Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav Skien kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte 16.04.2010 —21.01.2011 tilsyn med sosia1e tjenester i Nav, Skien kommune. Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles henhold til lov- og forskrifter, herunder;

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
• Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

Det ble gitt ett avvik:

Skien kommune v/ Nav Skien sikrer ikke at vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav

Dato: 21.11.2010

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder Merete Tholfsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skien kommune - Nav Skien i perioden 16.04.2010 —21.01.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Etter § 9 i lov om sosiale tjenester i Nav skal Fylkesmannen føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av
• lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksonffletens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten spesielle forhold

Skien kommune hadde pr. 01.01.2010 51.668 innbyggere. Nav- kontoret ble etablert i siste kvartal 2009.

Det er 140 ansatte ved Nav- kontoret, og av disse er 68 kommunalt ansatt. I tillegg til de obligatoriske kommunale tjenestene forvalter Nav- kontoret også flyktningtjenesten med tilhørende introduksjonsordning og norsk opplæring.

Nav er ikke et eget kommunalsjefområde og Nav-leder sitter ikke i rådmannens ledergruppe. Nav-leder har imidlertid fullmakter som kommunalsjef. Nav-leder rapporterer direkte til rådmannen. Nav-leder eller den han bemyndiger deltar i ledergruppen til henholdsvis kommunalsjef for oppvekst og kommunalsjef for helse og velferd.

Nav Skien er organisert i 3 avdelingar; Velferd og Kvalifisering, Arbeid og Aktivitet, og Stab/merkantil. Hver av disse ledes av en avdelingsleder. Avdeling for Velferd og Kvalifisering er igjen oppdelt i 4 team; Sosialfaglig team, Flyktningteam, Velferdsteam og Kvalifiseringsteam. Disse er ledet av en teamleder. Det er Sosialfaglig team i avdeling Velferd og Kvalifisering som forvalter økonomisk sosialhjelp.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.2010.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 09.09.2010.

Åpningsmøte ble avholdt 09.12.2010.

Intervjuer:

7 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Nav Skien den 09.09.2010.

Sluttmøte ble avholdt 14.12.2010.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskrifter, herunder:

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
• Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1:

Skien kommune v/ Nav Skien sikrer ikke at vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, jf §4, jf § 5, jf forskrift om internkontroll for kommunen i Nav

Kommentar: Ved vurdering av om søker har krav på økonomisk stønad med hjemmel i § 18 sammenholdes søkers inntekter og utgifter til livsopphold. Der søker ikke har noen inntekter, vil søker få dekket alle sine utgifter til livsopphold av stønaden som utbetales. Der søker har noe inntekt, utbetales differansen (supplerende stønad).

Det gis ingen veiledning i loven om hvilket nivå stønaden skal ligge på, utover at den skal ligge på et forsvarlig nivå, jf. lov om sosiale tjenester i Nav § 4. Utgangspunktet er at det må vurderes konkret. Stønaden skal utmåles på grunnlag av en individuell vurdering av den enkeltes faktiske behov.

På tross av dette utgangspunktet er det utarbeidet statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphold. Retningslinjene gjelder kun utmåling av stønad til livsoppholdsutgifter som ligger i kjemen av livsoppholdsbegrepet.

Det er også vanlig at kommunen utarbeider egne normer for livsoppholdsutgifter —både slike som ligger innenfor kjernen av livsoppholdsbegrepet, og utgifter som ligger utenfor kjernen. I tillegg kommer retningslinjer for boutgifter.

Lovens forutsetning om individuell behovsprøving ved utmåling av stønaden er uansett overordnet de statlige veiledende retningslinjene og eventuelle lokalt fastsatte normer. Kommunale normer og statlig veiledende retningslinjer er kun veiledende for utrnålingen av stønad. Dersom kommunale normer eller de statlige veiledende retningslinjene benyttes som utgangspunkt for vurderingen av en stønadssak, må det i tillegg vurderes om søkeren har utgifter til livsopphold som ikke omfattes av normene/retningslinjene.

Avviket bygger på følgende:

• Gjennomgåtte vedtak viser i stor grad bruk av standardtekst i begrunnelsen. Størrelsen på innvilget beløp er ikke begrunnet ut over at "søker ikke har tilstrekkelig med egne midler". Det er ingen annen informasjon i vedtaket som sier noe om hvorfor søker får innvilget det utmålte beløpet. Vedtakene inneholder heller ingen informasjon om hva livsoppholdsbeløpet er ment å skulle dekke.
• I vedtak om avslag på stønad til livsopphold vises det til at søkere har "overskudd", men dette begrunnes ikke. Det kommer ikke klart fram hva søker har av inntekter og utgifter, og hvilket beløp kommunen mener søker skal ha til sitt livsopphold
• Ved avslag på søknad om ekstraytelser til for eksempel klær, fremkommer det ingen begrunnelse/vurdering ut over at "det inngår i livsoppholdssatsen".
• I søknader om stønad til spesielle utgifter ( f eks lege/medisiner/transport ) i tillegg til livsopphold, blir det ikke innhentet opplysninger om søkers behov. Det blir kun opplyst i vedtaket at dette må fremlegges. Søknadene om disse spesielle utgiftene blir således ikke behandlet i vedtaket om livsopphold.
• Nytt søknadsskjema inneholder ikke et eget punkt om helsemessige og sosiale forhold, eller annet rom for utfyllende opplysninger. Kommunen har heller ikke andre rutiner for at dette skal innhentes.
• Det framkommer ikke av vedtakene hva som ligger til grunn for hvordan stønaden skal utbetales ( feks til utleier). Det framkommer heller ikke av journalnotater.
• Kommunens opplæringsplan er ikke utarbeidet på grunnlag av avdekt behov. De ansatte har ikke tatt del i utformingen av planen.
• Kommunen har ikke en ordning for håndtering av uønskede hendelser (avvikshåndtering).

6. Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) FOR-2006-12-15-1456
• Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften) FOR -2010-11-19-1463:
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Bystyrets vedtak om delegasjon til administrasjonen
• Delegasjonsreglement for Administrasjonen i Skien kommune — interndelegasjon
• Delegasjon av myndighet fra kommunalsjef til virksomhetsleder (ikke underskrevet)
• Delegasjon av myndighet fra virksomhetsleder til enhetsleder ( ikke underskrevet)
• Stillingsbeskrivelse for kommunalsjefnivå
• Stillingsbeskrivelse for virksomhetsledernivå
• Stillingsbeskrivelse for enhetsledernivået
• Struktur delegasjon og internkontroll Nav Skien
• Delegasjoner i Nav Skien Kvalitetshåndbok Nav Skien
• Skjema for søknad om økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Organisasjonskart
• Oversikt over oppgaver, delegasjoner og fullmakter
• Samarbeidsavtale Skien kommune og Nav Telemark
• Virksomhetsplan Nav Skien 2010 —2014
• Kompetanseplan Nav Telemark 2010-12-13
• Opplæringsplan våren 2010 Nav Skien
• Opplæringsplan nyansatte
• Opplæringsplan Sosialfaglig
• Delegasjoner Nav Skien
• Kvalitetshåndboken
• Søknadsskjemaer sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet
• Info om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav.no og Skien.kommune.no)
• 20 saker om økonomisk sosialhjelp
• 15 saker om nødhjelp
• Vedtak om økonomisk sosialhjelp
• Rapport etter risikovurdering
• Oversikt over resultatindikatorer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 16.04.2010
• Brev om formøte datert 30.06.2010
• Program for tilsynet datert 27.10.2010
• Korrigert program for tilsynet sendt på e-post 06.12.2010

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

revisjonsleder

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hilde Bøyesen
Merete Tholfsen
Inger Tveit Espeland