Rapport fra tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Nav Midtre Gauldal 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Tilsynet avdekket ingen avvik.

Tilsynet har gitt en merknad:

• Nav Midtre Gauldal har et forbedringspotensiale når det gjelder vedtaksskriving.

Vedtakene inneholder mye standardtekst, og standardtekst som ikke er relevant i den enkelte sak, tas ikke bort. Det fremgår en gjennomgående bruk av vilkår, og dette brukes i stedet for informasjon, plan for videre arbeid og avtale med søker.

Det er uklart hva kommunen legger i begrepet vilkår i sakene, og det fremgår ikke hvilke konsekvenser vilkårssettingen får f.eks. for barnets situasjon.

Dato: 15.10.12

Liv Murberg
revisjonsleder

Brit Sundal
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Midtre Gauldal i perioden 21.06.12 – 15.10.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Midtre Gauldal kommune omfatter 1860 km2 med store naturområder i kort avstand fra Trondheim, ca. 5 mil. Gaulavassdraget, som renner gjennom kommunen, er Midt-Norges største vassdrag og kjent som en av Europas beste laksevassdrag. Kommunen har ca. 5.900 innbyggere hvorav ca. 2.000 bor på Støren som er kommunesenteret med offentlige tjenester, videregående skole og ressursenter, trafikknutepunkt og industriplasser.

Kommuneplanen for 2008-2020 er omfattende, og det er utarbeidet en brosjyre med sammendrag av planen. Det er utarbeidet egen virksomhetsplan for Nav Midtre Gauldal. Partnerskapsavtalen ble revidert og fornyet i juni 2012.

Nav Midtre Gauldal er organisert i et mottaksteam og et oppfølgingsteam med ukentlige møter i de respektive team. Det er stort sett mottak som tar i mot alle søknader. Det foreligger prosedyrer for hvordan søknad om økonomisk sosial-hjelp skal behandles og sjekkliste for dokumentasjonsinnhenting. Statens veiledende satser for økonomisk stønad brukes som verktøy i en individuell vurdering.

Diskusjon om saker foregår ellers på felles møte og vedtaksmøte. På kontor- møter, som det skrives referat fra, foretas bl.a. en gjennomgang av målekortet. Fylkesmannens avgjørelse i klagesaker gjennomgås på kontormøter.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.06.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 26.09.12.

Intervjuer

Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved datasystem Velferd og Arena.

Sluttmøte ble avholdt 27.09.12.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

5. Funn

Tilsynet avdekket ingen avvik

Tilsynet har gitt en merknad:

• Nav Midtre Gauldal har et forbedringspotensiale når det gjelder vedtaksskriving.

Vedtakene inneholder mye standardtekst, og standardtekst som ikke er relevant i den enkelte sak, tas ikke bort. Det fremgår en gjennomgående bruk av vilkår, og dette brukes i stedet for informasjon, plan for videre arbeid og avtale med søker. Det er uklart hva kommunen legger i begrepet vilkår i sakene, og det fremgår ikke hvilke konsekvenser vilkårssettingen for f.eks. for barnets situasjon.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Forvaltningsloven
• Internkontrollforskriften

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale Midtre Gauldal og Nav Sør-Trøndelag
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement og delegasjonsvedtak
• Kommuneplan
• Virksomhetsplan Nav Midtre Gauldal
• Kompetanseplan Nav Midtre Gauldal
• Årsmelding 2011Midtre Gauldal kommune
• Funksjonskart, organisasjonsbeskrivelse arbeidsoppgaver Nav
• Interne prosedyrer for behandling av søknad om økonomisk stønad
• Prosedyre for utarbeidelse av individuell plan
• Ansatteoversikt

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Normer for sosialhjelp pr. 01.01.12
• Rutiner
  Økonomisk sosialhjelp i særlige tilfelle etter § 19 av 19.03.12
  Økonomisk sosialhjelp til livsopphold etter § 18 av 19.03.12
  Akutthjelp § 18 av 19.03.12
• Funksjonsbeskrivelse koordinator mottak
• Funksjonsbeskrivelse koordinator oppfølging
• Fagansvarlig sosialfaglig side
• Oversikt over hoteller det kan være aktuelt å kontakt ved behov for midlertidig bolig
• Rutine – veileder mottak
• Rollebeskrivelse veileder mottak
• Rollebeskrivelse veilederoppfølging
• Søknadsskjema
• Krav til dokumentasjon ved søknad om sosialhjelp

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Div. e-post for praktisk tilrettelegging og gjennomføring av tilsynet

8. Virksomhetens styringssystem

Kommunen opplyser at de ikke kan dokumentere et helhetlig bilde av i hvordan det jobbes med internkontrollen i kommunen. Kommunen har i dag Visweb som styrings- og rapporteringssystem, men det arbeides med å innføre Bedre kommune. Kommunen har vedtatt balansert målstyring, men er ikke ferdig med de kommunale indikatorene.

Det er ikke foretatt egen risiko- og sårbarhetsanalyse for Navs områder

Kommunen arbeider med en strategisk kompetanseutviklingsplan. Nav har egen kompetanseplan, opplæring i sosialtjenesteloven er en del av planen.

Enhetsleder er ansvarlig for utarbeidelse av virksomhetsplan og medarbeidere involveres i dette arbeidet gjennom gruppearbeider. Den enkelte enhetsleder må vurdere eget kompetansebehov i egen enhet.

Kommunen har møter med Nav Sør-Trøndelag to g pr. år hvor Nav-leder deltar sammen med rådmannen. Rådmannen har årlig ledersamtale med enhetsledere.

Kommunen har annen hver måned et eget møte for kommunalt arbeid i Nav. Her diskuteres prinsippsaker og det skrives referat. Nav-leder har månedlig møte med teamkoordinatorer og medarbeidersamtale en g pr år med sine ansatte.

Nav Midtre Gauldal har utarbeidet prosedyrer for bl.a. saksbehandling og en egen prosedyre for behandling av søknad om økonomisk stønad. De har ikke faste tidspunkt for gjennomgang og korrigering av prosedyrer og rutiner, dette tas fortløpende etter behov. Lover og rundskriv er tilgjengelig på Lovdata, oppdatering kan skje på mottaksmøter.

Det foreligger to avvikssystem, et statlig og et kommunalt, men det er det statlige som brukes. Det meldes i liten grad avvik, uønskede hendelser tas direkte opp med leder. Hva som er et avvik, er ikke definert utover i Helse, miljø og sikkerhetssystemet. Avvikssystem skal inn i nytt kommunesystem.

9. Fylkesmannen har for øvrig merket seg

Oppfølgingsteamet arbeider etter samme prosedyre som mottaket. Ekstra ytelser til barn kan vurderes som ytelse etter § 18 selv om de faller utenfor livsopp-holdsbegrepet, og saken vurderes alltid etter § 19 hvis det gis avslag etter § 18. Rutine for akutthjelp nevner spesielt barnefamilier. Virksomhetsplanen omtaler i hovedsak barn og unge under 16 år, ikke yngre barn.

Kommunen har egen gjeldsrådgiverstilling, men den er foreløpig organisert som et prosjekt med øremerkede midler.

10. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Brit Sundal, rådgiver
June Iversen, rådgiver
Liv Murberg, seniorrådgiver, tilsynsleder