Rapport fra tilsyn med avtalespesialister psykisk helsevern - psykiater 2012

Sammendrag

Tilsynet er et av de egeninitierte tilsyn fra Fylkesmannen i Telemark i 2012.

I 2010 var avtalespesialister i psykisk helsevern gjenstand for regionalt tilsyn i Helseregion Sør-Øst. Helsetilsynet i Telemark gjennomførte egeninitierte tilsyn over samme lest i 2011, og Fylkesmannen i Telemark viderefører dette i 2012.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de aktuelle områdene for tilsynet:

• Mottak og håndtering av henvisninger
• Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans, og i utredning og behandling av pasientene
• Helsepersonells oppfyllelse av plikter knyttet til føring av journal og oppbevaring av pasientopplysninger
• Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres

Ved tilsynet ble det ikke funnet forhold som ga grunnlag for avvik eller merknader.

Dato: 17.02.2012

Yngve Holmern
leder av tilsynsteamet

Steffen Torsnes
medlem av tilsynsteamet

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med avtalespesialisten i perioden 07.10.2011 - 17.02.2012. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

• Formålet med tilsynet er å vurdere om kravene i lovgivningen ivaretas, og om avtalespesialisten på systematisk måte sikrer kvalitet i tjenesten ut fra prinsipper som er nedfelt i internkontrollforskriften.

Tilsynet er gjennomført ved granskning av forhåndsinnhentet informasjon og stedlig dokumentgjennomgang, intervju med avtalespesialisten og besiktigelse av praksislokalene.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen tilstandsvurdering av spesialistens arbeid utenom de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Avtalespesialisten er godkjent spesialist i psykiatri siden 1992. Han har siden den tid drevet privatpraksis, fra 1996 med fullt driftstilskudd fra fylkeskommunen, senere etter avtale med Helse Sør og Helse Sør-Øst RHF. Praksisen har siden 2000/2001 vært drevet i nåværende lokaler i bygning med flere leietakere som driver helsetjenester og/eller veiledningsvirksomhet. Avtalespesialistens kontorer har ikke tilgjengelighet for rullestolbrukere, men det er overenskomst med annen avtalespesialist i bygningens 1.etg om lån av lokaler i de tilfeller det er behov.

Praksisen har etablert journalsystemet WinMed. Elektronisk meldingsutveksling over helsenett via krypterte koder benyttes i kommunikasjonen med fastlegene. Pasienter har mulighet for kryptert elektronisk kommunikasjon med avtalespesialisten via praksisens hjemmeside og portalen minhelse.no.

Kontormedarbeider er ansatt i 100% stilling.

Av kapasitetsgrunner ble omlag 75 % av nyhenviste pasienter avvist i 2011. 33 nye pasienter ble tatt inn i behandling det året.

Ved siden av pasientbehandling individuelt og i grupper, driver avtalespesialisten etter avtalen med Helse Sør-Øst med veiledning og opplæring av helsepersonell.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Tilsynsvarsel ble utsendt 07.10.2011. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 09.02.2012.

Intervjuer

1 person ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved virksomhetens lokaler i Eilert Sundtsgt.vest 83, 3725 Skien.

Sluttmøte ble avholdt 09.02.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Mottak og håndtering av henvisninger.
• Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans, og i utredning og behandling av pasientene.
• Helsepersonellets oppfyllelse av plikter knyttet til føring av pasientjournal og oppbevaring av pasientopplysninger.
• Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres.

5. Funn

Ved tilsynet framkom ikke forhold som ga grunn til å fastslå avvik i forhold til lover eller forskrifter på de områdene tilsynet omfattet. Det ble heller ikke gitt merknader.

6. Regelverk

• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm.
• Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell mv.
• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten mm.
• Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov av 18.05.2001 nr 24 om helseregistre og behandling av helseopplysninger.
• Forskrift av 21.12.2000 nr 1385 om pasientjournal.
• Forskrift av 20.12.2000 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet:

• Kopi av oppdatert individuell avtale med gyldighet fra 01.12.2011 med Helse Sør-Øst RHF.
• Avtalespesialistens skriftlige beskrivelse av sin praksis, sin faglige kompetanse, faglige vedlikehold og praksisens faglige profil.
• Kopi av tilbakemelding til spesialisten fra Norsk pasientregister (NPR) på innrapportering for året 2010.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 pasientjournaler, fordelt på pågående og avsluttede pasientkontakter.
• Diverse maler for brev til pasient: informasjon om mottatt henvisning, beskjed om time, beskjed om avslag, beskjed om venteliste, opplysninger om kostnader, om virkninger og bivirkninger av de medikamenter som er vanligst brukt i praksisen.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev av 07.10.2011
• Brev av 08.12.2011 til avtalespesialisten med endelig beskjed om dato for tilsynsbesøket (etter forutgående telefonkontakt)
• Dokumentasjonsoversendelse datert 29.12.2011 og 02.01.2012 fra avtalespesialisten
• Programbrev av 20.01.2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver/jurist Steffen Torsnes

Ass.fylkeslege/spes. psykiatri Yngve Holmern (leder av tilsynsteamet)