Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere
  • Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon.
  • Oppfølging av rusmiddelmisbrukere i behandlingsopplegg.
  • Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold.

Dato: 06.01.12

Nina Eide
revisjonsleder 

Inger Tveit Espeland
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Drangedal kommune i perioden 01.07.11 - . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Drangedal kommune har 4 136 innbyggere.

Kommunen er inndelt i tre sektorer – sektor for Helse og velferd, sektor for Oppvekst og undervisning og sektor for Teknikk, landbruk og kultur. Rusarbeidet et lagt til Familiens Hus ligger under sektor for helse og velferd. Familiens Hus består av helsestasjon, dagaktivitetssenter, rus og psykiatri og barnevern.

Rus og psykiatri avdelingen består av to 100 % stillinger, en 80 % stilling, en 40 % stilling, samt leder og sekretær. Alle ansatte, med unntak av sekretæren, jobber med personer som har rusrelaterte vansker i tillegg til psykiske helseproblemer. 1,8 årsverk jobber spesielt mot rusmiddelavhengige.

Dagaktivitessenteret gir tilbud til rusmiddelavhengige en fast dag pr. uke, men de har også mulighet til å delta på andre dager som for eksempel er forbeholdt personer med psykiske helseproblemer. Dagaktivitetssenteret gir lavterskeltilbud til gruppa.

Drangedal kommune oppgir at de har 20 til 40 tunge rusmiddelavhengige.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.07.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.11.11.

Intervjuer

Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.11.11.

Hva tilsynet omfattet

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

Herunder:
Opplysning, råd og veiledning

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-1

Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-2 a, c, og d.

Rettssikring av tilgangen til støttetiltak

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-2 a, c, og d, 4-3, jf. 8-1.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

Herunder:
Oppfølging i behandlingsopplegg.

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd og 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. 4-1

Nødvendige tiltak ved avslutning av et institusjonsopphold.

  • Lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd og 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. 4-1

Funn

Avvik 1:

Drangedal kommune sikrer ikke at alle rusmiddelavhengige som mottar praktisk bistand og opplæring har enkeltvedtak.  

Myndighetskrav: §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, 4- 2 a, 4-3 jf. 8-1, Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Avviket bygger på:

  • Drangedal kommune har et lavterskeltilbud til rusmidde lavhengige hvor brukerne, i tillegg til det ordinære lavterskeltilbudet, får vedtakspliktige tjenester. Dette kan være transport, handling, opplæring i dagliglivets gjøremål, hjelp i hjemmet og kafebesøk. Tjenestene ytes over tid og det fattes i liten grad vedtak.
  • Tjenesten avtales mellom ansatt og bruker fra gang til gang.
  • Ved sykefravær eller annet fravær blant de ansatte blir brukere med vedtak prioritert.   Dette fører til at brukere av lavterskeltilbudet, som ikke har vedtak, får reduksjon eller opphør av tjenesten. 
  • Økt tjenestetilbud som følge av endret behov medfører ikke alltid nytt vedtak i gjeldende sak. 
  • Manglende vedtak fratar bruker muligheten til å klage på tjenesten.

Avvik 2:

Drangedal kommune sikrer ikke at vedtak om praktisk bistand og opplæring og støttekontakt, til rusmiddelavhengige, er i samsvar med lovgivningens krav til enkeltvedtak.  

Myndighetskrav: §§ 2-1 første og annet ledd, jf. 6-1, 4- 2 a og c, 4-3 jf. 8-1, jf. forvaltningslovens kapittel IV og V. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Avviket bygger på:

  • De gjennomgåtte vedtakene, tilsendt og framlagt under selve tilsynet, viser ikke tydelig innholdet i de tjenestene bruker er innvilget.  
  • Tjenestekontoret foretar en enkel kartlegging og fatter et generelt vedtak. Vedtakene kan eksempelvis inneholde følgende tjenester – det ytes hjelp til samtaler og praktisk bistand for å klare dagliglivets gjøremål. Det kommer ikke fram hvor mye av tiden  som skal gå til praktisk bistand og opplæring. Innholdet i praktisk bistand og opplæring er ikke definert. Når utfører mottar vedtaket må disse foreta en mer detaljert kartlegging for å igangsette de rette tjenestene.
  • Det fremkom under intervjuene og ved mappegjennomgang at få brukere har IP eller tiltaksplan.
  • Rutinen for saksbehandling ved tjenestekontoret blir ikke fulgt ved tildeling av praktisk bistand og opplæring og støttekontakt.
  • Det foreligger ikke en systematisk oppfølging av at saksbehandlingsrutinene blir fulgt.
  • Det finnes få skriftelige rutiner/prosedyrer for utførelse av tjenesten.
  • Det finnes en rutine for nedtegning og oppfølging av uheldige hendelser, men denne blir ikke aktivt brukt.

Vurdering av virksomhetens styringssystem

Krav til internkontroll innebærer at kommunens ledelse har ansvar for å sikre etterlevelse av sosialtjenesteloven og forvaltningsloven gjen nom systematisk styring og forbedringsarbeid.

Ved gjennomgang av Drangedal kommunes internkontrollsystem avdekket tilsynet områder med fare for svikt. Brukere av dagaktivitessenteret mottar tjenester uten at det er fattet vedtak. Tjenestens innhold og omfang avtales fra gang til gang. Ved redusert kapasitet i avdelingen må de ansatte prioritere brukere med vedtak. Brukere av dagaktivitetssenteret står dermed i farer for å miste sitt tilbud. Denne praksisen er med på å redusere brukers rettssikkerhet.

Vedtakene fremstår som svært generelle i ordlyden og det er ikke mulig for bruker å forstå hva han/hun konkret har fått bistand til. Dette gjør det vanskelig for utfører å vite hva slags hjelp som skal ytes overfor bruker. Når dette ikke er tydelig blir det utfordrende for bruker å klage på tjenesten. Utfører må foreta en ny kartlegging for å kunne gi de rette tjenestene. Drangedal kommune har en god prosedyre for saksbehandling. Prosedyren blir imidlertid ikke fulgt og kommunen har ikke system for at saksbehandlingsrutinene blir fulgt opp.

Det ligger til lederansvaret og følge opp den daglige driften og påse at tiltak og tjenester fungerer som planlagt. Dette kan blant annet gjøres ved å utarbeide rutiner som beskriver innhold og utførelse av tjenesten. Ledelsen har også ansvaret for at avvikssystemene i kommunen er kjent og i aktiv bruk av de ansatte.   

Regelverk

  • Lov om sosiale tjenester m.v. av 13. desember 1991
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 om helsetjenesten i kommunen etter lov av 13. desember 1991 om sosiale tjenester m.v.
  • Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart for Helse- og velferd.
  • Kompetanseutviklingsplan for Drangedal kommune ved vedlegg.
  • Administrativ sak vedr intern omorganisering i helse og velferd.
  • Administrativ sak vedr intern omorganisering i avdeling for psykisk helse, rusomsorg og barnevern.
  • Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Drangedal kommune 2009 – 2012.
  • Delegasjonsreglement for Drangedal kommune.
  • Brev – interndelegering av myndighet til Ole Ivar Luggens, fra 1. september 2011.
  • Brev – interndelegering av myndighet fra 01.11.2008 – Aud Elin Øygarden, rettet utgave pr. 16.09.2011.
  • Retningslinjer for opplysning, råd og veiledning.
  • Oppfølging av rusmiddelmisbrukere under behandling.
  • Saksbehandlingsrutiner ved Tjenestekontoret, Drangedal kommune.
  • Vedtak – bistand fra psykiatrisk hjemmetjeneste.
  • Vedtak – bistand fra psykiatrisk hjemmetjeneste.
  • Vedtak – bistand fra psykiatrisk hjemmetjeneste.
  • Vedtak – støttekontakt.
  • Vedtak – individuell støttekontakt.
  • Vedtak – individuell støttekontakt.
  • Vedtak – behov for rehabiliteringsopphold ved Notodden Rehabo.
  • Vedtak – avslag på dekning av opphold.
  • Vedtak – avslag om dekning av behandlingsopphold.
  • Søknad om pleie- og omsorgstjenester – samtaler/praktisk bistand.
  • Søknad om pleie- og omsorgstjenester – samtaler
  • Søknad om opphold ved Evangeliesenter.
  • Brev fra Evangeliesenteret – tillegg til søknad.
  • Søknad om pleie- og omsorgstjenester – rehabiliteringsopphold på Notodden Rehabo.
  • Søknad om forlenget garanti ved Notodden Rehabo.
  • Søknad om pleie- og omsorgstjenester.
  • Søknad omopphold på Evangeliesenter.
  • Brev fra Evangeliesenteret – tillegg til søknad.
  • Utskrift av internettsider fra Drangedal kommune – Psykiatri og rusomsorg.
  • Utskrift av internettsider fra Drangedal kommune – Rusmiddelmisbrukere – tiltak.

Ytterligere dokumentasjon

  • Prosedyre for intern delegering av fullmakter i Drangedal kommune – iverksatt fra 01.09.08.
  • Oversikt over ansatte i hjemmetjenesten – Stranna.
  • Oversikt over ansatte i hjemmetjenesten – Kroken.
  • Retningslinjer for klagenemnd.
  • Kvalitetssystem, Drangedal kommune – avvikshåndtering.
  • Organisasjonskart – Familiens hus.
  • Drangedal kommune – ny organisasjonsplan 2008. 

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tilsynet gjennomgikk mappene til de fem siste personene som hadde mottatt vedtak etter kapittel 4 i lov om sosiale tjenester.
  • Tilsynet gjennomgikk tre mapper på personer som hadde søkt om plass i omsorgsinstitusjon.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • 06.10.11 email til Drangedal kommune ved kontaktperson med forespørsel om ytterligere dokumentasjon.
  • Telefonsamtale med kontaktperson og sektorleder.
  • 28.10.11 brev og email til Drangedal kommune med program for tilsynsdagene.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Inger Naas Odden

Leder hjemmehjelp

x

x

x

Jørn C. Knudsen

Rådmann

x

x

 

Hilde Molberg

Sektorleder

x

 

x

Ole-Ivar Luggens

Leder Rus og Psykiatri

x

x

x

Mari Ellen Vøllestad

Ruskonsulent

x

x

x

Kittil Kittilsen

Sykepleier

x

x

x

Kari Vogsland

Støttekontakt-koordinator

x

x

x

Anne Moland

Miljøarbeider

x

x

x

Aud Elin Øygarden

Leder tjenestekontoret

 

x

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Nina Eide, revisjonsleder
Inger Tveit Espeland, revisor