Helsetilsynet

Sammendrag

Helsetilsynet og Fylkesmannen i Telemark gjennomførte tilsyn med helse- og sosialtjenesten til hjemmeboende eldre i Porsgrunn kommune. Statens helsetilsyn har vedtatt en fireårig satsing (2009)

2012) for tilsyn med tjenester til eldre. Dette tilsynet inngår som en del av denne satsingen. Parallelt med dette tilsynet gjennomførte vi tilsyn med 2 fastleger i Porsgrunn med samme tema. Funnene fra disse tilsynene er omtalt i egne rapporter.

Tema for tilsynet var:

  • Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demens hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak om helse-og sosialtjenester.
    Herunder eventuelt samarbeid med fastlegen om utredning/kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, og om kommunen samarbeider med fastlegene om oppfølging av demenssykdom
  • Kommunens ivaretakelse av grunnleggende behov hos personer med demens
  • Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demens

Ved dette tilsynet ble det påpekt følgende 2 avvik:

  1. Kommunen har ikke system som sikrer at legetjeneste og hjemmetjeneste ved behov samarbeider ved diagnostisering og oppfølging av pasienter med mulig demensutvikling
  2. Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad identifisering og oppfølging av pasienter med mental svikt eller med endrede behov som følge av sykdomsutvikling

Dato: 6. juli 2011

seniorrådgiver Audhild Arnesen
revisjonsleder

ass. fylkeslege Yngve Holmern,
revisor

 

rådgiver Trine Evensen
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Porsgrunn kommune, hjemmetjenesten Vest i perioden 31.01.2011 - 06.07.2011. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Telemark og Fylkesmannen i Telemark gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av ]ov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Omsorgstjenesten i Porsgrunn kommune ledes av kommunalsjef. Kommunen er inndelt i 5 hjemmetjenestesoner. Hjemmetjenesten Vest er en av de 5 sonene. Hjemmesykepleie og hjemmehjelpstjenesten er en integrert tjeneste under felles leder. Virksomheten består av 3 deler: Zimmermannsløkka omsorgsboliger med stasjonær døgnbemanning., hjemmetjenesten som gis til områdene Vestsiden, Sundjordet og Jønholtdalen, og omsorgstilbud til en enkeltbruker der tjenesten er organisert i team. Pr 31.12. 201 O hadde sonen totalt 306 brukere og 26, 8 stillingshjemler. Det har vært økning i antall brukere fra 2008, uten at det har ført til personelløkning. Som fagsystem benyttes Gerica, og alle rapporterer i dette systemet.

Legetjenesten er organisert under annen kommunalsjef. I Porsgrunn kommune er det til sammen 34 leger med avtale om fastlegepraksis. Hjemmetjenesten i sone Vest gir tjenester til pasienter som samlet sett har 46 fastleger. Kontakten mellom fastleger og hjemmetjenesten er ikke regulert i faste avtaler, men det tas kontakt etter behov.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.01.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 12.04.2011.

Intervjuer

l1 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.04.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

  • Kommunens evne til å identifisere og følge opp mulig utvikling av demens hos hjemmeboende eldre, avgrenset til de med vedtak om helse-og sosialtjenester.
    Herunder eventuelt samarbeid med fastlegen om utredning/kartlegging ved spørsmål om demensdiagnose, og om kommunen samarbeider med fastlegene om oppfølging av demenssykdom.
  • Kommunens ivaretakelse av grunnleggende behov hos personer med demens
  • Kommunens evne til å identifisere og følge opp endrede behov for tjenester hos hjemmeboende eldre med demens.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen har ikke system som sikrer at legetjeneste og hjemmetjeneste samarbeider ved diagnostisering og oppfølging av pasienter med mulig demensutvikling

Avvik fra følgende myndighetskrav: Kommunehelsetjenesteloven (khl §§ 1-1, 1-3a, 2-1, kvalitetsforskrifta § 3, helsepersonelloven (hpl) §§ 39 og 40, jf forskrift om pasientjournal § 8, internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Det er ikke inngått skriftlig samarbeidsavtaler mellom legetjenesten og hjemmetjenesten i kommunen
  • Ved journalgjennomgang er det rapportert om enkelthendelser knyttet til demensutvikling som ikke er videreformidlet til fastlege.
  • Det er ikke nedfelt i prosedyrer hvem som har ansvar for å kontakte fastlege i tilfeller som nevnt over.
  • Ved intervju fremkom det at det er ønskelig med nærmere samarbeid med fastlegene.
  • Hjemmetjenesten får sjelden tilbakemelding fra fastlegen der hjemmetjenesten har tatt kontakt. Unntaket er ved medikasjon.
  • Ved gjennomgang av pasientjournalene i Gerica fant vi få eksakte diagnoser på pasienter med hukommelseslidelser.
  • Kommunen oppfyller ikke rammeavtalen innen fastlegeavtalen pkt. l 0.5.
  • Kommunen bruker ikke aktivt selv samarbeidsutvalg og allmennlegeutvalg til å utvikle samarbeidet mellom legetjenesten og hjemmetjenesten med hensyn til diagnostisering og oppfølging av pasienter med mulig demens.

Kommentar: Fastlegen har ansvar for å følge opp de pasienter han/hun ha på sin liste. Dette gjelder i særlig grad pasienter med kroniske plager og omfattende helsesvikt som ved demenssykdom. Kommunen kan ikke stille ensidige krav til legens deltakelse men det er en forutsetning for forsvarlige tjenester at kommunen legger til rette for samarbeid mellom fastlege og hjemmetjenesten.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad identifisering og oppfølging av pasienter med kognitiv svikt eller med endrede behov som følge av sykdomsutvikling.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Kommunehelsetjenesteloven§§ l-3a, 2-1, l. ledd, sosialtjenesteloven§ 4-3 jfr. 4-2, helsepersonelloven § 16, lov om statlig tilsyn § 3 og forskrift om internkontroll § 4, forskrift om pasientjournal §§ 4, l. ledd og 5. Kvalitetsforskriften§ 3, helsepersonelloven § 39,40, jf. forskrift om pasientjournal §5.

Avviket bygger på følgende:

  • Helsedirektoratets kartleggingsverktøy for demensutredning i kommunehelsetjenesten fra 2009 er ikke tatt i bruk av hjemmetjenesten.
  • De tiltaksplanene som ble gjennomgått var av lavt presisjonsnivå på hva som skulle observeres i forhold til kognitiv svikt. Eksempelvis sto det i flere planer: «observere kognitiv svikt, se etter at alt er greit».
  • Rapporteringene i Gerica inneholdt få journalførte observasjoner som var av betydning for vurdering av kognitiv tilstand. Observasjonene omtalte mest pasientens fysiske funksjon/ tilstand.
  • Ut fra journal gjennomgang ser det ut til at enkelthendelser av betydning for vurdering av demensforløp ikke alltid er tolket. Enkelthendelser blir i liten grad fulgt opp internt i pleie-og omsorgstjenesten.
  • Avvik fra tiltaksplanen blir ikke ført som avvik i kvalitetssystemet
  • Pasientjournalene inneholder i liten grad opplysninger om medisinsk behandling.
  • Kommunikasjonen med fastlegene skjer per telefon, men beskjeder som blir gitt finnes i liten grad igjen i pasientjournalene
  • Pårørendes informasjon blir ikke systematisk innhentet som ledd i kartlegging og oppfølging.
  • Ved intervju og dokumentasjonsgjennomgang framgår det at det er inntil 20-25 tjenesteytere per måned som yter tjenester til enkelte brukere med hukommelsessvikt per måned.
  • Pasientopplysninger finnes på fire ulike steder (Gerica, papirjournal, hjemmejourna], medisinpermer). Ved Zimmermannløkka er det i tillegg egne permer med pasientopplysninger av betydning for daglig drift. Det er ikke vist til tilleggsjournalene i hovedjournalen.

Kommentar: Tilbud til pasienter med demens har krav på rimelig grad av forutsigbarhet, regelmessighet og trygghet. Da demente ikke alltid kan gi uttrykk for hvordan deres tilstand oppleves, blir det enda viktigere å ha faste pleiere som kan følge med, gjøre observasjoner, ta egne vurderinger, og reagere når det er endringer hos pasient. Kontinuitet forutsetter også kompetanse, god oversikt og løpende dokumentasjon.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunens ledelse skal gjennom sine styringssystemer/sin internkontroll sørge for at virksomheten drives i henhold til gjeldende lover og forskrifter, for derigjennom å sikre forsvarlig drift. Tilsynet har avdekket at det styringssystemet kommunen har etablert, fortsatt har noen mangler.

Porsgrunn kommune har innført Kvalitetslosen som et internkontrollsystem, som inneholder styringsdel og mange relevante prosedyrer. Det er utarbeidet prosedyrer som gjelder tema demensomsorg, men som ikke er tatt i bruk. Linjeansvaret i organisasjonen er klart og oppgavene er fordelt. Avviksmeldinger brukes, men i forhold til tilsynets tema blir avvikssystemet ikke brukt av de ansatte. Avvik blir dermed ikke brukt aktivt som redskap for kvalitetsforbedring i demensomsorgen.

Kommunens ledelse var bare delvis kjent med de forhold som ble avdekket, noe som betyr at det ikke foreligger tilstrekkelige rapporteringsrutiner. Manglene som vi avdekket skyldes etter vår vurdering manglende systematiske tiltak for å følge med på, fange opp og korrigere mangler i tjenesteytingen.

Kommunen benytter ikke rammeavtalen om fastlegeavtalen for å fremme samarbeid. Viser til punktene 4.1.2., 4.2.2. og 10.5 i avtalen. Kommunens ledelse gir lite føringer til fastlegers kommunale plikter og til samarbeidsrutiner, for å sikre medisinske opplysninger om behandling mellom fastlege og hjemmesykepleien.

7. Regelverk

  • Lov av 19.11.1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 13.12.1991 nr 81 om sosiale tjenester
  • Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell mv.
  • Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 04.12.1992 nr 915 til lov om sosiale tjenester m.v.
  • Forskrift av 27.06.2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift av 21.12.2000 nr 1385 om pasientjournal
  • Forskrift om fastleger og Rammeavtalen mellom KS og Dnlf om allmennlegepraksis i fastlegeordningen (ASA 431 O

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Brev av 14.03.2011 med oversendt kopi av følgende dokumenter:

  • Organisasjonskart.
  • Stillingsbeskrivelse virksomhetsleder.
  • Stillingsbeskrivelse fagleder.
  • Stillingsbeskrivelse sykepleier med gruppelederfunksjon.
  • Stillingsbeskrivelse hjelpepleier med gruppelederfunksjon.
  • Stillingsbeskrivelse sykepleier.
  • Stillingsbeskrivelse hjelpepleier.
  • Stillingsbeskrivelse sekretær.
  • Ansatte i hjemmetjenesten Vest.
  • Årsrapport 2010
  • Mistanke om demens hos bruker.
  • Observasjonstiltak i forhold til personer med demens.
  • Avviksprosedyre.
  • Primærkontakters oppgave.
  • Ernæringsjournal.
  • Førstegangssamtaler.
  • Introduksjon nyansatte.
  • Pårørendeskolen.
  • Kursplan opplæring ufaglærte sommervikarer.
  • Tjenesteerklæring for hjemmesykepleie.
  • Tjenesteerklæring for praktisk bistand i hjemmet.
  • Tjenesteerklæring for helse og aktivitetssentrene.
  • Dagopphold for yngre personer med demens.
  • Pleie og omsorg utenfor institusjon - saksbehandling.
  • Revurdering av vedtak.
  • Internopplæring 2010.
  • Utviklingsplan 2010.
  • Utviklingsplan 2011.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Pasientdokumentasjon for 14 pasienter. Disse hadde i alt 5 fastleger, hvorav 2 av disse fastlegene har hatt tilsyn i 2011.
  • Eksempel på hjemmejoumal til bruker
  • Avviksmeldinger

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Telemark/Fylkesmannen i Telemark:

  • Varsel om tilsyn 31.01. 2011.
  • Dokumentasjon fra kommunen 14.03.2011.
  • E-post fra kommunen vedrørende tilleggsdokumentasjon 15.03.2011
  • Forslag til program 22.03.2011.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Nanfrid Aasmoe

Virksomhetsleder

X

X

X

Tonje L. Roligheten

Gruppeleder /sykepleier

X

X

X

Anette Lasch

Hjelpepleier

X

X

X

Solfrid Semb

Sykepleier /fagleder

X

X

X

Aud Fleten

Kommunal sjef

X

X

X

Anikken Sjøstedt

Hjelpepleier /gruppeleder

X

X

X

Lisbeth Kallåk

Hjelpepleier /gruppeleder

X

X

X

Bent Poulsson

Kommuneoverlege

 

X

X

Terje Nygård

Virksomhetsleder

 

X

 

Per Wold

Rådmann

 

X

 

Ellen Tangen

Hjemmehjelp

 

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Ass.fylkeslege Yngve Holmern, rådgiver Trine Evensen og seniorrådgiver Audhild Arnesen