Helsetilsynet

Sammendrag

Tilsynet er et av de egeninitierte tilsyn fra Helsetilsynet i Telemark i 2011. I 201O var avtalespesialister i psykisk helsevern gjenstand for regionalt tilsyn i Helseregion Sør-Øst, og Helsetilsynet i Telemark har valgt å gjennomføre tilsyn over samme lest i 2011.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de aktuelle områder for tilsynet:

  • Mottak og håndtering av henvisninger
  • Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans, og i utredning og behandling av pasientene
  • Helsepersonells oppfyllelse av plikter knyttet til føring av journal og oppbevaring av pasientopplysninger
  • Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres

Ved tilsynet ble det funnet forhold som ga grunnlag for 1 avvik:

Psykologspesialisten samhandler ikke i tilstrekkelig grad med fastlegene ved at han ikke systematisk sender epikrise etter avsluttet behandling

Yngve Holmern, ass.fylkeslege
tilsynsleder
Steffen Torsnes, seniorrådgiver
medlem av tilsynsteamet

 

 

1.Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med avtalespesialist/psykologspesialist i perioden 25.11.2010 - 28.01.2011 . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Telemark gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Formålet med tilsynet er å vurdere om kravene i lovgivningen ivaretas, og om avtalespesialisten på systematisk måte sikrer kvalitet i tjenesten ut fra prinsipper som er nedfelt i internkontrollforskriften.

Tilsynet er gjennomført ved gransking av forhåndsinnhentet informasjon og stedlig dokumentgjennomgang, intervju med avtalespesialisten og besiktigelse av praksislokalene.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av spesialistens arbeid utenom de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn ti] å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten -spesielle forhold

Avtalespesialisten er psykolog med autorisasjon siden 1992, godkjent spesialist siden 2001. Avtalespesialisten har drevet selvstendig praksis siden 2001. Nå gjeldende avtale med Helse Sør-Øst regionalt helseforetak (RHF) er datert 01.02.2009 og innebærer 60 % stilling, og krav om 630 konsultasjoner pr. år.

Praksisen har vært drevet i nåværende lokaler siden 2001/2002. Lokalene ligger i en bygning med også annen helse- og næringsvirksomhet sentralt i kommunesenteret i Seljord. Det er godt tilrettelagt for bevegelseshemmede.

Det er etablert elektronisk journalsystem, PsykBase online. Elektronisk innrapportering til Norsk pasientregister (NPR) inngår som en de] av avtalen med RHF. Av rapporteringen til NPR framgår at avtalespesialisten i 2009 hadde 74 pasienter til i alt 806 kontakter. Av annen rapportering som PsykBase kan levere, framgår at det i 2009 var 28 nye pasienter, og at behandlingen ble avsluttet for 22 pasienter. Tilsvarende tall for 2011 var 24 nye og 23 avsluttede.

Praksisen drives som enepraksis uten hjelpepersonell.

Praksisens faglige profil er utredning og psykologisk behandling av voksne. I avtalen inngår også veiledning av helsepersonell. Veiledningen omfatter i praksis bl.a. psykologer i utdanningsstilling ved DPS Notodden/Seljord.

Pasientene er hovedsakelig voksne med angst og depresjonsproblematikk. De fleste henvisningene kommer fra fastleger, ca. 80 % av pasienter i 2009 og 20 l O var henvist av fastlege.

Standard brev til pasient med gjenpart fastlege er tatt i bruk for tilbakemelding på mottatt henvisning. Brevene inneholder bl.a. informasjon om ventetid.

Det er ikke etablert praksis med at epikrise sendes henvisende instans/fastlege ved avsluttet behandling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Varsel om tilsyn ble utsendt 25.11.201O.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 21.01.2011.

Intervjuer

Avtalespesialisten ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Befaring ble foretatt av lokalenes inngangsparti, venterom og av psykologkontoret. Sammen med avtalepsykologen ble det i tillegg gjort befaring i byggets underetg., i lokaler til Aspit, driftselskapet for datajoumalsystemet PsykBase.

Sluttmøte ble avholdt 21.01.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet følgende områder:

  • Mottak og håndtering av henvisninger
  • Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans, og i utredning og behandling av pasientene
  • Helsepersonellets oppfyllelse av plikter knyttet til føring av pasientjournal og oppbevaring av pasientopplysninger
  • Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres

5. Funn

Ved tilsynet framkom forhold som ga grunn til følgende avvik:

Avvik 1:

  • Avtalespesialisten samhandler ikke i tilstrekkelig grad med fastlegene ved at han ikke systematisk sender epikrise etter avsluttet behandling.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helsepersonelloven § 4 og Spesjalisthelsetjenesteloven § 2-2.

Avviket bygger på følgende:

  • Tilbakerapporteringen fra Helsedirektoratet etter innrapportering til NPR for 2009 viste at det ikke var sendt epikrise for pasienter der kontakt var avsluttet.
  • Gjennomgang av journalmateriale for 5 avsluttede kontakter i 2009 viste at det var skrevet epikrise til fastlege i kun ett tilfelle.
  • I intervju opplyser avtalespesialisten at han av kapasitetsgrunner ikke skriver epikriser, med mindre fastlegen etterspør det. Slik etterspørring fra fastlege forekommer svært sjelden.

Kommentar:

Ved mottak av epikrise vil fastlegen få vite at behandlingen hos spesialist er avsluttet og når dette skjedde. Epikrisen vil bidra til at fastlegen kan følge opp pasienten på forsvarlig måte. Innholdet i epikrisen må konkret vurderes ut fra dette formålet. Det forventes at epikrisen inneholder resyme av utredning, diagnose, differensialdiagnostiske overveielser, behandling, hva pasienten er informert om/avtaler gjort med pasient, og forslag til tiltak videre.

En epikrise vil kunne oppfylle krav til faglig forsvarlighet selv om den er kortfattet.

6. Regelverk

  • Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten.
  • Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell mv.
  • Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten med mer.
  • Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasientrettigheter.
  • Lov av 18.05.2001 om helseregistre og behandling av helseopplysninger.
  • Forskrift av 21.12.2000 nr 1385om pasientjournal.
  • Forskrift av 20.12.2000 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt i ekspedisjon av 06.01.2011 under forberedelsen av tilsynet:

  • Kopi av individuell avtale mellom avtalespesialisten og Helse Sør-Øst RHF
  • Avtalespesialistens skriftlige beskrivelse av sin praksis, sin faglige kompetanse og faglige vedlikehold og praksisens faglige profil
  • Helsedirektoratets tilbakemelding på aktivitetsdata innrapportert til HPR for 2009

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • l O pasientjournaler, fordelt på pågående og avsluttede pasientkontakter
  • l O henvisninger (de 5 første og de 5 siste mottatt i 20 l O)
  • Utskrift av rapport fra PsykBase: Henvisning og ventetid (for 2009 og 20 l O)
  • Utskrift av rapport fra PsykBase: Pasientpopulasjon (for 2009 og 201O)

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark:

  • Varselbrev av 25.11.2010
  • Dokumentasjonsoversendelse av 06.01.2011 (jf over)
  • Programbrev av 06.01.2011

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Avtalespesialisten

psykologspesialist

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver/jurist Steffen Torsnes
Ass.fylkeslege/spes. psykiatri Yngve Holmern (leder av tilsynsteamet)