Rapport fra tilsyn med støttekontakt- og avlastningstjenester til personer under 50 år i Bamble kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Telemark har gjennomført tilsyn med støttekontakt- og avlastningstjenestene til personer under 50 år i Bamble kommune. Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer en forsvarlig tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester, og om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. De forholdene som ble avdekket ga grunnlag for 1 avvik:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Dato: 03.03.2011

Møyfrid Lillehaug
revisjonsleder

Hilde Bøyesen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Bamble kommune i perioden 13.09.2010 – 03.03.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2010.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bamble kommune har i overkant av 14.000 innbyggere. Kommunen er organisert med to beslutningsnivåer. Det ene er rådmannens ledergruppe, som innbefatter lederne for kommunens fem ulike enheter. Enhetslederne representerer rådmannen innenfor sine respektive fagområder. Enhetene er delt inn i ulike virksomheter, og virksomhetslederne utgjør det andre beslutningsnivået i kommunen.

Ansvaret for støttekontakt- og avlastningstjenestene er lagt til ulike enheter og virksomheter i kommunen, avhengig av brukergruppe. Ansvaret for tildeling og oppfølging av støttekontakt- og avlastningstjenester til personer over 23 år, samt til personer mellom 18 og 23 år dersom de er etablert i egen bolig, er lagt til ”Virksomhet funksjonshemmede voksne”, som ligger i ”Enhet for helse og omsorg”. Når det gjelder personer under 18 år, samt personer mellom 18 og 23 år som ikke er etablert i egen bolig, er ansvaret for avlastnings- og støttekontakttjenestene lagt til ”Virksomhet oppvekst”, som ligger i ”Enhet for kultur og oppvekst”.

Avlastning gis også i form av opphold på sykehjem. Ansvaret for slik avlastning ligger i ”Enhet for helse og omsorg”. Sykehjemsopphold som avlastningstilbud gis imidlertid i all hovedsak til tjenestemottakere over 50 år, og denne formen for avlastning faller følgelig utenfor dette tilsynet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.09.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 10.11.2010.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 11.11.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke følgende 3 områder:

Område 1:

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

• om kommunen sikrere at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
• om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av alder og diagnose
• om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av alle søkere
• om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
• om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

• om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
• om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og aldre
• om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av alle søkere
• om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
• om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
• om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c, herunder:

• om kommunen sikrer at det skjer en vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles
• om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
• om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
• om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov

Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om det som gis er i samsvar med de krav som lovgivningen stiller.

5. Funn

Avvik 1:

Bamble kommune sikrer ikke i stor nok grad at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 2-1, internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstavene a, d, e og g, sosialtjenesteloven § 2-3.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det er ikke klart og kjent i kommunen hvem som har ansvaret for opplæring/oppfølging av alle støttekontakter/avlastere.
• Enkelte av støttekontaktene mottar motstridende informasjon om hvem de skal kontakte ved behov for veiledning.
  Kommentar:
  Enkelte støttekontakter ble muntlig orientert om at de skulle forholde seg til én virksomhet ved spørsmål eller behov for veiledning, mens de i henhold til opplysninger i oppdragsavtalen skulle forholde seg til en annen.
• Det fremkom ved intervju at støttekontakter/avlastere ikke alltid får nødvendig opplæring i forkant av et oppdragsforhold.
• Støttekontakter/avlastere mottar i liten utstrekning individuell opplæring knyttet til et spesielt oppdrag.
• Støttekontakter/avlastere som søkeren/pårørende selv har skaffet, følges opp i liten eller ingen grad.
• Avlasteres/støttekontakters behov for opplæring/veiledning etterspørres i liten grad fra kommunens side.
• Det foreligger ikke rutiner som sier noe om innholdet i saksbehandlernes veiledning/oppfølging av støttekontakter og avlastere.
• Avlastere/støttekontakter følges ikke systematisk opp, men oppfordres til å ta kontakt ved behov.
• Det finnes ingen opplæringsplan for støttekontakter/avlastere i kommunen.
• Kommunen har ikke innarbeidede rutiner vedrørende evaluering av iverksatt avlastnings- eller støttekontakttjeneste.
• Ved intervju framkom det flere eksempler på at en person har vært støttekontakt/avlaster for samme bruker i flere år uten å ha blitt kontaktet av kommunen etter inngåelsen av oppdragsavtalen. I disse tilfellene har støttekontakten/avlasteren heller ikke avgitt rapport til kommunen om oppdraget, og kommunen har ikke etterspurt slik rapport.

6. Regelverk

• Lov av 13.12.1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. (sosialtjenesteloven)
• Lov av 10.02.1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og sosialtjenesten
• Forskrift av 27.06.2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Sakspapirer
• Delegasjonsreglement
• Stillingsbeskrivelser
• Kompetanseoversikt/opplæring
• Prosedyrer/rutiner/retningslinjer
• Søknadsskjemaer
  Informasjonsmateriell
• Oversikt over avlastere/støttekontakter
  Eksempler på utfylte oppdragsavtaler
  Opplæringstiltak
• Klageoversikt
  Resultat av brukerundersøkelse
• Tertialrapporter
  Utfordringsnotat
  Årsmelding

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 3 vedtak m/tilhørende saksmapper om tildeling av støttekontakt, fattet etter 01.10.2009
• 2 vedtak m/tilhørende saksmapper om avslag på søknad om støttekontakt, fattet etter 01.10.2009
• 3 vedtak m/tilhørende saksmapper om tildeling av avlastning, fattet etter 01.10.2009
• 2 vedtak m/tilhørende saksmapper om avslag på søknad om avlastning, fattet etter 01.10.2009
• Avviksmeldinger for 2009 og 2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 13.09.2010
• Oversendelse av dokumentasjon fra Bamble kommune, mottatt her 14.10.2010
• E-poster og telefonsamtaler vedrørende den praktiske gjennomføringen av tilsynet, utvelgelsen av aktuelle personer for samtale og kommunens organisering
• Program for tilsynet datert 02.11.2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Møyfrid Lillehaug Hilde Bøyesen

revisjonsleder revisor