Rapport fra tilsyn med kroppsvisitasjon, ransaking og beslag ved Stormyra Ritell DA 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• A påse at institusjonen har et internkontrollsystem og etablerte rutiner for å beslutte samt gjennomføre kroppsvisitasjon, ransaking og beslaglegging ihht. rettighetsforskriften §§ 15, 16 og 17.

Torbjørn Løvaas
revisjonsleder

Marita Ugseth
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stormyra Ritell DA i perioden 23.08.2012 - 04.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barnevernstjenester § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stormyra Ritell DA er lokalisert på Fosen i Bjugn kommune. Institusjonen er godkjent for å ta i mot 16 barn i alderen 11-18 år. Hjemler for plassering kan være: Lov om barneverntjenester § 4-4, femte ledd, § 4-12, § 4-24, § 4-26 og §§ 4-6, andre ledd og 4-25 når det er intensjon om langsiktig plassering. Institusjonen har i alt fire godkjente avdelinger, samt en bolig godkjent for selvstendighetstrening.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarselble utstedt 21.08.2012 og gitt institusjonens ledelse under et individtilsyn den 23.08.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Apningsmøteble avholdt 04.10.2012.

Intervjuerble avholdt i etterkant av åpningsmøtet, samme dato. Fire personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet «Dokumentunderlag».

Sluttmøtetble avholdt i etterkant av intervjuene, samme dato.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens internkontrollsystem og rutiner for å beslutte og gjennomføre kroppsvisitasjon, ransaking og beslaglegging i hht. rettighetsforskriften §§ 15, 16 og 17.

5. Funn

Det ble ikke gitt merknader eller avvik.

Fylkesmannen ønsker imidlertid § komme med følgende betraktninger: Institusjonen hadde i forkant av systemrevisjonen oppdaget mangler ved egne prosedyrer på ransaking, kroppsvisitasjon og beslaglegging. Disse ble justert, gjort kjent for personalgruppen og overlevert skriftlig til tilsynet.

Det ble videre fra institusjonens side initiert drøfting vedr. definisjon av ransaking og hvilke situasjoner som utløser krav om opprettelse av tvangsprotokoll. Det kom frem at institusjonen ikke har protokollført alt som har blitt foretatt av ransaking. Dette er imidlertid situasjoner som har vært preget av samarbeid og samtykke fra beboerne, som f.eks å tømme lommene, få sjekket jakken og lignende.

Fylkesmannen vurderer at det er viktig at institusjonen sikrer seg ens praksis rundt de rutiner som skal gjelde og at disse er i tråd med rettighetsforskriften. Det er videre viktig at institusjonen sikrer systematiske evalueringer og regelmessige justeringer av egne rutiner og prosedyrer.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 5-9 og § 5-10
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i institusjon
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Organisasjonskart
• Stillingsinstruks for medarbeidere
• Opplæringsplan for ansatte
• Oversikt over alle ansatte med stillingsandel, funksjon og kompetanse

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Prosedyre ved kroppsvisitasjon
• Prosedyre ved ransaking av rom og eiendeler
• Prosedyre ved beslag
• Demings sirkel, «daglig», «halv rlig» og «prosedyrer»
• Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
• Rapporter i forbindelse med tidligere tilsyn

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndigheten deltok:

Torbjørn Løvaas og Marita Ugseth