Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Tinn kommune v/Nav Tinn sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Det betyr at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om hjelp, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønad skal samsvare med søkers hjelpebehov. Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble ved tilsynet avdekket forhold som gav grunnlag for følgende avvik:

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at det foretas kartlegging/innhenting av opplysninger i henhold til lov og forskrift

Avvik 2

Tinn kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav

Dato: 26.09.2011

Inger Tveit Espeland
revisjons}eder

Merethe Solstad
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden 13.05.2011 - 26.09.2011. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Etter § 9 i lov om sosiale tjenester i Nav skal Fylkesmannen føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tinn kommune har 6032 innbyggere og er den nest største kommunen i Telemark i flateinnhold. Administrasjonssted er Rjukan. Kommunen er organisert etter en 2 nivå modell, med rådmann, ass. rådmann og kommunal sjef på nivå l og 25 tjenesteytende enheter på nivå 2. Oppføling av enhetene er delt mellom rådmann, ass. rådmann og komrnunalsjef. Rådmann har ansvaret for oppføling av Nav.

I tillegg til de tjenestene som inngår i minimumsløsningen av Nav kontoret skal kontoret delta i tverrfaglig samarbeid om barn og unge, koordinere tiltak for funksjonshemma, rekruttere og engasjere støttekontakter, bidra ved behov for krisesenter, formidle behandlingstilbud innenfor rusomsorg, opprette kontaktpersoner for bosatte flyktninger og følge opp deltakere på introduksjonsprogrammet.

Kontoret er organisert i et veiledningsteam og et oppfølgingsteam/markedsteam, og hvert team ledes av en teamleder. Det er 17 ansatte ved kontoret. Nåværende Nav leder begynte i stillingen l. august i år, og er den 4. i rekken siden Nav kontoret ble etablert.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.05.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentun.d.erlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 24.08.2011.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring.

Sluttmøte ble avholdt 25.08.2011.

Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskrifter, herunder;

  • Håndtering av henvendelser
  • Kartlegging og innhenting relevante opplysninger
  • Foreta individuelle vurderinger og beslutninger

Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at det foretas kartlegging/innhenting av opplysninger i henhold til lov og forskrift

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Fvl. § 17 og lov om sosiale tjenester i Nav §§ 42 og 43 jf § 5, jf forskrift om internkontroll for kommunen i Nav

Observasjoner:

  • Ved innhenting av dokumentasjon fra søker benytter Nav Tinn "forvaltningsmelding". Av denne fremgår det at søknaden vil bli avslått behandlet dersom etterspurt dokumentasjon ikke blir levert innen en fastsatt frist.
  • Under intervjuene kom det imidlertid fram at ved manglende dokumentasjon ble
  • søknaden behandlet og vedtak fattet på grunnlag av det som forelå av opplysninger på det aktuelle tidspunktet
  • Det foretas ikke alltid en vurdering av hva som er nødvendig dokumentasjon iden enkelte sak
  • Kontoutskrift etterspørres rutinemessig
  • Bruker informeres ikke om at poster i kontoutskriften kan sladdes
  • Under intervjuene fremkom det at det ikke gis systematisk opplæring innefor de kommunale oppgavene (økonomisk sosialhjelp)
  • Det foretas ikke en systematisk gjennomgang av de områder hvor det er fare for svikt
  • Det foreligger ikke et system for håndtering av avvik på det kommunale område

Avvik 2

Tinn kommune sikrer ikke at vurderinger og beslutninger ved avgjørelse om økonomisk stønad foretas i henhold til lov og forskriftskrav

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18, 19 og 21,jf § 4,jf § 5,jf forskrift om internkontro11 for kommunen i Nav

Observasjoner:

  • Flere vedtak manglet individuell vurdering. I flere vedtak forelå kun standard vurdering
  • Det var feil i standardvurderingene, i og med at det står at utgifter til lege og medisin ligger inne i livsopphold beregnet etter statlige veiledende retningslinjer
  • Det blir i liten grad foretatt individuell vurdering av stønadsform, for eksempel ved direkte betaling til tannlege og utgifter til etablering l møbler
  • Det utarbeides generell fullmakt som gir kommunen anledning til å betale direkte til kreditor
  • I vedtaket fremgår det ingen vurdering av hva manglende betaling av gjeld kan føre til for den enkelte søker, eks tap av livsnødvendigheter
  • I rutine 3-1-14 i IK håndbok for Nav Tinn, vises det ikke til kravet om individuell vurdering for behandling av spesielle utgifter
  • Det samme gjelder for rutine 3-1-2, her fremkommer heller ikke kravet om individuell vurdering
  • De ansatte kjenner ikke til om det er et avvikssystem for kontoret
  • Uheldige hendelser blir ikke nedtegnet og det foreligger ikke et system for å lære av feil praksis, evt. å endre kontorets praksis som følge av avviket
  • Klagesaksavgjørelser fra Fylkesmannen gjennomgås ikke systematisk som et ledd i forbedringsarbeidet
  • Det foreligger ingen kjent analyse av områder der det er fare for svikt
  • Det foreligger ikke gyldig delegasjon til de ansatte fra Nav leder, for å fatte vedtak om økonomisk sosialhjelp
  • Det foreligger ikke opplæringsplan, gjeldende for 2011
  • Det er i stor grad opp til den enkelte ansatte å holde seg oppdatert på nødvendig lovverk.
  • Ikke alle ansatte var kjent med hvor man fant nødvendig lovverk.

Regelverk

  • LOV 2009-12-1 8 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
  • LOV 1967-02-10: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • FOR-2006-12-15-1456: Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningsforskriften)
  • FOR -2010-11-19-1463: Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Notat datert 01.09.2010 - Organisering av rådmannens funksjon gjeldende fra 01.09.2010
  • Samarbeidsavtale Tinn kommune og Nav Telemark datert 30.05.2007
  • Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Tinn kommune og Nav Telemark datert 06.11.2007
  • Avtale om leie av lokaler mellom Tinn kommune og Nav Tinn, ikke datert
  • Strategisk plan for kompetanseutvikling  m/vedlegg datert 01.01.2004
  • Delegeringsreglement for Tinn kommune, vedtatt 30.03.2006, ajourført 09.02.22009
  • Administrativt delegeringsreglement vedtatt 31.12.2007, gjeldende fra 01.01.2008
  • Organisasjonskart Nav Tinn datert 06.07.2011.
  • Rutinehåndbok Nav Tinn datert 06.07.2011
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Anvisningsfullmakter gjeldende til ny Nav leder var på plass ( fra rådmann til Nav leder Anne Berit Næss) alle utgått på dato
  • Anvisningfullmakt fra rådmann til ny Nav leder datert 01.08.11.
  • Delegering av budsjettmyndighet på overtid fra Nav leder til Gladys Volland.
  • Opplæringsplan udatert 2009 (tidlig)
  • Oversikt til dokumentasjonskrav ved søknad om sosialhjelp.
  • Handlingsplan HMS res omraåde Nav tinn, datert 2008, 2009 og 2010
  • Vedlegg til ovennevnte
  • Arbeidsbeskrivelse ansatte i Nav Tinn. Gjelder 2009 og 2010
  • IK håndbok for Nav Tinn A-del; ansvarfordeling, oppgaver og myndighet (delegasjoner) U datert, men ajourført 01.07.10.
  • Midlertidig fordeling av arbeidsoppgave for noen av oss fra og med 18.10.l0. Underskrevet av Gladys.
  • Sykefravær 1. tert 2011

Korrespondanse mellom..virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, brev datert 13.05.2011
  • E-post datert 08.08.2011 vedr dokumenter som ønskes fremlagt under revisjonsbesøket
  • E-post datert 17.08.2011, program for tilsynsbesøket

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Berit S Bråthen

l. konsulent

X

   

Marie Lena Grandås Rokstad

Sosialkonsulent

X

X

X

Anne Sønstebø

Nav leder

X

X

X

Ingebjørg Skavlebø

Ass. rådmann

X

X

X

Kari Elisabeth Sørensen

l. konsulent

X

X

X

Malen Midthjell Eggerud

Sosialkurator

X

 

X

Liv Ellingsen

Teamleder

X

X

X

Solveig Grimsrud

KVP

X

 

X

Kristin Vatnar

Sosialkonsulent

X

   

Gladys Volland

Teamleder

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Merethe Solstad revisor
Merete Bonsaksen revisor 
nger Tveit Espeland revisjonsleder