Rapport fra tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Hemne og Snillfjord 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Tilsynet avdekket ett avvik

Nav Hemne og Snillfjord sikrer ikke nødvendig grunnlag for å kunne foreta individuell vurdering i alle saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar.

Manglende dokumentasjon på at kravene i forvaltningsloven § 17, krav til saken er opplyst så godt som mulig, og krav til begrunnelse i § 24, er ivaretatt.

Dato: 05.06.12

Liv Murberg
revisjonsleder

Brit Sundal
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Hemne og Snillfjord i perioden 12.03-12 – 05.06.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Hemne og Snillfjord kommune er landbrukskommuner beliggende i overgangen mellom innland, kyst og det åpne havet. Kommunene har henholdsvis ca. 4200 og ca. 990 innbyggere. Snillfjord kommune har en sterkt desentralisert struktur fordelt på tre geografiske områder, med Krokstadøra som kommunens sentrum.

Kyrksæterøra er Hemne kommunes sentrum.

Nav Hemne og Snillfjord hadde offisiell åpning 14.12.07. Det foreligger avtale mellom de to kommunene og mellom Nav Hemne og Snillfjord og Nav Sør-Trøndelag. Hemne kommune er vertskommune for de kommunale tjenestene i Nav, generell råd og veiledning, økonomisk sosialhjelp, økonomisk rådgivning, rus, oppfølging/tiltak og introduksjonsordning for flyktninger. Nav-leder har delegasjon fra rådmann i Hemne. Tre saksbehandlere har delegasjon fra Nav-leder. Ingen har stillingsbeskrivelse, men det foreligger en oppgaveoversikt for alle og alle er klar over sine arbeids- og ansvarsområder.

Kontoret er organisert med et Mottaksteam og et Oppfølgingsteam med faste separate møter hver uke. Søknad om økonomisk stønad ligger hovedsakelig i Mottak. Dersom behov for økonomisk sosialhjelp oppstår mens vedkommende er under oppfølging, behandles saken der. Kontoret har postmøte hver morgen, kontormøte en gang hver måned og møter med medbestemmelsesapparatet etter behov. Kontoret har ingen fast veiledning, men saksbehandlere er tilgjengelige for hverandre og diskusjoner om saker. Tas også opp på teammøter eventuelt kontormøte. Fylkesmannens klagebehandling gjennomgås med tanke på læring.

Virksomheten deltar i et prosjekt om å øke sosialfaglig kompetanse. Dette er et KS-prosjekt om etikk, refleksjonsgrupper, organisasjonskultur. Målet er å få en felles forståelse for hvordan kontoret skal jobbe, øke fokus på holdninger og bli bedre i møte med søker.

Kontoret har en kompetanseplan hvor det fremgår at ett satsingsområde er å utvikle bedre forvaltningspraksis og økt kunnskap om forvaltningsrett/juridisk metode. Hvilke tiltak dette innebærer fremgår ikke av oversikt over kompe-tansetiltak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble holdt 02.05.12.

Intervjuer

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 03.05.12.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

5. Funn

Det ble gitt ett avvik:

Avvik 1

Nav Hemne og Snillfjord sikrer ikke nødvendig grunnlag for å kunne foreta individuell vurdering i alle saker som gjelder økonomisk stønad til personer med forsørgeransvar.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og19
• Forvaltningsloven §§ 17, 24 og 25
• Forskrift om internkontroll § 4

Observasjoner

• Foreligger en kompetanseplan. Det er en risiko/fare for at det utvikles ulik praksis ved kontoret når opplæring er basert på skulder til skulder og kollegaveiledning. Det foreligger ingen sjekkliste for hvilke tema som skal gjennomgås i slik veiledning. Fremgår av intervju at saksbehandlere i stor grad er selvlært. Hvordan sikres helhetlig praksis og ikke privat praksis.
• Avvikssystemet er lite kjent. Det har vært lite opplæring i internkontroll-systemet. Uønskede hendelser tas opp fortløpende med leder. Hva som defineres som avvik/uønsket hendelse, er ikke definert for eksempel i en prosedyre for avvikshåndtering.
• Alle saksbehandlere er kjent med lov og rundskriv og bruker det som daglig hjelpemiddel. Har prosedyre for håndtering av søknad og bruker søknadsskjema som gjennomgås og fylles ut sammen med søker. Prosedyren har en sjekkliste for innhenting av økonomiske opplysninger. Fremgår av prosedyre for håndtering av søknad om sosial stønad at det skal tas hensyn til hushold med flere barn. Fremgår ikke hva som menes med dette utover å ha fokus på hva som kan gi økt risiko for fattigdom. Hvilke konsekvenser får dette i den enkelte søknad som omfatter barn. Vedtak eller saksfremstilling inneholder ikke spesifikke kartlegginger og vurderinger av barns behov. Saksmapper mangler notat og underliggende dokumenter.
• Kravet til individuell vurdering er kjent, men dette kommer lite frem i saksfremstilling og begrunnelse. Gjennomgang av saksmapper viser stor grad av standardiserte vedtak. Det er vanskelig å se hvilke vurderinger som gjøres etter §§ 18 og 19, og det fremgår ikke av vedtaket hvilken bestemmelse stønaden gis etter. Vedtakene siterer lovteksten, ikke hvordan opplysningene i saken er vurdert opp mot lovteksten. Barnet blir bare tydelig i ytelser direkte til barnet, ikke når ytelser gis til forsørger.
• Nav Hemne og Snillfjord følger statens veiledende normer. Det fremgår av gjennomgåtte vedtak at vilkår for økonomisk stønad vurderes ut fra om søkers økonomi ligger over og under norm. Dersom ytelsen ligger utenfor norm for livsopphold, blir ytelsen gitt etter § 19 uten nærmere vurdering om det kan være en del av livsoppholdet, og dermed en pliktmessig ytelse. Den individuelle økonomiske beregning fremgår i liten grad av vedtaket, og dette gir søker liten mulighet til å se på hvilket grunnlag, hvilke utgifter som er tatt hensyn til når vedtaket fattes.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19
• Forskrift om internkontroll
• Forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• E-post av 30.03.12 ang. kommuneplan Snillfjord kommune
• Organisasjonskart Snillfjord
• Årsberetning 2009 Snillfjord
• Internkontrollhåndbok pg delegeringsbestemmelser for administrasjonen i Snillfjord kommune 2007
• Avtale av 29.05.08 om samarbeide mellom Hemne og Snillfjord kommune
• Organisasjonskart Nav Hemne og Snillfjord
• Økonomiske rammer, mål for utviklingen pg styringsområder Nav 2011-14
• Delegasjon til Nav-leder 20.04.12, 13.05.11
• Delegasjon fra Nav-leder til veileder Bente Alstad,02.04.12, 180708, Morten Opsahl 310312 280610, Torill Mjåland 020412 180708
• Kompetanseplan 2012
• Normer for sosial stønad i Hemne kommune 22.12.11
• Tilskudd/støtteordninger bolig 22.12.11
• Kommuneplan 2007-2018 Hemne kommunen, samfunnsdelen
• Årsrapport 2010 Hemne kommune
• Prosedyre
  Sosial stønad, akutthjelp, håndtering av søknad 230611
  Sosial stønad, enkeltytelser, håndtering av søknad 230611
  Sosial stønad, bidrag og lån, håndtering av søknad 230611
  Individuell plan 180711

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyre
  Utsatte barn og unge, rutiner for tverrfaglig samarbeid på individnivå , høringsutkast
• Virksomhetsplan Hemne og Snillfjord 2012Samarbeidsavtale mellom Hemne kommune og Nav Sør-Trøndelag

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse e-post for planlegging av praktisk gjennomføring av tilsynet
• Informasjon på kommunenes nettsteder

8. Virksomhetens styringssystem

Hemne kommune skal ha nær kontakt med Snillfjord kommune gjennom deltagelse i faste møter på administrativt nivå, fortløpende økonomisk informasjon og budsjettrapporter fire ganger pr. år.

Både Hemne kommune og Nav har balansert målstyring med målekort og indikatorer for rapportering. Systemet er kjent av alle i kontoret. Kommunen har for tiden en gjennomgang av kvalitetssystemet sitt med tanke på bruk av avvikssystemet. Dette er på bakgrunn av faren for underrapportering, at systemet er for lite implementert, og at kommunen ønsker tjenesterapporter i stedet for årsmelding o.l. Hemne kommune ønsker å legge inn rapporteringskrav for avviksmeldinger i kvalitetssystemet. Denne gjennomgangen skal politisk behandling.

Det er uklart hvordan Nav-kontoret bruker indikatorer og målekort utover informasjon på kontormøter. Rapportering fra saksbehandler til Nav-leder er lite formalisert, men tas opp på kontormøter.

Snillfjord arbeider med kommuneplan og styringssystem, men legger seg ikke på samme modell som Hemne.

Ansatte på Nav er lite involvert i arbeidet med kommuneplan. Virksomhetsplanen for Nav inneholder lite om utsatte barn og unge. Det kan derfor stilles spørsmål ved hvordan virksomheten gjenspeiler kommunens mål og tjenesteutøvelse ned i organisasjonen jf beskrevne mål i kommuneplanen.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Brit Sundal
Rådgiver June Iversen
Seniorrådgiver Liv Murberg