Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav i Porsgrunn kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 16.04.2010 – 17.11.2010 tilsyn med sosiale tjenester i Nav, Porgrunn kommune.

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskrifter, herunder;

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
• Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

Dato: 17.11.2010

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Merethe Tholfsen
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Porsgrunn kommune i perioden <16.04.2010 – 17.11.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Etter § 9 i lov om sosiale tjenester i Nav skal Fylkesmannen føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten viser at det ikke ble funnet avvik eller gitt merknader under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Porsgrunn kommune er en bykommune med 34.623 innbyggere. Nav kontoret ble etablert i siste kvartal 2009. Det er 70 ansatte ved Nav kontoret, og av disse er 30 kommunalt ansatte. I tillegg til de obligatoriske kommunale tjenestene forvalter Nav kontoret også introduksjonsordningen.

Nav leder ble ansatt våren 2010, er kommunal virksomhetsleder og inngår i ledergruppen til kommunalsjef for helse og velferd.

Kontoret er organisert i økonomi/veiledningsteam, markeds/arbeidsgiverteam og oppfølgingsteam. Fra og med 28.10.10 vil ny organisasjon være på plass med stab-/støtte-/stønadsteam, markedsteam, oppfølgingsteam II og oppfølgingsteam III.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt 16.04.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 16.08.2010.

Åpningsmøte ble avholdt 18.10.2010.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring av lokalene i forbindelse med formøtet.

Sluttmøte ble avholdt 19.10.2010.

Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskrifter, herunder;

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
• Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

Funn

Det ble ved tilsynet ikke fastslått avvik eller gitt merknad

Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
• FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven ( forvaltningsforskriften )

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Oversikt over organisering
• Oversikt over ny organisering gjeldende fra 28.10.2010
• Partnerskapsavtale datert 20.06.2008
• Internkontroll for Nav Porsgrunn
• Kompetanseplan for Nav Porsgrunn / Høsten 2010
• Fredagsmøter / plan for høsten 2010
• Reglement for delegasjon i Porsgrunn kommune
• Delegasjon av fullmakt av leder av Nav Porsgrunn datert 24.09.2010
• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet datert 21.05.2010
• Delegasjon /fullmaker innen Nav Porsgrunn /2010 – fordeling av ansvar og myndighet, datert 01.09.2010
• Rutiner ved sosiale saker fra 09.11.2009 – henvendelser fra brukere ved Nav Porsgrunn
• Prosedyrer innarbeidet i kvalitetslosen
• Rutinehåndbok for Nav Porsgrunn 2010
• Tjenesteerklæring – økonomisk sosialhjelp
• Tjenesteerklæring – Flyktninger; bosetting og kvalifisering
• Utskrift av kommunens hjemmeside

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 siste vedtak om sosialhjelp fattet før 15.07.2010 vedlagt journalnotater fra 01.01.2010
• 15 siste vedtak om nødhjelp fattet før 15.07.2010 vedlagt journalnotater fra 01.01.2010

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Foreløpig varsel om tilsyn datert 16.04.2010
• Brev vedrørende formøte datert 30.06.2010
• Varsel om tilsyn datert 09.08.2010
• Brev vedrørende program for tilsynet datert 05.10.2010

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Inger Tveit Espeland Merethe Solstad Merete Tholfsen