Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav, herunder:

  • håndtering av henvendelser
  • kartlegging og innhenting av relevante opplysninger
  • om det foretas individuelle vurderinger og beslutninger

Det ble ved tilsynet avdekket funn som ga grunnlag for 2 avvik:

Bamble kommune sikrer ikke individuell behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp

Bamble kommune sikrer ikke at økonomisk stønad til nyankomne flyktninger ytes i henhold til lov om sosiale tjenester i NAV

Dato: 04.01.12

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Merethe H. Bonsaksen
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Bamble i perioden 13.05.11 -04.01.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Etter § 9 i lov om sosiale tjenester i NAV skal Fylkesmannen føre tilsyn med at kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bamble kommune har ca. 14 l 00 innbyggere. Bamble kommune er organisert etter 2-nivå modellen. NAV-leder er underlagt kommunalsjefområdet for kultur og oppvekst.

I tillegg til de obligatoriske tjenestene, har NAV Bamble ansvaret for arbeid med rusforebygging. Kontoret har 21 ansatte i tillegg til NAV-leder, og er organisert i veiledningsteam, oppfølgingsteam og markedsteam. Hvert team har en leder, men lederen er den samme for veiledningsteam og markedsteam.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.05.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt avholdt . Åpningsmøte ble avholdt 24.11.11.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i veiledningssenteret ved NAV Bamble.

Sluttmøte ble avholdt 08.12.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav, herunder:

  • håndtering av henvendelser
  • kartlegging og innhenting av relevante opplysninger
  • foreta individuelle vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1:

Bamble kommune sikrer ikke individuell behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18, 19, 21, 42 og 43, jf. fvl. §§ 17, 24 og 25 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Gjennomgang av 13 tilfeldig valgte mapper, viste:

  • Mangelfulle individuelle vurderinger i vedtakene
  • Mangelfull kartlegging av brukernes situasjon
  • I flere av mappene er det lite samsvar mellom søknad og vedtak
  • Mange vedtak inneholdt ikke opplysninger om hva stønaden var ment å skulle dekke (med mindre det var søkt om dekning av helt spesielle ting)
  • 10 av 13 mapper var det forhold det var grunnlag for å kritisere
  • Det er ulik oppfatning blant de ansatte hvorvidt gjeld skal tas med i vurderingen av sosialhjelpsbehovet
  • Det er ulik praksis blant de ansatte om når det skal føres journalnotat og hva som blir ført i notatene
  • Det framgår ikke av vedtakene at det er avtalt med bruker at for eksempel utgifter til strøm skal overføres direkte til kreditor
  • Det er ulik oppfatning blant de ansatte hvem som har fagansvaret for de sosiale tjenestene
  • Klagesaksavgjørelser fra Fylkesmannen går direkte til saksbehandler. Det er saksbehandlers ansvar å sørge for at disse blir tatt med til fagmøtene
  • Det er tilfeldig om ansatte i veiledningsteamet :far kjennskap til Fylkesmannens avgjørelser
  • Kontoret har ikke et system for å rette opp feil (avvikshåndtering) på det kommunale området
  • Ledelsen har ikke en systematisk gjennomgang av driften for å avdekke områder hvor det er fare for svikt

Avvik 2:

Bamble kommune sikrer ikke at økonomisk stønad til nyankomne flyktninger ytes i henhold til lov om sosiale tjenester i NAV.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i NAV§ 3

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • I rutinehåndbok for sosiale saker går det fram at behandling av økonomisk hjelp til etablering av flyktninger i kommunen ivaretas av flyktningetjenesten
  • Notat fra NAV Bamble viser at økonomisk stønad ti) livsopphold og etablering til flyktninger ytes av flyktningetjenesten i påvente av at introduksjonsprogrammet starter

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det er avdekket uklare ansvarsforhold på det reviderte området, noe som kan bidra til uklarhet knyttet til styring av de ulike oppgaver.

Det foreligger ikke et system for avvikshåndtering som er kjent for de kommunalt ansatte i NAV. Det er opp til hver enkelt saksbehandler å sørge for at klagesaksavgjørelser fra Fylkesmannen blir gjort kjent i oppfølgingsteamet. Det er tilfeldig hvorvidt disse avgjørelsene blir kjent i veiledningsteamet. Dette sikrer ikke at avgjørelsene blir benyttet i forbedringsarbeidet.

Ledelsen foretar ikke en systematisk gjennomgang for å avdekke områder der det er fare for svikt.

Bamble kommune har således ikke sikret at NAV Bambles vurderinger og beslutninger styres gjennom et dokumentert internkontrollsystem.

7. Regelverk

  • LOV 2009-12-18 nr 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-1 O ru 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) FOR-201 0-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjon/fullmakter innen NAV Bamble 2011
  • Arbeidsfordeling og organisering NAV Bamble veiledningsteam og oppfølgingsteam
  • Samarbeidsavtale mellom Bamble kommune og NAV Telemark
  • Reglement for delegasjon i Bamble kommune (ufullstendig)
  • Opplæringsplan for ansatte som arbeider med sosiale tjenester i NAV
  • Rutinehåndbok sosiale saker
  • Eksempel på vedtak om servicebehov for brukere ved NAV som har registrert seg som arbeidssøkere
  • Utskrift fra selvbetjening på nav.no
  • Samarbeidsavtale mellom NAV og VIVA (virksomhet for innvandring, voksenopplæring og aktivitørtjeneste)
  • Sjekkliste for deltakere i K valifiseringsprogrammet i Bamble
  • Oversikt over veiledende satser for sosialhjelp i Bamble kommune

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Dokumentasjon på delegasjon til hver enkelt saksbehandler
  • Notat om utbetaling av etableringsstøtte og livsopphold i påvente av introprogram
  • Reglement for delegasjon i Bamble kommune
  • Oppdatert oversikt over arbeidsfordeling og organisering
  • 20 siste vedtak om økonomisk sosialhjelp fram ti] O1.11.2011 med saksmapper
  • 15 siste søknader om nødhjelp med dokumenter samt vedtak fram til O1.08.2011
  • Fem siste vedtak om økonomisk sosialhjelp med saksmapper som gjelder nye brukere
  • Tre siste vedtak med saksmapper der økonomisk sosialhjelp ble utbetalt direkte til kreditor

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 13.05.11
  • Program for tilsynet, sendt på e-post 07.09.11
  • E-post datert 07.09.11 vedrørende dokumentert som skulle fremlegges under tilsynet

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Siri Bøgeberg

NAV-leder

X

X

X

Karianne Dawson

Teamleder, oppfølging

X

X

X

Cecilie Røraas

Teamleder, veiledning

 

X

X

May Britt Rogn

1. konsulent

X

X

X

Vidar Lager

1. konsulent

X

X

X

Gry Sortedal

1. konulent

 

X

X

Sølvi Løvstad

1. konsulent

 

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Inger Tveit Espeland, revisjonsleder
Hilde Bøyesen, revisor
Merethe H. Bonsaksen, revisor