Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboene barn barneverntjenesten i Notodden og Hjartdal - vertskommune Notodden 2011

Sammendrag

Fylkesmannen i Telemark gjennomførte i perioden 11.5.2011 - 28.10.2011 tilsyn med barneverntjenesten i Notodden og Hjartdal - vertskommune Notodden. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2011.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Undersøkelser i barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester (barnevernloven) § 4-3

Evaluering av hjelpetiltak, jf. barnevernloven § 4-5

Det ble avdekket to avvik:

Avvik 1:

Notodden kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov eller forskrift

Avvik 2:

Notodden kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Dato: 28.10.2011

Merete Haugen
revissjonsleder

Laila Christensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Notodden kommune, barneverntjenesten i Notodden og Hjartdal i perioden 11.5.2011-28.10.2011.

Dette tilsynet er en del av det landsomfattende tilsynet som Statens Helsetilsyn har initiert gjennomført overfor kommunale barneverntjenester i 2011.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter barnevernloven § 2-3 fjerde ledd bokstav a. Statens helsetilsyns hjemmel for å gi føringer og valg av tema og tilsynsmetode, følger av barnevernloven § 2 - 3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Notodden og Hjartdal er to nabokommuner med en samlet befolking på ca 13 800 innbyggere (Notodden 12 200, og Hjartdal ca 1600).

Kommunene har gjennom flere år hatt felles barneverntjeneste, jf. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommunelova) § 28 b, Notodden er vertskommune for samarbeidsordningen. Notodden og Hjartdal barneverntjeneste har faste lokaler i Notodden. De er midt i en prosjektperiode hvor det utprøves en ordning med en fast kontordag i uken i Hjartdal kommune.

Barneverntjenesten er sammen med Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT), lokalisert i det som kalles Familiehuset i Notodden. Familiehuset er et tverrfaglig samordnet tilbud til barn og unge og deres familier. Her er også helsestasjon og voksenopplæring. Nav og brukerorganisasjonen KREM er representert med faste kontortider.

Barneverntjenesten består av barnevernleder, nestleder og en kontorfullmektig, i tilegg til disse er det 8 fagstillinger. Disse er organisert i to team, undersøkelse - mottaksteam og et tiltaksteam. Barneverntjenesten er administrativt lagt under seksjon Oppvekst. Barnevernleder rapporterer til seksjonssjef, som i sin tur rapporterer til rådmannen.

Det opplyses at barnevernstjenesten har vært i en vanskelig bemanningssituasjon over en lengre periode. I tilegg har de nylig hatt skifte av barnevernleder som ble ansatt kort tid før tilsynsbesøket.

Det ble opplyst at de hadde blitt styrket med to nye ansatte siste halvår. En stilling er finansiert over kommunens ordinære budsjett, og en (0,8% stilling) etter tildeling fra statlige øremerkede midler.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.5.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet 8, Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 5.9.2011. Intervjuer

Syv personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 8 Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 7.9.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

De to hovedtemaene er den kommunale barneverntjenestens arbeid med undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3 og evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5. Barns rett til medvirking står sentralt og er et undertema til begge hovedtemaene. Medvirking i denne sammenhengen vil i denne sammenhengen si barns rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Formålet med dette tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til barn som bor hjemme gjøres på en slik måte at barn og unge på disse områdene får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid.

Barnevernets arbeid med undersøkelser er grunnlaget for å sikre at barn som trenger det, skal få hjelp til rett tid. Kvaliteten på undersøkelser er avgjørende for iverksetting av riktige tiltak til barn og unge og deres familier.

Det er sentralt for barn og deres foresatte at tiltak fungerer som forutsatt og derfor er evaluering av disse tiltakene viktig. Barneverntjenesten må derfor være oppdatert på om barna til enhver  tid får den hjelpen de trenger og at tiltakene justeres i tråd med eventuelle endringer i deres behov. Barns rett til å bli hørt er nedfelt både i nasjonal barnevernlovgiving og i FNs barnekonvensjon om barns rettigheter.

5. Funn

Avvik 1:

Notodden kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i henhold til krav fastsatt i lov eller forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 4-3
• Barnevernloven § 6-1, jf. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltingsloven) §§ 11 d, 17 og 18
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Det fremgikk av intervjuene at det ikke var praksis for å utarbeide plan for undersøkelsen. Det forelå ikke skriftlig plan for undersøkelsen i noen av de 15 gjenomgåtte saksmappene.
• Det er få spor av evalueringer underveis i pågående undersøkelser
• Det fremkom ikke i alle saksmappene dato for når melding ble gjennomgått, og dato for når undersøkelse ble påbegynt og avsluttet
• Kommunen har ikke retningslinjer som ivaretar barns rett til å bli informert og gitt anledning til å uttale seg før det tas avgjørelser som angår barnet. Det er ikke dokumentert hvilke vurderinger som ligger til grunn for å unnlate å prate med barn.
• Det utarbeides ikke skriftlig sluttrapport med tydelige og klare konklusjoner fra undersøkelsen
• Kommunen har ulik praksis for innhenting av samtykke når de skal innhente informasjon fra andre instanser i undersøkelsen
• Det forelå ikke skriftlig samtykke i saksmappene. Det var ikke alltid dokumentert at det var innhentet muntlig samtykke
• Kommunen dokumenterer i liten grad løpende sentrale opplysninger i en sak.
• Det forelå i liten grad tilstrekklig dokumentasjon av barnevernfaglig vurderinger av foreldrenes omsorgskompetanse og barnas bistandsbehov
• De ansatte hadde ulik forståelse av hva som skulle dokumenteres og hvilke status de ulike dokumentene skulle ha.
• Det forelå ingen opplæringsplan, og heller ikke plan for opplæring av nyansatte
• Det gjennomføres ikke brukerundersøkelser
• Det var ikke etablert et system for avvikshåndtering på området undersøkelse, og hvordan eventuelle avvik skulle behandles var ikke kjent for de ansatte.

Kommentar:

Den mangelfulle dokumentasjonen vanskeliggjorde at opplysninger i en sak kunne vurderes samlet, slik at det ble tydelig hvilke opplysninger og vurderinger som lå til grunn for barnevernstjenestens beslutning.

Avvik 2:

Notodden kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Barnevernloven § 4-5
• Barnevernloven § 6-1, jf. forvaltingsloven §§ 11 d, 17 og 18
• Internkontrollforskriften § 4

Avviket bygger på følgende:

• Tiltaksplan blir utarbeidet lenge etter at vedtak blir fattet
• Det forlå ikke retningslinjer for evaluering av hjelpetiltak
• Det fremkom av intervjuene at det blir foretatt evalueringer av hjelpetiltak, men disse var i liten grad dokumentert
• Informasjon om barnets totale omsorgssituasjon og effekten av tiltakene var i liten grad belyst i evalueringsarbeidet
• Kommunen har ikke retningslinjer som sørger for at barnets rett til medvirking blir ivaretatt i evalueringen av hjelpetiltak
• Kommunen dokumenterer i liten grad nødvendig og relevante opplysninger og vurderinger forløpende i arbeidet med evaluering av hjelpetiltak
• Kommunen dokumenterer i liten grad informasjon som fremkommer i samtaler med barn og foreldre.
• Det forelå ingen generell opplæringsplan for barneverntjenesten. Det forelå ingen plan for opplæring av nyansatte
• Det var ikke etablert et system for avvikshåndtering på området tiltak, og hvordan eventuelle avvik skulle behandles var ikke kjent for de ansatte.

6. Vurdering av styringssystemet

Forskrift om internkontroll for kommunes oppgaver etter barnevernloven pålegger kommunen å sikre og å dokumentere at de etterlever myndighetskrav, jf. barnevernloven § 2-1, 2 ledd. Internkontrollforskriften inneholder spesifikke krav til styring og ledelse. Barnevernloven inneholder regler som både dreier seg om innhold i tjenesten og krav til styring og ledelse og disse må sees i sammenheng med kravene i internkontrollen.

Tilsynets undersøkelser viste at Notodden kommune hadde mangler i sin internkontroll på de reviderte områdene. Dette var de kjent med, men de hadde forventinger om at økt bemanning og satsing på nytt saksbehandlingssystem skulle bidra til positiv kvalitetsforbedring av virksomheten

Kravet til internkontroll i barneverntjenesten var lite kjent blant de ansatte. Tilsynet ble overrakt en perm som omhandlet internkontroll i barneverntjenesten. Permen var utarbeidet i 2008 av en tidligere barnevernsleder, men var ikke blitt implementert, eller gjort kjent blant de ansatte.

Virksomheten hadde ikke et system for å fange opp avvik på de reviderte områdene.

Intervjuene viste at det var lite kunnskap om hva som er å anse som et avvik og hvordan dette skulle håndteres for å unngå at nye avvik oppstod.

Revisjonen avdekket mangler i virksomhetens dokumentasjon av den løpende saksbehandlingen på begge de reviderte områdene. Det fremkom under intervjuene at manglende dokumentasjon skyldes stort arbeidspress og mangel på tid. I denne forbindelse hadde de ansatte blitt bedt om å prioritere direkte klientarbeid foran skriftlig nedtegnelser.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989
• Lov om barnevernstjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (barnevernloven)
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2.oktober 1967 (forvaltingsloven)
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnevernloven

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Administrativ delegasjon i Notodden kommune
• Årsbudsjett 2011/ Økonomiplan 2011.
• Personalhåndbok Barneverntjenesten i Notodden og Hjartdal
• Rutinehåndbok
• Diverse sjekklister vedr. undersøkelse og tiltak, m.m
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Liste over undersøkelsessaker avslutta i 2010
• Liste over saker med hjelpetiltak 2010
• Årsmelding 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oppdragsbrev 2011 Notodden og Hjartdal barnevern
• Interkommunal samarbeidsavtale Notodden og Hjartdal
• Internkontroll barneverntjenesten
• Loggbok fra fagmøter 03/11 -
• 15 saksmapper, avsluttede undersøkelser siste halvår 2010
• 8 saksmapper, aktive eller avsluttede hjelpetiltak siste halvår 2010

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Tove Dalene Wærnes, revisor, Laila Christensen, revisor og Merete Haugen, revisjonsleder.