Rapport fra tilsyn med søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved Nav Østbyen 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

Det ble avdekket ett avvik:

Trondheim kommune v/Nav Østbyen sikrer ikke ved sin styring, at det foretas forsvarlig kartlegging og forsvarlige vurderinger ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.

Gjennomgang av saksmappe og elektroniske saksbehandlingssystem viser standardisert innhenting av opplysninger, opplysninger er begrenset til økonomiske forhold. Gjennomgang av vedtak viser gjennomgående bruk av standardtekst. Opplysninger om barn og deres situasjon er lite synlig både i vedtak og journalnotat.

Liv Murberg
revisjonsleder

Brit Sundal
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Østbyen i perioden 13.07.12 – 13.12.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Partnerskapsavtale mellom Trondheim kommune og Nav Sør-Trøndelag fore-ligger. Avtalen gjennomgås og evalueres på partnerskapsmøte to ganger pr år.

Nav-ledere deltar på disse møtene. Rådmannens stab har egen kontaktperson for Nav som deltar på Nav-ledermøte månedlig.

Rådgivere fra Trondheim kommune, helse og velferd, Trondheim kommune, oppvekst og utdanning, Nav fylke og Sør-Trøndelag fylkeskommune månedlig møter med samhandling mellom organisasjonene som tema, bl.a. frafall fra ungdomsskole og videregående skole.

Nav-leder mottar årlig et prioriteringsdokument fra NAV Fylke og Trondheim kommune, som danner grunnlaget for enhetens virksomhetsplan og kompetanseplan.

Enhet for service- og internkontroll i kommunen skriver ut rapporter på brukerutvikling, forbruksutvikling, saksbehandlingstid, klagesaksutvikling m.m. og gjennomfører enkelte stikkprøvekontroller etter oppdrag fra rådmannen eller NAV-kontorene. Det er foreløpig ikke tatt ut rapporter for området økonomisk stønad til forsørgere. Det kan tas ut slike rapporter ved konkrete behov, for eksempel i forbindelse med budsjettprosess, politiske saker etc.

Nav Østbyen er organisert i Mottak og Oppfølging. Det fremgår at ansatte ikke har stillings- eller arbeidsbeskrivelse, men alle vet hvilket ansvar og hvilke arbeidsoppgaver de har.

Ledelsen ved Nav Østbyen har ukentlige ledermøte og ukentlig kontormøte hvor alle deltar. Her gis informasjon og ulike tema og rutiner diskuteres. Det skrives ikke referat.

Mottak og oppfølging har ukentlig teammøte for saksdiskusjoner mm., minimum hver 14. dag der det er fokus på sosialfaglig tema. For øvrig er virksomheten organisert i ungdomsteam, voksenteam og andre team etter behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.07.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.11.12 .

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av 50 mapper ca. 200 vedtak.

Det ble gjennomført befaring ved dataverktøyene Oscar og Arena.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.11.12.

4. Hva tilsynet omfattet

• Om kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar.

5. Funn

Under tilsynet ble det avdekket ett avvik:

Avvik:

Trondheim kommune v/Nav Østbyen sikrer ikke ved sin styring, at det foretas forsvarlig kartlegging og forsvarlige vurderinger ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18/19
• Forvaltningsloven § 17
• Forskrift om internkontroll § 4

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Nytt rundskriv nr. 35 fra Arbeids- og velferdsdirektoratet er kjent på kontoret ved at det er sendt saksbehandlere på e-post fra ledelsen og at saksbehandlere har deltatt på Fylkesmannens opplæring. Kontoret har ikke hatt en felles gjennomgang av rundskrivet. Rundskrivet brukes i varierende grad i daglig saksbehandling og på teammøter.

Ved mottak av søknad om økonomisk stønad anvendes søknadsskjema med dokumentoversikt. Kommunen har utarbeidet en hovedsaksbehandlingsrutine og en standard for enkeltytelser. Ut over krav til dokumentasjon av økonomiske forhold, fremkommer det ikke en oversikt over hvilke opplysninger som skal innhentes som grunnlag for konkret og individuell vurdering.

Minimumskrav til dokumentasjon er husleiekontrakt, inntektsoversikt, selv-angivelse og kontoutskrift. Kontoutskrift innhentes rutinemessig. Når etterspurt dokumentasjonen er ufullstendig, sendes forvaltningsbrev med frist for inn-levering av dokumentasjon. Dersom søknaden etter fristen ikke er fullstendig, avslås saken uten at det gjøres en konkret og individuell vurdering av betydning av at dokumentasjonen ikke foreligger.

Det fremgår av intervju og rutiner at det i liten grad spørres om barns behov eller situasjon. Foreldre må selv informere i søknaden om behov for ekstra ytelser til aktiviteter, klær og lignende. Gjennomgang av saksmapper og journalføring viser at barnefamiliens situasjon utover økonomi, i liten grad etterspørres. Nav vurderer i liten grad konsekvenser av at familien har levd på økonomisk stønad over lengre tid.

Det foreligger en muntlig rutine for at alle nye søkere skal innkalles til samtale, men det opplyses at dette varierer i praksis. Det fremgår i liten grad av intervju og rutiner hvordan hjelpebehov identifiseres.

Gjennomgang av saksmapper viser en gjennomgående bruk av standardvedtak med opplysninger om inntekt og utgifter. Vedtakene er lite begrunnet og har mangelfull individuell vurdering ut over økonomi, over og under norm. Vurderinger i vedtaket er begrenset til om søker ligger over eller under norm, dvs. kommunens veiledende sats. Dersom økonomisk oversikt viser at ved-kommende ligger under norm, fattes vedtak etter § 18, dersom vedkommende ligger over norm, fattes vedtaket etter § 19. Vedtakene viser i liten grad om det er foretatt vurdering av eventuelle andre utgifter som kan være en del av livs-oppholdet.

Vedtakene viser at innvilgede ytelser sendes kreditor uten at det fremgår at dette er etter avtale med søker, dette fremgår heller ikke av journalnotat i saken. Vedtakene viser standardisert bruk av vilkår, at samme vilkår settes over lengre tid og uten at det fremgår hvilke vurderinger som er gjort, hvilken oppfølging som er gjort eller konsekvenser for barn.

Det fremgår av standardrutine at det skal skrives notat fra samtale, og det frem-kommer at begge datasystem, Oscar og Arena, skal sjekkes ved behandling av saker. Gjennomgang av journalnotat i saksmapper, viser at barns situasjon i liten grad etterspørres og kartlegges. Journalføringen omfatter lite om barns behov, det skrives notat hovedsakelig om økonomi. Dersom særlig behov beskrives i journalnotat, kommer ikke dette frem i vedtaket. Notat viser noe individuelt tiltaksarbeid, men det fremkommer ikke hvordan barn og foreldre er involvert i kartleggingsarbeid og behovsvurdering.

Fylkesmannens avgjørelser sendes anonymisert fra Sentralt Behandlingskontor til alle Nav-kontorene. Det opplyses at det varierer i hvilken grad avgjørelsene gjennomgås på teammøter og lignende.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg

• Kommunens norm for barn ligger over statens veiledende norm og det foretas ikke avkortning for store familier.
• Det er etablert et offentlig servicekontor, OSK, i kommunens fire bydeler. Dette er et forum for tverrfaglig samarbeid mellom barne- og familie, helse- og velferd og Nav.
• Fylkesmannen har for øvrig merket seg at rådmannen er gjennomgående representert i samarbeidsfora og prosjektorganiseringer.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Forvaltningsloven
• Forskrift om internkontroll

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Virksomhetsplan Nav Østbyen 2012
• Delegasjonsskjema
• Arbeidsløypa i Østbyen Offentlige Servicekontor av 10.10.11 for Trondheim kommune og Nav
• Rødskjema kartlegging for samhandling i Offentlig Servicekontor
• Arbeidsoppgaver for koordinator i Offentlig servicekontor av 01.02.10
• Retningslinjer for oppfølgingsvedtak i Nav av 2010
• Samarbeidsavtale mellom Trondheim kommune og Nav Sør-Trøndelag for 01.06.11-01.06.14
• Kompetanseområde pr Nav-ID, ansatteoversikt
• Kompetansetiltak 2012 Nav
• Hovedsaksbehandlingsrutine for behandling av saker etter lov om sosiale tjenester i Nav av 01.11.11
• Delegasjon Trondheim kommune fra rådmann til Nav-leder
• Nettinformasjon om helse- og velferdstjenester i Trondheim kommune, mål og resultat Nav
• Kommuneplanens samfunnsdel 2009-2020 Trondheim kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Standarder for enkeltytelser etter lov om sosiale tjenester i Nav av 01.01.12 – Trondheim kommune Kvalitetssystem
• Søknadsskjema økonomisk sosialhjelp med dokumentasjonsoversikt
• Sosialhjelpssatser for Trondheim kommune 2012
• Tannbehandling – rett til gratis behandling 02.06.10, rev 24.05.12
• Tannbehandling – økonomisk sosialhjelp 19.02.10,
• Prioriteringer for Nav-kontorene i Trondheim 2012, felles prioriteringssystem
• Datofordeling oppfølging mottak

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev av 13.07.12
• Brev av 06.11.12 med oversendelse av program for tilsynet
• Diverse e-poster i forbindelse med oversendelse av dokumentasjon og praktisk gjennomføring av tilsynet

8. Vurdering av enhetens styringssystem

Trondheim kommune fremstår med et oversiktlig og gjennomgripende styringssystem for kommunale tjenester, men dette er i mindre grad implementert i Nav Østbyen. Det opplyses at noe arbeid gjenstår med internkontrollarbeidet og kvalitetsutvikling. Kommunens styring skjer ved involvering i Nav-kontorenes virksomhet.

Rådmannen og Nav fylke har møte annen hver uke hvor tema er samarbeid og forbedringsområder. Årlig samkjøres det statlige mål- og disponeringsbrevet med kommunens budsjett og satsingsområder, og det lages en bestilling til Nav kontorene, kalt «Prioriteringer for Nav-kontorene i Trondheim ». Dette er et felles prioriteringsdokument på grunnlag av bystyrevedtak, tilsyn med mer og gjenspeiles i virksomhetsplan for Nav Østbyen.

Rådmannen har møte med Nav-ledere og avdelingsledere to ganger pr år med gjennomgang av målekort fra balansert målstyring. Rådmannen er for øvrig representert i ulike prosjektmøter.

Det foreligger statlig og kommunalt avvikssystem. Det fremkommer at de fleste vet om avviksskjema, men at det er lite brukt. Avvikssystem for Helse Miljø og Sikkerhet er kjent for de fleste og ruiner for behandling av serviceklage er kjent.

Det foreligger ingen felles forståelse for hva som er definert som et avvik for eksempel når det skal meldes avvik i saksbehandlingsprosesser. Kontoret har ikke hatt en felles gjennomgang av avvikssystemet.

Det opplyses at det er lite systematisk bruk av avvik på saksbehandling og feil håndtering i saker. Avviksbehandling er muntlig, feil rettes opp når det opp-dages, eks beregningsfeil. Uheldige hendelse tas opp direkte med den det gjelder, men dette kan være vanskelig å gjennomføre da det kan oppfattes personlig av den det gjelder. Eventuelle avvik meldes leder eller kan tas opp på møter. Den beskrevne praksisen viser i liten grad at avviksbehandlingen settes inn i forbedringsarbeidet som del av kvalitetsutvikling av tjenesten.

Kommunen ønsker at avvik både for Helse, Miljø og Sikkerhet og tjeneste/person skal meldes i kommunens avvikssystem, og det arbeides med å få dette på plass.

Det foreligger en kompetanseplan, men denne er i varierende grad kjent.

Det er mange og daglige diskusjoner mellom saksbehandlerne og med team-koordinator og leder. Man blir enig om praktisering i teamet, men det frem-kommer lite om hvordan dette tas inn i kontoret som helhet for å sikre lik og helhetlig praksis. Hvert team har fagressurs, men det er ikke satt av tid eller definert hva som er rollens innhold. Ved at konklusjoner fra de enkelte team ikke tas inn i et overordnet kvalitetssystem, kan det være fare for at det utvikles privat praksis i teamene.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Thomas Mjølhus	Konst. Nav-leder	X	X	X
Greta Reppe	Saksbehandler	X		X
Gunhild Rem	Saksbehandler	X	X	X
Tone-Lise Haugen	Saksbehandler	X	X	X
Ola Skorstad	Rådgiver Trondheim kommune rådmannens fagstab	X	X	X
Linda I. A. Blekkan	Enhet for service og intern-kontroll Trondheim kommune	X		X
Beate Dahl	Saksbehandler	X	X
Marianne Carlsen	Enhet service og internkontroll Trondheim kommune			X
Ann Kristin Løe	Nav Sør-Trøndelag	X		X
Helge Garåsen	Kommunaldirektør Trondheim kommune			X
Ragnhild Gjøstøl	Teamkoordinator Nav Østbyen	X	X	X
Guri Slungård	Saksbehandler	X	X	X
Brita Sandstad	Saksbehandler	X	X	X
Line Bårsaune	Saksbehandler	X	X	X
Lill Kristin Grendsen	Saksbehandler	X	X	X
Turid Eidem Olsen	Saksbehandler	X	X	X
Ingrid M. Hvidsand	Saksbehandler	X	X	X
Nina Nygårdsæter	Saksbehandler		X	X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver June Iversen

Rådgiver Brit Sundal

Seniorrådgiver/revisjonsleder Liv Murberg