Rapport fra tilsyn med Kroppsvisitasjon, ransaking og beslag ved Gilantunet Ungdomshjem 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Institusjonens rutiner for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag. Det ble gitt ett avvik:

Avvik 1

Institusjonen har ikke samlet sett en god nok internkontroll gjennom sitt styringssystem og sine styringsdokumenter.

Dato: 12.03.2012

Ingrid Skjetne
revisjonsleder

Torbjørn Løvaas
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gilantunet Ungdomshjem i perioden 03.02.2012 – 08.03.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Den private barneverninstitusjonen Gilantunet ble fra 01.10.2011 overtatt av staten, og ble fra nevnte dato endret til den statlige barneverninstitusjonen Gilantunet Ungdomshjem. Institusjonen er godkjent for 10 barn i alderen 12-18 år ved inntak, og for plassering etter barnevernloven §§ 4-4, 5. ledd og 4-12.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.02.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.03.2012.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.03.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

• Institusjonens rutiner for bruk av kroppsvisitasjon av beboere.
• Institusjonens rutiner for ransaking av beboernes rom og eiendeler.
• Institusjonens rutiner for beslag, tilintetgjøring eller overlevering til politiet.

5. Funn

Avvik 1:

Institusjonen har ikke samlet sett en tilfredsstillende internkontroll gjennom sitt styringssystem og sine styringsdokumenter.

Observasjoner:
Ansatte ved institusjonen er kjent med at det foreligger rutiner og prosedyrer for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag. Det framkommer derimot at kjennskapen til rutinene og hvordan den praktiske gjennomføringen skal foregå, er mangelfull hos de ansatte. De skriftlige rutinene for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag er mangelfulle og lite detaljerte. De ansatte er kjent med at det er kommet en ny rettighetsforskrift fra 01.03.2012, men innhold og endringer i ny rettighetsforskrift er ikke kjent for de ansatte. Endringer i ny rettighetsforskrift er ikke medtatt i rutinebeskrivelsene for institusjonen.

Institusjonen har mangelfull opplæring og mangelfulle rutiner på opplæring i aktuelt lovverk og forskrifter, jf internkontrollforskriften § 12 b. Det er i stor grad lagt opp til at den enkelte ansatte selv skal sette seg inn i, ha kunnskap om og holde seg oppdatert på aktuelle lover og forskrifter. Gjeldende opplæringsplan er mangelfull, og institusjonen har ikke hatt fokus på ny rettighetsforskrift gjeldende fra 01.03.2012. Det er lite systematikk og fokus på evaluering av eget arbeid, jf internkontrollforskriftens § 12 c, d og e. Det synes å være stort fokus på arbeidet med den enkelte ungdommen, men i liten grad fokus på hvordan erfaringer i arbeidet med den enkelte ungdommen kan føre til forbedringer og endringer ved institusjonen.

Fylkesmannen vil påpeke at institusjonen bør iverksette tiltak på følgende områder:

• Gjennomgang av gjeldende internkontroll for å sikre at dokumenter er oppdatert og gjeldende i henhold til lov, forskrift og rutiner
• Lage rutiner som sikrer at internkontrollsystemet er oppdatert
• Lage rutiner som sikrer at alle ansatte kjenner gjeldende lov, forskrift og rutiner
• Lage rutiner for å avsløre sårbare punkter i institusjonen
• Lage rutiner for å sikre at tilbakemeldinger om brudd på lov eller rutiner blir fulgt opp og benyttet til utvikling av institusjonen.

6. Regelverk

Lov om barneverntjenester § 5-9, fjerde ledd, bokstav a og b:

«Departementet kan gi forskrifter
a) til utfylling av bestemmelsen foran, herunder bruk av tvangsmidler,
b) med sikte på å hindre at rusmidler eller farlige gjenstander bringes inn i institusjonen».

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §15. Kroppsvisitasjon:

«Institusjonens leder eller den lederen gir fullmakt kan, ved inntak eller under opphold i institusjonen, bestemme at det skal foretas kroppsvisitasjon av en beboer dersom det foreligger begrunnet mistanke om at beboeren besitter tyvegods, farlige gjenstander, rusmidler eller andre skadelige medikamenter, for eksempel dopingmidler, samt utstyr til bruk av rusmidler og andre skadelige medikamenter.

Kroppsvisitasjon kan bare omfatte kroppens overflater, munnhulen samt gjennomsøking av klær.

Dersom beboeren eller den ansatte som skal foreta kroppsvisitasjon ønsker det, skal kroppsvisitasjon gjennomføres med to ansatte til stede. Kroppsvisitasjonen skal foretas av en person av samme kjønn som beboeren, og skal skje så skånsomt som mulig.»

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §16. Ransaking av rom og eiendeler:

«Institusjonens leder eller den lederen gir fullmakt kan, ved inntak eller under oppholdet i institusjonen, bestemme at det skal foretas ransaking av beboerens rom eller eiendeler dersom det foreligger begrunnet mistanke om at beboeren besitter tyvegods, farlige gjenstander, rusmidler eller andre skadelige medikamenter, for eksempel dopingmidler, samt utstyr til bruk av rusmidler og andre skadelige medikamenter.

Ransaking av rom og eiendeler skal foretas mens beboeren er til stede, med mindre dette er uforholdsmessig vanskelig fordi beboeren har forlatt institusjonen uten samtykke, ikke ønsker å være til stede eller lignende. Ransakingen skal skje så skånsomt som mulig.»

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon §17. Beslaglegging, tilintetgjøring eller overlevering til politiet:

«Farlige gjenstander, rusmidler og andre skadelige medikamenter, for eksempel dopingmidler, samt utstyr til bruk av rusmidler og andre skadelige medikamenter som blir funnet ved inntak eller under opphold i institusjonen, skal beslaglegges og kan enten oppbevares på institusjonen, tilintetgjøres eller overleveres til politiet. Ulovlige gjenstander, rusmidler eller medikamenter skal overleveres til politiet. Tyvegods som beslaglegges skal overleveres til politiet eller tilbakeleveres til rette eier.»

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for Gilantunet Ungdomshjem inklusive rutinebeskrivelser for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Internkontrollpermen for Gilantunet Ungdomshjem

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Torbjørn Løvaas

Ingrid Skjetne