Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV Sauherad kommune 2011

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Sauherad kommune v/Nav Sauherad sikrer en forsvarlig  behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig  håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet,  stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov. Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ved tilsynet avdekket forhold som gav grunnlag for følgende avvik:

Avvik 1:

Sauherad kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas ved henvendelser  i veiledningssenteret.

Sittegruppe for ventende brukere er plassert i for kort avstand fra skranken.

Avvik 2:

Sauherad kommune sikrer ikke individuell behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp

Dato: 30.11.2011

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Hilde Bøyesen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden 13.05.2011-30.11.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester NAV etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sauherad kommune har 4321 innbyggere. Kommunen er organisert etter en 2 nivå modell med 16 enheter, og hvor rådmannen pr dd har fagansvaret for pleie, helse og velferd. Rådmannen ble ansatt inneværende år. NAV leder er nettopp ansatt, hun er også NAV leder inabokommunen (50% i hver). Dette er en prøveordning ut 2012. NAV kontoret har totalt 9,2 årsverk. Kommunen har hatt en positiv utvikling når det gjelder unge sosialhjelpsmottakere.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.05.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 28.09.2011 .

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet
Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved .

Sluttmøte ble avholdt 29.09.2011.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskrifter, herunder;

• Håndtering av henvendelser
• Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
• Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

5. Funn

Avvik 1:

Sauherad kommune sikrer ikke at taushetsplikten ivaretas ved henvendelser i veiledningssenteret. Sittegruppe for ventende brukere er plassert ifor kort avstand fra skranken.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om sosiale tjenester i NAV § 44, jf. fvl. §§ 13 til 13e og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Veiledningssenteret er slik utformet at taushetsbelagte opplysninger kan høres av andre brukere som oppholder seg i lokalet
• I intervjuene kom det fram at det i enkelte situasjoner er vanskelig å unngå at personsensitive opplysninger blir overhørt av andre brukere som oppholder seg i veiledningssenteret
• Medlem av revisjonsteamet overhørte samtale i front da vedkommende satt i sittegruppen
• Brudd på taushetspliktsbestemmelsene blir ikke registrert eller rapportert og brukt i virksomhetens forbedringsarbeid

Avvik 2:

Sauherad kommune sikrer ikke individuell behandling av søknader om økonomisk sosialhjelp.

Avvik fra følgende myndighetskrav:
Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18, 19,21, 42 og 43, jf fvl §§ 17, 24 og 25 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

Avviket bygger på følgende observasjoner:
Gjennomgang av 13 tilfeldig valgte mapper, hvorav 7 var nødhjelp, viste:

• Mangelfullt utfylte søknader, flere av dem inneholdt kun opplysninger om hva det ble søkt om hjelp til og underskrift av søker
• Søknader inneholdt ikke opplysninger om helse og sosiale forhold
• Søknadene manglet oppdatert kartlegging
• Vedtakene inneholdt ikke opplysninger om hvordan stønadsbeløpet var beregnet Vedtakene inneholdt ikke opplysninger om hva stønadsbeløpet var ment å skulle dekke Det framgikk ikke av vedtakene om det var foretatt en individuell vurdering av stønadsform
• I en av seks mapper var avslag på økonomisk sosialhjelp ikke begrunnet
• Det var ulik oppfatning av hva som var nødvendig dokumentasjon
• Det var ulik oppfatning av hva som var nødvendig å kartlegge av økonomiske, sosiale og helsemessige forhold
• Det var ulik oppfatning av hvilke saker som skulle tas med til drøftingsmøte
• Kvalitetslosen- prosedyre for økonomisk sosialhjelp- legger i liten grad opp til individuelle vurderinger
• Ved søknad om nødhjelp er vurderingen mangelfull. Dette fremkom både ved mappegjennomgang og intervju
• Opplæringen er i stor grad basert på "skulder til skulder opplæring" og den som trenger opplæring må selv ta initiativ
• Virksomheten har en kompetanseplan, men det er ikke utarbeidet konkrete opplæringstilstak.
• De ansatte har ikke deltatt i utarbeidelse av kompetanseplanen.
• Kompetansebehovet i virksomheten er ikke kartlagt
• Virksomheten har ikke et system for å håndtere uønskede hendelser, og bruke dette systematisk i forbedringsarbeidet

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i NAV
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Sauherad kommune 2009
• NAV Sauherad l oppgavefordeling pr. O1.07.11
• Internkontroll fro NAV Sauherad
• Samarbeidsavtale mellom Sauherad kommune og NAV Telemark datert 30.06.2008
• Kompetanseplan perioden 2011-10-07
• Rutiner for økonomisk- l gjeldsrådgi
• Delegert tilvisningsfullmakt fra rådmann til NAV leder Tove Merethe Birkelund datert 14.065.2011
• Arbeidsbeskrivelse markedsteam
• Arbeidsbeskrivelse Oppfølgingsteam
• Arbeidsbeskrivelse veiledningsteam
• Rutine for morgenmøter
• Rutine for drøftingsmøter

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 13 saksmapper
• Tilvisningsfullmakt fra rådmannen til NAV ledr Målfrid Nygård Laskemoen, og med videredelegering til Gro Firingen og Tore Prestrud Astad, datert 14.09.2011

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev vedr varsel om tilsyn datert 13.05.2011
• E-post med oversikt over ansatte datert 19.09.2011
• Program datert 21.09.2011
• E-post datert 21.09.2011 vedr saksmapper som ønskes fremlagt under tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hilde Bøyesen, revisor
Merete Bonsaksen, revisor
Inger Tveit Espeland, revisjonsleder