Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i Nav i Vinje kommune, Nav Vinje 2010

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvike som blei påpeikt innanfor dei områda som blei revidert. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

• Handsaming av søknad om økonomiske stønad herunder;
  • handsaming av førespurnader
  • kartlegge og hente inn relevante opplysningar
  • foreta individuelle vurderingar og avgjerder

Det blei under tilsynet gjort funn som ga grunnlag for 1 avvik. Avviket er følgjande:

”Vinje kommune sikrar ikkje at brukar si økonomiske situasjon blir tilstrekkeleg kartlagt ved søknad om økonomiske stønad”

Dato: 25.10.2010

Inger Tveit Espeland
revisjonsleiar Merethe Solstad
revisor

Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Vinje kommune, Nav Vinje i perioden 16.04.2010 - 25.10.2010. Revisjonen går inn som ein del av Fylkesmannen si planlagde tilsynsverksemd i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjort etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Etter § 9 i lov om sosiale tjenester i Nav skal Fylkesmannen føre tilsyn med kommunen si oppfylling av plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vinje er ein kommune med 3641 innbyggarar og har eit areal på 3105,8 km2. Kommuneadministrasjonen ligg i Åmot. Kommunen er organisert etter ein 2 nivå modell med rådmann og 19 einingar. Nav kontoret er ei eining og Nav leiar inngår i rådmannens leiargruppe.

Nav kontoret blei etablert i 2008. Nåverande Nav leiar har sagt opp stillinga si og går attende til annan leiarstilling i kommunen. Stillinga som Nav leiar er lyst ledig.

I tillegg til dei obligatoriske kommunale tenestene i Nav ligg også edruskapsarbeid / rusførebygging til kontoret. Det er 9 tilsette ved kontoret, og 2 av desse går i 80 % stilling.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 16.04.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei ikkje halde.

Opningsmøte blei halde 07.09.2010.

Intervjuer

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 08.09.2010.

Kva tilsynet omfatta

• Handsaming av søknad om økonomiske stønad herunder;
  • handsaming av førespurnader
  • kartlegge og hente inn relevante opplysningar
  • foreta individuelle vurderingar og avgjerder

Funn

Avvik 1:

Vinje kommune, Nav Vinje, sikrar ikkje at brukar si økonomiske situasjon blir tilstrekkeleg kartlagt ved søknad om økonomiske stønad

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 43, jf forvaltningsloven § 17, jf lov om sosiale tjenester i Nav § 5

Avviket byggjer på følgjande:

• Gjennomgang av mapper viste at søknadane i liten grad inneheld opplysningar ut over personalia og kva det blir søkt om hjelp til. Særs få søknader inneheld opplysningar om økonomi, helse og sosiale høve som kan ha relevans for utrekning av stønaden.
• Gjennomgang av mappene viste vidare at det i særs liten grad er lagt ved dokumentasjon, også der søknadane er mangelfullt utfylde.
• Vedtak blir fatta etter telefoniske førespurnader. Søknadane vert ikkje skrive ned, og det vert ikkje henta inn oppdaterte opplysningar og dokumentasjon.
• Journalnotata inneheld heller ikkje informasjon om det er henta inn opplysningar om endringar i brukar si økonomiske situasjon.
• Det ligg ikkje føre skriftlege retningsliner eller ei felles forståing av kva slags opplysningar / dokumentasjon som ein skal hente inn ved søknad om økonomisk stønad.
• Kommunen sitt system for handsaming av avvik er kjend på kontoret, men ikkje alle tilsette kjenner til korleis dette skal nyttast i praksis.
• Opplæringsplan for 2010 er under utarbeiding, men alle tilsette har ikkje tatt del i dette arbeidet.

Regelverk

• LOV 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

Oversending av grunnlagsmateriale med vedlegg datert 10.08.2010:

• Organisasjonskart
• Dokument som beskriver tilhøvet mellom kommunen og Nav-kontoret
• Samarbeidsavtalen mellom Vinje kommune og Nav vinje kommune
• Opplæringsplan for tilsette som arbeider med sosiale tenester i Nav ( notat)
• Sakspapir som ligg til grunn for nylig gjennomførd organisering i kommunen
• Delegasjonsreglement
• Aktuelle prosedyrer / rutiner og retningsliner som gjeld behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp i Nav
• Prosedyre kronekort og informasjonsmateriell

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Mappe – ”Kvalitetshåndbok. Sosiale tjenester i Nav. Internkontroll”
• 20 mapper
• Alle nødhjelpssøknader frå og med 01.01.10 til og med 20.08.10
• Utskrift fra journalnotater frå søknader om økonomisk stønad/nødhjelp

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Telemark:

• Førebels varsel om tilsyn datert 16.04.2010
• Varsel om tilsyn datert 11.06.2010
• E –post datert 31.08.2010 om kva slags dokumenter som skulle leggast fram under tilsynet
• E – post datert 01.09.2010, program for tilsynet

Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikke publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Merethe Solstad, Merete Tholfsen og Inger Tveit Espeland