Rapport fra tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Nav Meldal 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.

Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Tilsynet avdekket ikke avvik.

Det ble gitt en merknad:

• Nav Meldal har et forbedringspotensiale når det gjelder vedtaksskriving.

Dato: 02.07.12

Liv Murberg
revisjonsleder

Brit Sundal
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Meldal i perioden 13.03.12 – 02.07.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Meldal kommune er 612 km2 stor og hadde 3897 innbyggere pr.01.07.10. Kommunen er en av landets sterkeste landbrukskommuner, med store bruk i norsk målestokk og med gruvehistorie fra 1654. Kommunen har fire tettsteder, Meldal, Løkken Verk, Storås og Å hvor av Løkken Verk er det største tettstedet i kommunen. Der bor 38 % av innbyggerne. Kommuneadministrasjonen og Nav er lokalisert i Meldal sentrum.

Kommuneplanen er nylig revidert og består nå av et handlingsprogram for 2012-2015 og en planstrategi for 2012-2016. Handlingsprogrammet kap 16 omhandler Nav Meldal. Partnerskapsavtalen er under revidering i henhold til ny helse- og omsorgslov og ligger til Nav fylke for vurdering.

Nav Meldal er organisert i et mottaksteam og et oppfølgingsteam. Søknad om akutthjelp behandles i mottaksteam, søknad om livsopphold mm behandles i oppfølgingsteam. Mottak tar i mot alle søknader. Det foreligger prosedyrer for hvordan søknad om akutthjelp skal behandles og sjekkliste for dokumenta- sjonsinnhenting. Det vurderes fra sak til sak hva som er nødvendig av dokumentasjon

Nav Meldal har møter etter utarbeidet møteplan. Dette omfatter bl.a. samarbeid med Familiesenteret som er et tverrfaglig lavterskeltilbud i kommunen hvor det er mulig å diskutere felles saker anonymt. Diskusjon om saker foregår ellers på fagmøter og sosialmøter. Fylkesmannens avgjørelse i klagesaker gjennomgås på fagmøter. Statens veiledende satser for økonomisk stønad brukes som verktøy i en individuell vurdering.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.06.12.

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i klientjournaler datasystemene Acos og Arena..

Sluttmøte ble avholdt 16.06.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.

Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

5. Funn

Tilsynet har ikke avdekket avvik.

Observasjoner

Nav har egen prosedyre som skal bidra til at utsatte barn og unge og deres familier får et helhetlig og samordnet tjenestetilbud jf lovens formålsbestemmelse og retningslinjer.

Ansvar for barn er gjennomgående tema i virksomhetsplan for Nav og prosedyrene.

Tilsynet har gitt en merknad:

Nav Meldal har et forbedringspotensiale når det gjelder vedtaksskriving.

Observasjoner

Vedtak har mangelfulle opplysninger om hvordan stønaden utregnes. Fremgår i enkelte saker på udaterte, håndskrevne, gule lapper.

Den økonomiske beregningen fremgår ikke av vedtak, men av vedlegg. Vedleggene sendes ikke til bruker.

Vedtak har uklare formuleringer, f.eks. «er hensyntatt» uten at dette er nærmere presisert.

Enkelte utgifter fremstår som ikke pliktmessig utgifter, såkalt p-utgift, uten at det fremgår av økonomisk oversikt hvilke utgifter dette omfatter.

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19
• Forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19
• Forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisering og oppgaver – Nav Meldal revidert mars 2012
• Prosedyreoversikt Nav Meldal, mars 2012
• Samarbeidsavtale Meldal kommune og Nav Sør-Trøndelag 2010-12
• Delegasjon direktøren Nav Sør-Trøndelag og leder Nav Meldal 04.06.10
• Felles sikkerhetsnorm for Arbeids- og velferdsforvaltningen sak 07/958-15
• Dokument B standard husleiekontrakt av 08.06.10
• Avtale om fordeling av kostnader til drift av Nav Meldal av 27.06.08
• Organisasjonskart av 01.04.12
• Delegasjonsreglement av 15.12.05
• Melding om vedtak – delegering fra stabssjef til Nav-leder av 30.03.12
• Delegering av myndighet fra Nav-leder til syv navngitte saksbehandlere av 27.09.11
• Kommuneplan 2001-2010 langsiktig del
• Årsmelding 2011 programområde 16 Nav sosialtjenesten
• Kompetanseplan 2012 for Nav Meldal
• Virksomhetsplan 2012 for Nav Meldal
• Aktivitetsplan 2012 – Nav Meldal
• Generell informasjon vedr. økonomisk sosialhjelp
• Informasjonsmateriale om kommunale tjenester i Nav
• Prosedyre for utarbeidelse av individuell plan
• Prosedyre for behandling av søknad om økonomisk stønad

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Handlingsprogram økonomiplan 2012-2015 av 08.12.11
• Saksfremstilling planstrategi av 12.06.12
• Planstrategi, Meldal kommune 2012-2016, rådmannens forslag til høringsdokument
• Årshjul 2012 Nav Meldal
• Prosedyreoversikt Nav Meldal juni 2012

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Div. e-post for planlegging og praktisk gjennomføring av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Meldal kommune fremstår med et oversiktlig og gjennomgripende styringssystem for kommunale tjenester i Nav selv om det opplyses at noe arbeid gjenstår på internkontrollarbeidet.

Nav Meldal har Årshjul 2012 med styrings- og rapporteringstidspunkt og målekort for rapportering på innlagte indikatorer, både statlige og kommunale. Kommunens ledelse bruker målekortet for å holde oversikt over utviklingen i kommunen, herunder også over antall sosialhjelpsmottagere.Det foreligger virksomhetsplan Nav 2012, årsrapport Nav 2011 og kompetanseplan Nav hvor barn og unge er omtalt som delmål under henvisning til satsingsområde fra regjeringen. Virksomhetsplan for Nav inneholder risikovurderinger for alle beskrevne områder, men ikke spesifikt for barn og unge. Det fremgår at ansatte deltar i virksomhetsplanleggingen.

Nav Meldal har utarbeidet prosedyrer for bl.a. saksbehandling og en egen prosedyre for behandling av søknad, en prosedyre som skal sørge for individuell og korrekt behandling av søknader etter gjeldende retningslinjer. Prosedyrene brukes i daglig saksbehandling og oppleves å lette arbeidet. Nav-leder etterspør prosedyrene i saksdiskusjoner. Prosedyrene omfatter oversikt og sjekkliste over dokumentinnhenting og momenter for vurdering av søknader. Tilgang til lovverk er sikret gjennom egne lovpermer hvorav en for sosiale tjenester. Alle saksbe-handlere har hatt gjennomgang av loven bl.a. på fagmøtene.

Avvikssystem foreligger og er kjent av alle. Det er foreløpig lite brukt, men kontoret har fått nye prosedyrer fra mars 2012, noe som vil lette bruken av systemet.

Meldal kommune har beholdt Klientutvalget. Utvalget får bl.a. klagesaker til gjennomgang før de sendes Fylkesmannen til endelig klagebehandling. Kommunen har et eget råd for funksjonshemmede, og i tillegg anses klientutvalget som brukerutvalg ut fra at de er folkevalgte og skal representere befolkningen i kommunen.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Britt Sundal
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Grethe Lindseth, observatør
Seniorrådgiver Liv Murberg