Rapport fra tilsyn med avtalespesialist i psykisk helsevern, Telemark 2011

Sammendrag

Tilsynet er et av de egeninitierte tilsyn fra Helsetilsynet i Telemark i 2011. I 2010 var avtalespesialister i psykisk helsevern gjenstand for regionalt tilsyn i Helseregion Sør-Øst, og Helsetilsynet i Telemark har valgt å gjennomføre tilsyn over samme lest i 2011.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de aktuelle områder for tilsynet:

• Mottak og håndtering av henvisninger
• Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans, og i utredning og behandling av pasientene
• Helsepersonells oppfyllelse av plikter knyttet til føring av journal og oppbevaring av pasientopplysninger
• Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres

Ved tilsynet ble det ikke funnet forhold som ga grunnlag for å gi avvik eller merknader i forhold til oppfyllelse av krav i helselovgivningen

Dato: 01.02.2011

Yngve Holmern, ass.fylkeslege
tilsynsleder Steffen Torsnes, seniorrådgiver
medlem av tilsynsteamet

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med avtalespesialist/psykologspesialist i perioden 13.12.2010 - 01.02.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Telemark gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Formålet med tilsynet er å vurdere om kravene i lovgivningen ivaretas, og om avtalespesialisten på systematisk måte sikrer kvalitet i tjenesten ut fra prinsipper som er nedfelt i internkontrollforskriften

Tilsynet er gjennomført ved gransking av forhåndsinnhentet informasjon og stedlig dokumentgjennomgang, intervju med avtalespesialisten og besiktigelse av praksislokalene

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av spesialistens arbeid utenom de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Avtalespesialisten er psykolog med autorisasjon siden 1985, godkjent spesialist siden 1990, med to fordypningsområder: klinisk voksenpsykologi og nevropsykologi. Avtalespesialisten har drevet selvstendig praksis side 1992, initialt med avtale med fylkeskommune/trygd, senere med avtale med Regionalt helseforetak Sør-Øst. Någjeldende avtale er datert 01.12.08 og innebærer 100 % stilling, og krav om 1050 konsultasjoner pr. år.

Praksisen har vært drevet i nåværende lokaler siden 2007. Lokalene som ligger i 4 etg. i kontorbygg på tidligere industriområde. Det er tilgang for bevegelseshemmede via heis. Det er felles venterom med fysioterapeuter og osteopat som har virksomhet i samme etg. På venterommet er det oppslag med informasjon bl.a. om betaling både for avtalespesialisten og for en annen psykolog som driver praksis på deltid uten avtale med RHF (uten refusjon fra trygd). I tilslutning til venterom er det muligheter for tilrettelegging av handicap-toalett, uten at dette er gjennomført.

Praksisen drives med hjelpepersonell, kontoransatte tilsvarende 60% stilling og to testteknikere hver 20 % stilling.

Det er etablert elektronisk journalsysten, PsykBase online. Elektronisk innrapportering til Norsk pasientregister (NPR) inngår som en del av avtalen med RHF. Av rapporteringen framkommer at avtalespesialisten i 2009 hadde 2578 kontakter fordelt på 278 pasienter. Av annen rapportering PsykBase kan levere (Rapport: Pasientpopulasjon) framgår at det i 2009 var 174 nye pasienter og at kontakten ble avsluttet med 181 pasienter.

Praksisens faglige profil er 3-delt: Nevropsykologisk utredning og rådgivning. Psykosomatisk utredning og behandling. Tradisjonell psykologisk utredning og behandling.

De fleste henvisningene kommer fra fastleger, men det er også en stor del av henvisningene som kommer fra annen spesialisthelsetjeneste, eksempelvis nevrologi og indremedisin.

Avtalespesialisten har utviklet sitt eget internkontrollsystem som gjennomgås regelmessig med tanke på oppdatering og forbedring. Samling av skriftlige prosedyrer, myndighetskrav og standardmaler for ulike brev finnes i egen perm. Det er utviklet eget tilbakemeldingskjema til bruk for pasienter, slik at deres misnøye eller tilfredshet kan gi grunnlag for forbedringstiltak.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.12.2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 25.01.2011.

Intervjuer

Kun avtalespesialisten ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved kontorlokalene i Klostergt.33,3732 Skien.

Sluttmøte ble avholdt 25.01.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Mottak og håndtering av henvisninger
• Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans, og i utredning og behandling av pasientene
• Helsepersonellets oppfyllelse av plikter knyttet til føring av pasientjournal og oppbevaring av pasientopplysninger
• Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres

5. Funn

Ved tilsynet ble det ikke avdekket forhold som ga grunn til å påpeke avvik eller å gi merknader.

6. Regelverk

• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten.
• Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell mv.
• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten mm.
• Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasientrettigheter.
• Lov av 18.05.2001 om helseregistre og behandling av helseopplysninger.
• Forskrift av 21.12.2000 nr 1385om pasientjournal.
• Forskrift av 20.12.2000 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet:

• Kopi av individuell avtale mellom avtalespesialisten og Helse Sør-Øst RHF
• Avtalespesialistens skriftlige beskrivelse av sin praksis, sin faglige kompetanse og faglige vedlikehold og praksisens faglige profil
• Helsedirektoratets tilbakemelding på aktivitetsdata innrapportert til HPR for 2009

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 pasientjournaler tatt ut i papirversjon, fordelt på pågående og avsluttede pasientkontakter
• 3 pasientjournaler gjennomgått i dataversjon
• Perm merket Internkontroll, med samling av skriftlige prosedyrer og brevmaler
• Utskrift av rapporter fra PsykBase : Diagnosefordeling og Pasientpopulasjon

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark:

• Varselbrev av 13.12.2010
• Dokumentasjonsoversendelse av 06.01.2011 fra avtalespesialisten
• Programbrev av 06.01.2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver/jurist Steffen Torsnes
Ass.fylkeslege/spes. psykiatri Yngve Holmern (leder av tilsynsteamet)