Rapport fra tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Nav Selbu 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Tilsynet avdekket ingen avvik. Det ble gitt en merknad.

Merknad:

Nav Selbu har et forbedringspotensiale i dokumentasjon av vurderinger og begrunnelse i vedtak og bruk av §§ 18 og 19.

Dato: 21.06.12

Liv Murberg
revisjonsleder

June Iversen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Selbu i perioden 13.03.12 – 21.06.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Selbu kommune, Sektor helse og sosial, er organisert med to ledernivå; sektorsjef og tjenesteleder. Stillingen som sektorsjef er for tiden ledig, og rådmannen ivaretar stillingens funksjoner, bl.a. ledermøte med tjenesteledere hvor bl.a. Nav-leder deltar.

Nav Selbu er organisert i Mottak og Oppfølging, men det er lite skille mellom de to funksjonene. Det fremgår av intervju og dokumentasjon hvem som arbeidetmed hvilke oppgaver. Søknad om økonomisk sosialhjelp tas imot i Mottak og behandles av en veileder i Oppfølging. Oppfølging har turnus i Mottak.

Kontormøte og fagmøte gjennomføres en gang pr. uke, henholdsvis for informasjon og saksbehandling, samt faglige spørsmål. Det skrives ikke referat fra møtene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.03.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.05.12.

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført noen befaring.

Sluttmøte ble avholdt 15.05.12.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik under tilsynet.

Merknad:

Nav Selbu har et forbedringspotensiale i dokumentasjon av vurderinger og begrunnelse i vedtak og bruk av §§ 18 og 19.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det er varierende bruk grad av standardvedtak
• Siterer rundskrivsteksten for den enkelte bestemmelse, men det er vanskelig å se hvilke vurderingene som er gjort, i vedtakene. Ved intervju fremkommer det at det foretas individuell vurdering
• Det er mye diskusjon mellom saksbehandlere, men gjennomgang av saksmapper viser at det er lite dokumentasjon av hvilken kartlegging og hvilke vurderinger som gjøres i saksbehandlingen opp mot den aktuelle lovbestemmelse, og som danner grunnlaget for utfallet av saken
• Vurderingene i vedtak er i stor grad knyttet til veiledende norm, over norm medfører avslag etter § 18, men innvilges etter § 19
• Hensynet til barn fremkommer i noen saker ved tildeling av stønad
• Det settes standardvilkår f.eks. at vedkommende må stå som aktiv arbeidssøkende og levere meldekort når det fremgår av dokumentasjon at vedkommende faktisk er i arbeid. Konsekvensene av brudd på vilkår fremkommer ikke.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg:

Det fremgår av intervju at saksbehandler har tilgang på lovverk, men at mer intern opplæring i ny lov avventes i påvente av nytt rundskriv og forskrift.

Saksbehandlingen er hovedsakelig basert på rundskriv til tidligere sosial-tjenestelov og dette brukes i diskusjoner, fagmøter og saksbehandling.

Søknadskjema om økonomisk sosialhjelp har en sjekkliste for dokumentasjon på baksiden av skjemaet. Dette gås gjennom sammen med søker. Ingen søknader blir behandlet uten en samtale med søker, i det minste på telefon. Kontoret har tidligere utarbeidet en arbeidsbeskrivelse; Retningslinjer for saksbehandling. Den er under revurdering, men kontoret avventer nytt rundskriv.

Intern opplæring i sosialtjenesteloven i Nav er hovedsakelig basert på kollegaveiledning og skulder-til-skulder opplæring. Kontoret gjennomfører jevnlig interne fagdager, neste skal avholdes 21.5.12. Det er lite system for å fange opp gode eksempler for å sikre en enhetlig praksis på kontoret.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18-19
• Forvaltningsloven
• Internkontrollforskrift

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Selbu kommune og Nav Sør-Trøndelag evaluert 31.05.12
• Organisasjonskart
• Videredelegering av vedtaks- og anvisningsmyndighet av 06.02.12, fra
• Nav-leder til saksbehandlere
• Delegering av myndighet fra Rådmannen til Nav-leder i Selbu av 06.02.12
• Helse- og omsorgsplan Selbu kommune 2007
• Årsmelding 2010
• Delegeringsreglement for Selbu kommune fra 01.11.09
• Ansatteoversikt, oppgavefordeling, kompetanseplan 01.01.12
• Retningslinjer for behandling av enkeltsaker vedrørende økonomisk sosialhjelp, ikke datert
• Plan for kommunale boliger i Selbu kommune sak 2008/2876-10

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Virksomhetsplan 2011 Nav Selbu av 25.03.11
• Årsmelding 2011
• Søknadskjema sosial stønad
• Virksomhetsplan 2012 Nav Selbu

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Diverse e-post i forbindelse med praktisk gjennomføring av tilsynet
• Brev av 24.04.12 med oversendelse av program for tilsynet

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Partnerskapsavtalen mellom Selbu kommune og Nav Sør-Trøndelag skulle vært evaluert i mai -12, men er forlenget ut året. Dette på bakgrunn av at det er etablert et prosjekt for eventuelt samarbeid mellom eller felles kontor for Nav Tydal og Nav Selbu. Det er utarbeidet mandat for dette arbeidet. Prosjektbeskrivelse skal bli politisk behandlet i løpet av juni 2012.

Målekortet og indikatorene der er grunnlag for rapportering og gjennomgang på partnerskapsmøter. Nav-leder deltar på rådmannens/sektorsjefens ledermøte. Nav-leder rapporterer tertialt på økonomi. Ingen ansatte har stillingsbeskrivelse, men arbeidsbeskrivelse.

Kontoret har to avvikssystem, et statlig og et kommunalt. Systemet er lite kjent og lite i bruk. Det er usikkerhet om hva som skal rapporteres som avvik. Kommunen har startet et større kvalitetsutviklingsprosjekt for gjennomgang og utvikling av prosedyrer. Arbeidet med kommuneplaner og lignende er også under revurdering bl.a. med tanke på å redusere antall planer.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver June Iversen
Rådgiver Merete Olufsen Bondø
Seniorrådgiver Liv Murberg