Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav i Bø kommune, Nav Bø 2010

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 16.april 2010 – 22.09.2010 tilsyn med lov om sosiale tjenester i Nav, Bø kommune.

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskrifter, herunder;

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
• Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

Det ble ved tilsynet avdekket funn som gav grunnlag for 3 avvik

• Bø kommune sikrer ikke en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad
• Bø kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging / innhenting av relevante opplysninger ved søknad om økonomiske stønad
• Bø kommune sikrer ikke at det foretas forsvarlige individuelle vurderinger og beslutninger ved søknad om økonomisk stønad

Dato: 22.09.2010

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Merethe Solstad
revisor

 

 

Merete Tholfsen
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bø kommune, Nav Bø i perioden 16.04.2010 - 22.09.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Etter § 9 i lov om sosiale tjenester skal Fylkesmannen føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bø kommune har 5.595 innbyggere. Bø kommune er organisert etter 2 – nivå modellen. Nav leder inngår i rådmannens ledergruppe. Nav Bø ble etablert i 2008. De kommunale tjenestene som inngår i Nav kontoret er økonomisk stønad, råd og veiledning, individuell plan og økonomisk rådgivning. Miljøarbeidere knyttet rus har oppmøtested og kontor ved Nav kontoret. Kontoret har 17 stillinger i tillegg til Nav leder, og er organisert i veiledningsteam, markedsteam og oppfølgingsteam. Det er også opprettet en ½ midlertidig stilling som teamkoordinator. Nåværende Nav leder er den 3. i rekken etter at kontoret ble etablert i 2008. Kontoret har i tilsynsperioden hatt stort sykefravær, hvorav flere langtidssykemeldte.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 18. august 2010.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i veiledningssentret ved Nav Bø.

Sluttmøte ble avholdt 19. august.

 

Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskrifter, herunder;

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
• Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

Funn

Avvik 1:

Bø kommune sikrer ikke en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad

Avviket bygger på følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav § 17, jf § 41, jf forvaltningslovens § 11, jf forvaltningslovsforskriften §§ 2 og 3, jf lov om sosiale tjenester i Nav § 5, jf § 4

Observasjoner;

• Det finnes 2 ulike rutineskriv for mottak og videreformidling av søknader. Det er ulik oppfatning blant de ansatte hvilke av disse som gjelder. Nye rutiner fra 15.07.2010 er ikke gjort kjent for alle ansatte. Manglende informasjon om nye rutiner og ansvarsområde har medført at søknader har blitt liggende på ulike steder på kontoret, og først blitt oppdaget når samarbeidspartner har etterlyst utfallet av søknaden.
• Muntlige søknader direkte til saksbehandler blir ikke alltid nedtegnet. I de tilfellene saksbehandler ikke fatter vedtak umiddelbart, kan dette føre til at henvendelsen om økonomisk sosialhjelp blir borte.
• Det er i stor grad opp til den enkelte ansatte å holde seg oppdatert på nødvendig lovverk. Det var tilfeldig hvordan de ansatte fikk kjennskap til ny lov om sosiale tjenester i Nav.
• Som en følge av 2 ulike rutineskriv er det uklart for de ansatte hvem som har ansvaret for mottak og videreformidling av innkomne søknader.
• Det foreligger ikke opplæringsplan for 2010 som gjelder kommunale tjenestene i Nav.
• Kommunen i Nav sørger ikke for at de ansatte medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes til forbedring av tjenesten.
• Kommunens system for avvikshåndtering er ikke kjent ved kontoret og uheldige hendelser blir ikke systematisk fulgt opp.

Avvik 2:

Bø kommune sikrer ikke en forsvarlig kartlegging / innhenting av relevante opplysninger ved søknad om økonomiske stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf forvaltningsloven § 17, jf forvaltningslovsforskriften § 4, jf lov om sosiale tjenester i Nav § 4, jf § 5

Observasjoner:

• Mappegjennomgang viste at søknadene i liten grad inneholder opplyninger ut over personalia og hva det søkes om. Svært få søknader inneholdt opplysninger om økonomi, helse og sosiale forhold som kan ha betydning for utmåling av stønaden.
• Mappegjennomgangen viste videre at det i svært liten grad er lagt ved dokumentasjon, også der søknadene var mangelfullt utfylt. Det skrives ikke journalnotater, og det kan derfor være vanskelig å se om relevante opplysninger er innhentet.
• Det framgår av rutineskriv og ved mappegjennomgang at kontoutskrift blir rutinemessig innhentet. Skriv til søker sier også at dette må innleveres.
• Søknader om økonomisk stønad er i hovedsak kun dokumentert med saldo og / eller kontoutskrift.
• Det foreligger ikke klare retningslinjer for hvordan opplysninger / dokumentasjon skal innhentes.
• Det foreligger uklare retningslinjer om hvem som skal innhente informasjon. Dette kan føre til at saker blir liggende unødig lenge.
• Klagesaksavgjørelser fra Fylkesmannen gjennomgås ikke systematisk som et ledd i forbedringsarbeidet.

Avvik 3:

Bø kommune sikrer ikke at det foretas individuelle vurderinger og beslutninger ved søknad om økonomisk stønad.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf §§ 4 og 42, jf § 5.

Observasjoner

• Gjennomgåtte vedtak viser i stor grad bruk av standardtekst i begrunnelsen, og det foretas i liten grad individuelle vurderinger, både ved innvilgelse og avslag.
• Det blir i liten grad foretatt individuell vurdering av stønadsform, f eks rekvisisjon på mat og direkte betaling av husleie, strøm, lege, medisiner og utgifter til etablering / møbler.
• Gjennomgang av vedtak om nødhjelp viser at de ikke har vært gjenstand for individuell vurdering. I vedtak om nødhjelp kommer det i liten grad frem hva det søkes om stønad til, hvorfor søker er uten midler og hvorfor det gis rekvisisjon. Disse opplysningene fremkommer heller ikke av journal.
• Prosedyrer og rutiner for behandling av søknader om nødhjelp var ikke i samsvar med regelverket. Interne rutiner for behandling av søknader om nødhjelp har blitt endret flere ganger det siste halvåret. De ansatte har ikke fått felles informasjon om dette, og har derfor ulik forståelse av hva som er gjeldende praksis.
• Kommunen i Nav mangler tiltak for å avdekke og registrere brudd på rutiner og prosedyrer, og dermed implisitt brudd på gjeldende regelverk.

Vurdering av virksomhetens styringssystem 

Det er avdekket uklare ansvars- og myndighetsforhold på det reviderte området, noe som kan bidra til uklarhet knyttet til styring av ulike oppgaver.

Gjennomgåtte dokumenter og intervjuer tyder på at kommunen i Nav mangler sentrale prosedyrer som beskriver hvordan de ulike oppgaver etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 17, 18 og 19 skal utføres, og hvem som skal utføre oppgavene.

Kommunen i Nav mangler prosedyrer for nødvendig opplæring. Kommunens ledelse har ansvaret for at den enkelte medarbeider har fått tilstrekkelig opplæring for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver.

Kommunen i Nav sørger heller ikke for at de ansatte medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes til forbedring av tjenesten.

Det ligger til lederansvaret å følge med i den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt. I den forbindelse har ikke kommunen i Nav faglige prosedyrer som er kjent for alle ansatte. Det foreligger heller ikke noe system for avvikshåndtering som er kjent for de ansatte. Klagesaksavgjørelser fra Fylkesmannen brukes ikke systematisk i forbedringsarbeidet.

Det er uheldig at prosedyrer mangler, og det blir spesielt sårbart ved et kontor som over tid har hatt stort sykefravær.

Bø kommune har således ikke sikret at Nav Bø sine henvendelser om økonomisk sosialhjelp styres gjennom et dokumentert internkontrollsystem.

Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven ( forvaltningsforskriften )

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over organisering av Nav
• Avtale mellom Nav Bø og Telemark rådgivning, udatert
• Oversikt over organiseringen av Nav Bø
• Oversikt over ansatte, og hvilke team de jobber i
• Samarbeidsavtale mellom Bø kommune og Nav Telemark, datert 11.april 2008
• Kompetanseplan Nav Bø, udatert
• Samarbeidsavtale mellom Nav Bø og Oppfølgingstjenesten i Midt – Telemark
• Intern rutine kommunale ytelser gjeldende fra 15.07.2010
• Kopi av ikke utfylt søknad om økonomisk sosialhjelp
• Kopi av ikke utfylt søknad om nødhjelp
• Sjekkliste for dokumentasjon
• Delegasjon
• Stillingsomtale for Nav leder datert 15.12.09
• Oversikt over administrativt vedtak – tilvisningsfullmakt, datert 16.12.2009
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og fullmakt fra Nav leder til teamkoordinator, udatert
• Utskrift fra Nav sin hjemmeside om brukermedvirkning
• Kopi av lov om sosiale tjenester i Nav kap 5
• Kopi av Nav – loven kap 2 og 3

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Intern rutine om livsopphold/ boutgifter / nødhjelp gjeldende fra 01.02.09
• Retningslinjer fra Nav Bø angående kleskjøp for flyktninger, udatert
• Rutine for forskudd på statlige ytelser, udatert
• Notat fra arbeidsgruppe datert 19.08.09 vedr utarbeidelse av framlegg til retningslinjer, aktivitetskrav, oppfølging i forhold til brukere med sosialhjelp
• Rutiner ang henvisning til Grivimoen prosjektet, udatert
• Rutine for tilvisning til Bø sparebank på kommunale ytelser, udatert
• Søknader om nødhjelp med vedtak for perioden 01.01.2010 -01.08.2010. I alt 151 vedtak
• 20 siste vedtak fram til 01.08.2010 med saksmapper

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Foreløpig varsel om tilsyn datert
• Varsel om tilsyn datert 11.06.2010
• E-post datert 11.08.201 vedr dokumenter som skulle fremlegges under tilsynet
• E-post datert 11.08.2010, program for tilsynet

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Inger Tveit Espeland Revisjonsleder
Merethe Solstad revisor
Merete Tholfsen revisor