Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere
  • Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon.
  • Oppfølging av rusmiddelmisbrukere i behandlingsopplegg.
  • Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold.

Dato: 19.01.11

Nina Eide
revisjonsleder

Hilde Bøyesen
revisor

 

 

1. Innedning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Siljan kommune i perioden 29.09.10 - 17.12.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Siljan kommune har 2417 innbyggere. Tjenester til rusmiddelavhengige er organisert under Nav kontoret. Nav Siljan har 5,6 årsverk, pr. dato. Fra 2011 vil antall årsverk utvides med 0,4 og vil da ha totalt 6 årsverk. Nav-leder er underlagt rådmann.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.09.10. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 30.11.10.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 30.11.10.

4. Hva tilsynet omfattet

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

Herunder:

Opplysning, råd og veiledning

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-1

Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-2 a, c, og d.

Rettssikring av tilgangen til støttetiltak

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-2 a, c, og d, 4-3, jf. 8-1.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

Herunder:

Oppføling i behandlingsopplegg.

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd og 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. 4-1

Nødvendige tiltak ved avslutning av et institusjonsopphold.

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd og 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. 4-1

5. Funn

Avvik 1:

Siljan kommune sikrer ikke at rusmiddelmisbrukere som søker sosiale tjenester hjemlet i § 4-2 a får tildelt tjenester i samsvar med sosialtjenestelovens bestemmelser om enkeltvedtak.

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremkom under intervjuer at Siljan kommune yter tjenester til praktisk bistand uten at det fattes enkeltvedtak. Det kan dreie seg om bistand i form av handling og andre praktiske oppgaver som utføres av kommunens ansatte uten at det fattes vedtak.
  • Det foreligger ingen skriftlige rutiner knyttet til det å fatte vedtak ved tildeling av tjenester overfor rusmiddelavhengige.
  • Kommunen mangler en oppdatert opplæringsplan hvor det fremgår hvilken opplæring innenfor rusfeltet de ansatte kan tilbys.
  • Kommunen manglet avvikssystem eller rutiner for rapportering av uønskede hendelser og oppfølging av disse.

Avvik 2:

Siljan kommune sikrer ikke at rusmiddelmisbrukere som er under behandling følges opp ved at det gjennomføres samtaler, om nødvendig hjemmebesøk jf. Lov om sosiale tjenester § 4-2 d.

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremkom av tilsendt dokumentasjon at Nav Siljan har ansvaret for tjenester til rusmiddelavhengige inkludert oppfølging under behandling. Det er likevel uklart for de ansatte hvem som har ansvar for å følge opp rusmiddelavhengige under behandling.
  • Hvem som følger opp bruker avhenger av hvilken avdeling som blir kontaktet av institusjonen eller sykehuset. Noen ganger er det Nav, andre ganger hjemmetjenestene eller psykiatrisk helsearbeider.
  • På saksbehandlernivå finnes det ikke delegasjonsreglement eller skriftlige rutiner hvor ansvaret kommer frem.
  • Stillingsbeskrivelser er ikke utferdiget.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Siljan kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at Nav Siljan sine tjenester til rusmiddelmisbrukere styres gjennom et dokumentert internkontrollsystem slik internkontrollforskriften forutsetter. Det ligger til ledelsesansvaret å følge med i den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som forutsatt/planlagt. Gjennomgåtte dokumenter og intervjuer viser at Siljan kommune mangler sentrale prosedyrer som beskriver når det skal fattes vedtak etter sosialtjenestelovens § 4-2 a. Det er uheldig at slike prosedyrer mangler.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v. av 13. desember 1991
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 om helsetjenesten i kommunen etter lov av 13. desember 1991 om sosiale tjenester m.v.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

8. Dokumentunder

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Nav Siljan – Arbeidsområder pr. 27.07.10 – oversikt over arbeidsdeling
  • Opplæring/kompetanseoppbygging.
  • Gravide rusmiddelmisbrukere – bruk av tvang – fra internett
  • Rusmiddelbrukere – tiltak – fra internett
  • Støttekontakt – fra internett
  • Omsorgsovertakelse av et barn – fra internett
  • Legemiddelassistert rehabilitering (LAR) – fra internett
  • Individuell plan – koordinering av helse- og/eller sosiale tjenester – fra internett
  • Hjemmesykepleie – fra internett
  • Samarbeidsavtale mellom Siljan kommune og Nav Telemark
  • Siljan kommune – Organisering 2009
  • Siljan kommune – Opplæring 2009 – 12, Rådmannens innstilling 3. juni 2008
  • Samlet saksfremstilling til formannskapet og kommunestyret – organisering av Nav-kontor.
  • Psykisk helse og rusforebyggende arbeid.
  • Reglement for delegering i Siljan kommune
  • Målformuleringer for Nav Siljan til bruk i økonomiplanen 2011 til 2014.
  • Serviceerklæring – hjelp ti l rusmisbrukere og deres pårørende.
  • Serviceerklæring – hjelp ti l rusmisbrukere og deres barn og andre pårørende
  • Serviceerklæring – individuell plan
  • Serviceerklæring – psykisk helsevern
  • Serviceerklæring – støttekontakt
  • Serviceerklæring – økonomisk rådgivning
  • Retningslinjer for støttekontakt
  • Retningslinjer for vaktmestertjenester til hjemmeboende
  • 10 vedtak fra tre ulike brukere, i perioden 2003 til 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Ingen ytterligere dokumentasjon ble gjennomgått under revisjonsbesøket.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 29.09.10 Brev til kommunen med varsel om systemrevisjon.
  • 25.10.10 Fylkesmannen fikk tilsendt dokumentasjon fra Siljan kommune.
  • 04.11.10 sendte fylkesmannen mail til kontaktperson og ba om følgende:
    Partnerskapsavtale
    Oversikt over alle ansatte i Nav, stillingsbetegnelse og stillingsbeskrivelse
    Oversikt over andre ansatte i kommunen som har forvatningsoppgaver, støttekontakter eller andre oppgaver tilknytte rusmiddelavhengige, stillingsbetegnelse og stillingsbeskrivelse.
    Rutinehåndbok knyttet til ansvar, tjenester og delegasjon.
    Andre vedtak som retter seg mot rusmiddelavhengige i omsorgsinstitusjon, henvisninger til spesialisthelsetjeneste og poliklinikk.
    Brosjyrer, kopi av internettsider som gir opplysninger om tjenestetilbudet til rusmiddelavhengige.
  • 17.11.10 sendte fylkesmannen en mai l til kontaktperson og ba om stillingsbeskrivelser/ oversikt over ansvarsområdet i forhold til fire ansatte i kommunen. Oversikten ble mottatt dagen etter.
  • 17.11.10 fikk vi tilsendt, på mail, en beskrivelse av tre brukere som får bistand fra Siljan kommune.
  • 19.11.10 Dagsprogram sendt pr. mail til Siljan kommune.
  • 22.11.10 Dagsprogram sendt pr. post til Siljan kommune.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Magne Haglund

Nav – leder

X

X

X

Mona Lise Baklie

Veileder

X

X

X

Merete Borgeraas

Pleie- og omsorgsleder

X

X

X

Birthe Andersen

Veileder

X

X

X

Linda Pettersen

Psykiatrisk helsearbeider

 

X

X

Steffen Stordalen

Personalsjef (for rådmann)

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Hilde Bøyesen, revisor og Nina Eide revisjonsleder