Rapport fra tilsyn med kroppsvisitasjon, ransaking og beslag ved Bufetat – Kvammen Akuttinstitusjon 2012

Sammendrag

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tilsynet omfattet institusjonens prosedyrer og praksis knyttet til gjennomføring av kroppsvisitasjon, ransaking og beslag.

Dato: 23.11.2012

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Marita Ugseth
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bufetat Kvammen Akuttinstitusjon i perioden 26.09.2012 - 30.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kvammen Akuttinstitusjon er en statlig eid institusjon med til sammen fem plasser.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.09.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30.10.2012.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.10.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens prosedyrer og praksis knyttet til gjennomføring av kroppsvisitasjon, ransaking og beslag.

5. Funn

Fylkesmannen fant ingen brudd på barnevernlovgivingen. De var heller ingen grunn for å gi bemerkninger om forbedringspunkter.

Institusjonen har en bra beskrevet struktur, med et tydelig faglig ståsted.

Ansvar for å beslutte iverksetting av kroppsvisitasjon og ransaking er entydig lagt til leder. Dette var godt innarbeidet i personalgruppen.

Grunnlaget for iverksetting av kroppsvisitasjon og ransaking, begrunnet mistanke, var også godt innarbeidet.

Institusjonen har en rutine med å registrere eiendeler til nye beboere ved ankomst. Ordinær prosedyre er at beboeren går gjennom egen bag og sier hva han/hun har med seg. Den ansatte skriver dette ned på et skjema. Tilsynet fant at denne praksisen ikke er å anse som en ransaking. Det ble beskrevet at det også ved inntak ble foretatt ransaking ved inntak når det forelå en begrunnet mistanke om oppbevaring av rusmidler eller farlige gjenstander.

Når mistanke oppstår under registreringssituasjonen, må vanlig prosedyre ved kroppsvisitasjon og/eller ransaking følges. Dette innebærer at leder eller stedfortreder må beslutte tvangsbruken, før handlingen kan finne sted.

Institusjonen hadde god oversikt over hva som kan utløse kroppsvisitasjon eller ransaking, og hva som kan beslaglegges. Det ble lagt vekt på skånsomhet og ivaretakelse av den enkeltes integritet i gjennomføringen.

Beboerens mulighet til påvirkning av kroppsvisitasjon, og deltakelse i ransaking var tydelig kjent og ivaretatt gjennom institusjonens entydige praksis og rutinebeskrivelser.

Institusjonen var også entydig på at det var ledelsen som har kontakt med politiet, hvis beslag må leveres dit. Taushetsplikten anses ivaretatt også i den sammenhengen.

Institusjonen har en internkontroll som ivaretar kravet om målrettet forbedringsarbeid. Internkontrollen preges av at ansvaret entydig ligger til leder. Institusjonen har også et bevisst system for å nyttiggjøre seg erfaringene fra beboere, medarbeidere og ansatte.

Institusjonen har videre to avvikssystemer. Ett elektronisk, TQM og ett muntlig.

Bruken av det elektroniske avvikssystemet framsto for Fylkesmannen litt uklart, mens det muntlige avviks- og tilbakemeldingssystemet virket godt utviklet.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 5-9 Rettigheter under opphold i institusjon
• Rettighetsforskriften § 4 Taushetsplikt
• Rettighetsforskriften § 7 Vern om personlig integritet
• Rettighetsforskriften § 15 Kroppsvisitasjon
• Rettighetsforskriften § 16 Ransaking av rom og eiendeler
• Rettighetsforskriften § 17  Beslaglegging, tilintetgjøring eller overlevering til politiet
• Tilsynsforskriften § 2 Formål med tilsynet
• Tilsynsforskriften § 9 Tilsyn ved systemrevisjon
• Kvalitetsforskriften § 5 Krav til bemanning og de ansattes kompetanse
• Kvalitetsforskriften kapittel 2 Særlige regler om internkontroll i barneverninstitusjoner
• Forvaltningslovens kapittel V og VI, om enkeltvedtak
• Barneloven § 30 Innhaldet i foreldreansvaret

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan for Kvammen Akuttinstitusjon
• Institusjonsplan
• Kompetanseplan
• Arbeidsinstrukser

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Internkontrollsystem

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Tilsynsrapporter
• Tvangsprotokoller

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marita Ugseth og Torbjørn Løvaas