Rapport fra tilsyn med institusjonens rutiner for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag ved Rabita 2012

Sammendrag

Denne rapporten avdekker ingen avvik. Det ble heller ikke funnet grunnlag for å gi merknader til institusjonen innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Institusjonens rutiner for kroppsvisitasjon, ransaking og beslag

Dato: 14.02.2012

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Ingrid Skjetne
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rabita i perioden 04.01.2012 – 02.02.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Rabita er en kommunalt eid barneverninstitusjon. Institusjonen er lokalisert i Trondheim kommune i Sør-Trøndelag fylke.

Barneverninstitusjonen er i oktober 2011 godkjent for inntil 5 barn i alderen 12-18 år ved inntak. Plasseringshjemler i barnevernloven er §§ 4-4 femte ledd og 4-12. Hovedmålgruppen er enslige mindreårige flyktninger som er bosatt i Trondheim kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.01.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 02.02.2012, og sluttmøte ble avholdt 02.02.2012.

Intervjuer

Tre personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

• Institusjonens rutiner for bruk av kroppsvisitasjon av beboere
• Institusjonens rutiner for ransaking av beboernes rom og eiendeler
• Institusjonens rutiner for beslag av farlige gjenstander og rusmidler

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik på lov eller forskrift. Det ble heller ikke gitt merknad som følge av tilsynet.

Institusjonen har liten praksis i å benytte tvangstiltakene, men har rutinebeskrivelser som ivaretar lov og forskriftskrav. Det virket å være godt kjent hvor institusjonens rutinebeskrivelser var å finne, og de var tilgjengelig for hele personalgruppen. Det ble ikke funnet grunnlag for å foreslå forbedringer i rutinene til institusjonen.

Institusjonens fokus på å løse potensielle kroppsvisitasjoner eller ransakingssituasjoner uten bruk av tvang, virket betryggende og i tråd med barnevernlovens intensjoner.

Institusjonen har et system som ivaretar plikten til å evaluere og utvikle nye tiltak. Systemet ivaretar også plikten til å nyttiggjøre seg beboernes og ansattes erfaringer på området, samt å implementere endringer i lov og forskrift i sine rutiner.

Institusjonens rutiner sikrer også at ansatte har tilgang til aktuelt lovverk til en hver tid. Relevante lover og forskrifter er tilgjengelig for alle ansatte via institusjonens elektroniske saksbehandlersystem, som også omfatter rutinebeskrivelser og rapporteringssystem.

6. Regelverk

Lov om barneverntjenester:

§ 5-9. Rettigheter under opphold i institusjon som er omfattet av § 5-1 og private og kommunale institusjoner som er godkjent etter § 5-8 fjerde avsnitt bokstav a og b: Departementet kan gi forskrifter

a) til utfylling av bestemmelsene foran, herunder om bruk av tvangsmidler,

b) med sikte på å hindre at rusmidler eller farlige gjenstander bringes inn i institusjonen

Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon:

§ 14. Kroppsvisitasjon

Styrer og stedfortreder kan, ved inntak eller under opphold i institusjonen, bestemme at det skal foretas kroppsvisitasjon ved begrunnet mistanke om at beboeren oppbevarer rusmidler eller farlige gjenstander. Kroppsvisitasjon kan bare omfatte kroppens overflater. Kroppsvisitasjonen skal foretas av en person av samme kjønn som beboeren.

Dersom beboeren ønsker det, skal kroppsvisitasjon gjennomføres med to ansatte til stede.

Vedtak om kroppsvisitasjon skal protokollføres og begrunnes. Protokollen skal forelegges tilsynsmyndigheten.

§ 16. Ransaking av rom og eiendeler

Institusjonens styrer eller stedfortreder kan beslutte at det skal foretas ransaking av beboerens rom og eiendeler ved begrunnet mistanke om at han eller hun oppbevarer rusmidler eller farlige gjenstander. Ransaking kan foretas ved inntak og under oppholdet.

Ransaking av rom og eiendeler skal foretas mens beboeren er til stede, med mindre dette er uforholdsmessig vanskelig fordi beboeren har forlatt institusjonen uten samtykke, ikke ønsker å være til stede eller lignende.

Vedtak om ransaking av rom og eiendeler skal protokollføres og begrunnes. Protokollen skal forelegges tilsynsmyndigheten.

§ 17. Beslaglegging og tilintetgjøring

Rusmidler og farlige gjenstander som blir funnet ved inntak eller under opphold i institusjonen, kan beslaglegges, overleveres til politiet og tilintetgjøres. Ulovlige rusmidler og gjenstander skal overleveres til politiet.

Vedtak om beslaglegging og tilintetgjøring skal protokollføres og begrunnes. Det skal fremgå hva som er beslaglagt eller tilintetgjort. Protokollen skal forelegges tilsynsmyndigheten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan for Rabita, med:
  - Fakta om institusjonen
  - Målgruppe, målsetting og metodikk
  - Materielle krav
  - Institusjonens lokalisering
  - Bemanning og kompetanse
  - Oppbevaring av private eiendeler og penger
  - Medisinsk tilsyn og behandling
  - Oppbevaring og behandling av personopplysninger
  - Ivaretakelse av beboernes rett til medvirkning
  - Internkontroll
  - Institusjonsplanens status
  - Oversikt over lovverk
• Gjeldende rutinebeskrivelser for Rabita:Innflyttingsprosedyrer
  - Rutinebeskrivelse for husmøte, middagsansvar, aktiviteter, hoved- og bikontakt og brukerundersøkelse
  - Familie og nettverksarbeid
  - Utskriving, ettervern, oppfølging
  - Håndtering av vanskelige situasjoner
  - Bemanning og kompetanse
  - Medisinsk tilsyn og behandling
  - Oppbevaring og behandling av personopplysninger
  - Internkontroll
  - Stillingsplan 2012
• Oversikt over organisering av arbeidet i omsorgsenheten
• Informasjonsskriv til beboerne, med husordensregler

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Ingrid Skjetne

Torbjørn Løvaas