetgjøring eller overlevering til politiet
• Tilsynsforskriften § 2 Form&! med tilsynet
• Tilsynsforskriften § 9 Tilsyn ved systemrevisjon
• Kvalitetsforskriften § 5 Krav til bemanning og de ansattes kompetanse
• Kvalitetsforskriften kapittel 2 Særlige regler om internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forvaltningslovens kapittel V og VI, om enkeltvedtak
• Barneloven § 30 Innhaldet i foreldreansvaret

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Innholdsfortegnelse fra rutineperm
• Rutine for medisinsk tilsyn og håndtering, med to ulike registreringsskjema
• Rutine for kroppsvisitasjon
• Rutine for ransaking av rom og eiendeler
• Rutine for beslaglegging og tilintetgjøring
• Rutine for tvang i akutte faresituasjoner
• Rutine for uteblivelse og rømming
• Oversikt over alle ansatte og vikarer, med kompetanse og dato for politiattest
• Kopi av «Årlig etterfølgende kontroll av godkjente private og kommunale barneverninstitusjoner», for Catharinasenteret, fra Bufetat.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutineperm

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Innsendte tvangsprotokoller
• Fortløpende informasjon fra institusjonen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Berit Hågensen og Torbjørn Løvaas.