Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn i Siljan kommune 2011

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Undersøkelser i barneverntjenesten, jf. Lov om barneverntjenester (barnevernloven) § 4-3

Evaluering av hjelpetiltak, jf. Barnevernsloven § 4-5

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknad.

Dato: 09.11.11

Laila Christensen
revisjonsleder

Tove Dalene Wærnes
revisor

Merete Haugen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Siljan kommune i perioden 09.05.11 - 09.11.11. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og har grunnlag i veileder for landsomfattende tilsyn for 2011, initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten, jf. barnevernloven § 2-3 fjerde ledd bokstav a). Statens helsetilsyn sin hjemmel for å gi føringer for valg av tema og tilsynsmetode, følger av barnevernloven § 2-3 b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de temaene tilsynet omfatter;
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres;
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områdene tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Siljan kommune har ca. 2 400 innbyggere og er en landkommune i østre utkant av Grenland i Telemark, en tettstedsregion med vel 100 000 innbyggere. Det er beskjeden nærings­ virksomhet og få arbeidsplasser i bygda. Mer enn halvparten av arbeidstakerne i Siljan jobber i nabokommunene Skien, Porsgrunn og Larvik. Kommunen profilerer seg som "den gode bostedskommunen" og har satset på å være attraktiv for barnefamilier. Nær 25% av kommunens innbyggere er mellom O og 17 år.

Kommunen har organisert sine tjenesteområder slik at barneverntjenesten hører inn under avdeling for oppvekst sammen med grunnskole, barnehage, pedagogisk-psykologisk-tjeneste, helsestasjon og skolehelsetjeneste, habilitering og forebyggende arbeid for barn og unge.

Dette betyr at alle tjenester for barn og unge, både allmenne tiltak og hjelpetjenester, er samlet administrativt og faglig. Avdelingens leder, oppvekstsjefen, er også barnevernleder tillagt alle fullmakter etter barnevernloven. De ansatte i barneverntjenesten har også andre oppgaver. Barneverntjenesten har i underkant av to årsverk fordelt på fire ansatte.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel sendt ut 09.05.11. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet, er gitt i kapittel 7 Dokumentunderlag.

Åpningsmøte avholdt 15.09.11.

Gjennomgang av saksmapper/verifikasjon gjennomført 15.09.11.

Intervjuer gjennomført 16.09.11. Fem personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjonen som ble gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittel

7 Dokumentunderlag.

Sluttmøte avholdt 16.09.11.

4. Hva tilsynet omfattet

De to hovedtemaene for tilsynet var den kommunale barneverntjenestens arbeid med

• undersøkelser, jf. barnevernloven § 4-3
• evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven § 4-5.

Barns medvirkning, det vil her si rett til å bli informert og til å uttale seg, var et sentralt tema under begge hovedteamene.

Fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at undersøkelsene i barneverntjenesten gjennomføres i tråd med kravene i lov og forskrift slik at barn sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid;

• barns rett til å medvirke blir ivaretatt både i undersøkelses- og evalueringsfasen;
• alle som mottar hjelptiltak har tiltaksplaner og at tiltakene evalueres regelmessig;
• alle aktuelle parter er med i evalueringen;
• svikt på noen av de reviderte områdene blir fanget opp, rettet opp og forebygget.

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknad.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barnvemtjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Årsmelding 2010
• Kompetanseplan 2011-14
• Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
• Oversikt over kommunens internkontrollsystem
• Rutinehåndbok/rutiner for barneverntjenesten
• Årshjul/forfallsregister
• Tjenesteanalyse 2009- barneverntjenesten
• Liste over saker avsluttet i 20 l O
• Liste over saker med hjelpetiltak som er aktive eller avsluttet i 2010

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av saksmapper:
  - 10 saksmapper der undersøkelsen er avsluttet
  - 9 saksmapper der hjelpetiltak er aktive eller avsluttet
• Stillingsbeskrivelse barnevernkonsulent
• Innføringsprogram Gro Lykken og Torunn Bredvei Steinsholt
• Brukerundersøkelse 2010
  - evaluering av hjelpetiltak 2010
• Siljan kommune økonomiplan 2012-15
  - resultatmål for bameverntjenesten
• Siljan kommune økonomiplan 2011-14
  - resultatmål for barneverntjenesten
• Siljan kommune Målstyring 2008
  - sosialkontoret/barnevern
• Siljan kommune organisering 2009
  - oppvekstsjef og barnevernleders oppgaver

Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 09.05.11
• Etterspurt dokumentasjon mottatt 23.06.11 og 09.08.11
• E-post til kommunen med navn på de som skulle intervjues sendt 07.07.11
• Program for tilsynsdagene og oversikt over saksmapper for gjennomgang sendt 25.08.11
• Foreløpig rapport sendt kommunen 28.09.11
• Kommentarer til foreløpig rapport mottatt fra kommunen 12.10.11

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet:

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Merete Haugen, Tove Dalene Wærnes og Laila Christensen