Rapport fra tilsyn ved Grenland ungdoms- og familiesenter

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte området. Temaet for tilsynet var Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang.

Det ble avdekket ett avvik:

Institusjonen beslutter kroppsvisitasjon og ransaking av rom og eiendeler, uten at denne myndigheten er delegert til stedfortreder i seksjonssjefens fravær.

Dato: 27.07.11

Laila Christensen
revisjonsleder

Tove Dalene Wærnes
revisor

1. Innledning

Den endelige rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grenland ungdoms- og familiesenter i perioden 15.03.11 – 22.07.11. Revisjonen inngår som en del av fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd bokstav c, jf. § 5-7.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om institusjonen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak institusjonen har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av institusjonens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grenland ungdoms- og familiesenter er en statlig institusjon som omfatter Seksjon Kjørbekk og Prosjekt Larønningen. I tillegg har Grenland ungdoms- og familiesenter tilbud om oppfølging i hjemmet og i hybelleilighet (2 stk).

Seksjon Kjørbekk er en langtidsinstitusjon med 6 plasser, og gir tilbud om plassering etter barnevernloven §§ 4-4 femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26 til ungdom i alderen 13 – 18 år.

Prosjekt Larønningen er en langtidsinstitusjon med 2 plasser, som administrativt er underlagt seksjon Kjørbekk. Ungdom i alderen 13 – 18 år kan plasseres ved Larønningen etter barnevernloven §§ 4-4 femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26. Larønningen er tilpasset ungdom som ikke tilrådes en plass i større institusjoner og som trenger et forsterket tiltak i form av tett oppfølging og bemanning.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.03.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.06.11.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet 09.06.11.

1 person ble intervjuet 10.06.11.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble av avholdt 10.06.11.

4. Hva tilsynet omfattet

Hovedtema for dette tilsynet var ”Institusjonens rutiner og praksis for føring av tvangsprotokoller og behandling av klager på bruk av tvang”.

Tilsynet ble avgrenset til å undersøke om institusjonen fører tvangsprotokoller som sikrer ivaretakelse av ungdommenes klagerettigheter.

5. Funn

Avvik:

Institusjonen beslutter kroppsvisitasjon og ransaking av rom og eiendeler, uten at denne myndigheten er delegert til stedfortreder i seksjonssjefens fravær.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Barnevernloven § 5-9, jf. Rettighetsforskriften §§ 14 og 16, jf. Forskrift om internkontroll i institusjoner kapittel 2

Avviket bygger på følgende:

• Det framkom i intervjuene at ledende miljøterapeut gis myndighet til å beslutte kroppsvisitasjon og ransaking av rom og eiendeler i seksjonssjefens fravær.
• Det framkom i intervjuene at enhetsleder ikke blir kontaktet i seksjonssjefens fravær med spørsmål om å beslutte kroppsvisitasjon eller ransaking av rom eller eiendeler. Institusjonen har ikke utarbeidet egen arbeids- og funksjonsbeskrivelse for stillingen ledende miljøterapeut.
• Det framgår ikke av dokumentasjonen at noen er utpekt som seksjonssjefens stedfortreder.
• Det framgår ikke hvilken myndighet som er tillagt ledende miljøterapeut.

Kommentar:

Det følger av rettighetsforskriften §§ 14 og 16 at styrer eller stedfortreder kan bestemme om det skal foretas kroppsvisitasjon eller ransaking av beboerens rom og eiendeler.

Myndigheten til å treffe vedtak som er lagt til styrer eller stedfortreder, kan ikke delegeres utover dette. Det er ikke adgang for institusjonens leder å delegere myndighet til å beslutte kroppsvisitasjon eller ransaking til en annen enn en som er utpekt til å være ”stedfortreder” for styrer. Det vil være opp til den enkelte institusjon å organisere virksomheten på en hensiktsmessig måte innenfor regelverket.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17.07.1992
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.02.1967
• Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 12.12.2002
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.06.2008

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Institusjonsplan
• Rutinehåndbok inkludert arbeids- og funksjonsbeskrivelser og organisasjonskart
•  
• Liste over ansatte
• Rutiner for bruk av tvang
• Klagebehandling og føring av tvangsprotokoller
• 31 siste ferdigbehandlede tvangsprotokoller
• Avviksbehandling

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 siste ferdigbehandlede avviksmeldinger
• Korrespondanse mellom virksomheten og fylkesmannen:
• Brev av 15.03.11 fra fylkesmannen med varsel om tilsyn
• Brev fra Grenland ungdoms- og familiesenter av 29.04.11med oversendelse av etterspurt dokumentasjon
• E-post av 11.05.11 fra fylkesmannen med program og oversikt over deltakere i intervjuene
• E-post av 11.05.11 fra fylkesmannen med endringer og endelig program for tilsynsbesøket
• Foreløpig rapport sendt institusjonen 15.06.11
• Brev fra virksomheten den 01.07.11 om at det ikke var framkommet faktafeil eller misforståelser i den foreløpige rapporten

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Tove Dalene Wærnes, sosionom (revisor) Laila Christensen, jurist (revisjonsleder)