Rapport fra tilsyn med avdelingen for funksjonshemmede voksne i Bamble kommune 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen så på området for helse- og omsorgstjenester gitt til voksne personer med psykisk utviklingshemning.  Innenfor dette området så tilsynet på om Bamble kommune sikrer:

1) at ernæring og aktivitet blir ivaretatt

2) at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted

Tilsynet er under pkt. 2 avgrenset til å omfatte lovgivningen i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknad på område 1.

Under tilsynet ble det funnet følgende avvik på område 2:

Kommunen har ikke fattet vedtak om planlagt bruk av tvang og makt under utøvelse av omsorgstjenester overfor personer med psykisk utviklingshemning.

Dato: 24.09.12

Trine Evensen
revisjonsleder

Audhild Arnesen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bamble kommune i perioden 11.04.12 - 24.09.12. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet  i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innefor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Bamble kommune er organisatorisk inndelt i 5 enheter, der Helse og omsorg er en av enhetene. Det er 10 avdelinger under Helse og omsorg, og avdelingen for funksjonshemmede voksne, er en av disse.

Avdelingen for funksjonshemmede voksne har totalansvaret for virksomhet Funksjonshemmede. Avdelingen har også kommunens faglige ansvar for tiltak etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9. Avdelingen ledes av konstituert virksomhetsleder.

Det er fire samlokaliserte boliger som hører under avdelingen for funksjonshemmede voksne. Avdelingen gir tjenester til totalt 23 brukere med ulikt bistandsbehov. I tillegg gis det  tjenester til 9 brukere som bor i nær tilknytning til et av bofellesskapene.  19 av brukerne som mottar tjenester, har ifølge kommunen diagnosen psykisk utviklingshemning. Tilsynet ble gjennomført ved Nustadveien samlokaliserte boliger (Nustadveien og Nustadsløyfa), hvor det gis tjenester til 11 brukere, hvorav to av disse er på avlastning. Avdeling for funksjonshemmede voksne har 87 ansatte, hvorav 26 er ansatt ved Nustadveien samlokaliserte boliger. Det er konstituert avdelingsleder ved Nustadveien samlokaliserte boliger, med virkning fra 1.juni 2012.

Kommunen tilbyr dagtilbud gjennom Nustad gård. Noen brukere har også tilbud andre steder. Kommunen har innført j oumalsystemet Cos Doc. Dette ble innført for ett år siden.

Fylkesmannen har ikke mottatt vedtak på bruk av tvang og makt, men har mottatt et brev om at kommunen holder på med å utarbeide vedtak om bruk av tvang overfor en ny bruker som er psykisk utviklingshemmet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.04.12. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

(Dato for gjennomføringen av tilsynsbesøket ble på bakgrunn av ønske fra kommunen endret fra 31.05.12 til 16.08.12).

Åpningsmøte ble avholdt 16.08.12.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.08.12.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet så på området for helse- og omsorgstjenester gitt til voksne personer med psykisk utviklingshemning. Innenfor dette området så tilsynet på om Bamble kommune sikrer:

1. at ernæring og aktivitet blir ivaretatt
2. at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted

Tilsynet er under pkt. 2 avgrenset til å omfatte lovgivningen i helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9.

5. Funn

Område 1: Om kommunen sikrer at ernæring og aktivitet blir ivaretatt.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknad på område 1.

Kommunen har slitt med å få støttekontaker til denne brukergruppen. Dette fremgår av kommunens kartlegging av måloppnåelse for 201111. tert. 2012. På tilsynstidspunktet opplyses det at alle vedtak om støttekontakt er iverksatt.

Område 2: Om kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted.

Avvik 1:

Kommunen har ikke fattet vedtak om planlagt bruk av tvang og makt under utøvelse av omsorgstjenester overfor personer med psykisk utviklingshemning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 9-5, tredje ledd, jf.  § 9-7, jf.  § 9-8, jf. internkontrollforskriften  § 3 og § 4.

Helse- og omsorgstjenesteloven § 9-10, jf. helsepersonelloven kapittel 8, spesielt § 40, og forskrift om pasientjournal, spesielt §§ 5 og 8.

Avviket bygger på følgende:

• Tilgang på egen mat er begrenset ved at kjøleskap er plassert i personalbasen for en av 11 brukere.
• Det er montert alarm på dør og vindu for en av 11 brukere.
• Det blir gjennomført fotfølging av en av 11 brukere.
• Det er ikke fattet vedtak om planlagt bruk av tvang og makt der hvor det er skrevet og sendt 28 meldinger om bruk av tvang i nødssituasjoner. Meldingene omhandler  samme type situasjon, og gjelder for en bruker.
• Den tilsendte interne prosedyren og retningslinjen for de reviderte områdene, inngår ikke i kommunens internkontrollsystem, og er heller ikke iverksatt av ledelsen.
• Alle utfylte skjema for skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner er samlet i en perm, og inngår ikke i Cos Doc.
• Det er ikke ført avvik for manglende vedtak.

Kommentar: Det må fattes vedtak i de situasjoner det brukes planlagt tvang og makt. Slikt vedtak skal sendes Fylkesmannen for overprøving. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Fylkesmannen.

Hvis andre løsninger ikke fører frem, skal det fattes vedtak om planlagt bruk av tvang og makt der det anvendes tvang i nødssituasjoner som gjentar seg, og som omhandler samme type situasjon for samme bruker.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det er utarbeidet prosedyrer/rutiner  og retningslinjer som gjelder for de reviderte områdene, men når det gjelder prosedyren knyttet til vedtak om tvang og makt er denne ikke iverksatt av ledelsen, og er heller ikke integrert i kommunens øvrige internkontrollsystem.

De ansatte er kjent med skjemaet for skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner, og bruker dette. De ansatte skriver meldinger om skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner gjentatte ganger for samme bruker, uten at ledelsen setter i verk tiltak for å fatte vedtak om planlagt bruk av tvang, slik lovverket krever. Kommunens manglende styring når det gjelder oppfølging av gjentagende skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner  og igangsetting av planlagt tvangsbruk i form av fotfølging, alarm, og begrensning av mat, fører til at en særlig sårbar gruppe mennesker ikke får ivaretatt sin rettssikkerhet på betryggende måte, slik loven krever.

Kommunen benytter CosDoc som elektronisk pasientjournalsystem. Hver bruker har en tiltaksplan i sin pasientjournal som blant annet beskriver aktivitetstilbud og ernæring, og dette brukes aktivt. Utfylte skjema for skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner inngår ikke i pasientjournalsystemet  Cos Doc. Disse settes kun i en perm. Journalføringen av utfylte skjema for skadeavvergende tiltak fyller ikke lovkravene på dette området.

Kommunen gjennomfører kartlegging av måloppnåelse for de ulike tjenesteområdene. For miljøarbeidertjenesten til voksne funksjonshemmede, ble det blant annet kartlagt antall brukere med vedtak om støttekontakt som ikke er iverksatt per 1. tertial 2012 (2 brukere). Disse vedtakene er imidlertid på tilsynstidspunktet iverksatt.

Kurs som de ansatte fremmer ønske om blir bestilt og gjennomført.

Det er ikke gjennomført brukerundersøkelse for voksne funksjonshemmede, men det planlegges i løpet av 2012, forutsatt at kommunen f°ar tilgang på undersøkelsesverktøy.

7. Regelverk

• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. av 24.06.11 nr. 30.
• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. av 30.03.84 nr. 15.
• Lov om helsepersonell m.v. av 02.07.99 nr. 64.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.02 nr. 1731.
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. (Denne er fortsatt gjeldende, jf. § 13-2 i helse­ og omsorgstjenesteloven).
• Forskrift om pasientjournal av 21.12.00 nr. 1385

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Administrativt  organisasjonskart.
• Organisasjonskart -Helse og omsorg.
• Reglement for delegasjon i Bamble kommune datert 12.05.09.
• Stillingsbeskrivelse virksomhetsleder, Helse og omsorg, revidert 01.02.12.
• Boliger for psykisk utviklingshemmede  i Helse og omsorg, virksomhet voksne funksjonshemmede, med oversikt over ansatte.
• Plan for kompetanseutvikling 2012, generell opplæring, IKT opplæring, og lederopplæring 2012, Bamble kommune.
• Informasjonsskriv til nyansatte, med sjekkliste.
• Oppdatert organisasjonskart, pr. 27.07.12.
• Aktuelle prosedyrer/rutiner  og retningslinjer som gjelder de reviderte områdene.
• Overordnet internkontroll, oppfølging av skade/avviksskjema, utarbeidet  15.02.11. Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
• Perm merket: "kap. 9 Nustadveien" . Inneholder: helse- og omsorgstjenesteloven, skjema, veiledning, utfylt skjema, skade/avviksskjema, nyttig info på nett, sendte meldinger 2010/2011.
• Perm merket: "Internkontroll avvik/skadeskjema" .
• Gjennomgang av dokumentasjon i Cos Doc for 9 brukere i Nustadveien samlokaliserte boliger.

Dokumenter utlevert før sluttmøtet under revisjonsbesøket:

• Helse og omsorg, måloppnåelse, utdrag fra årsmelding 2011.
• Helse og omsorg, utfordringer og utviklingstrekk for enheten.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen i Telemark av 11.04.12.
• E-post fra Fylkesmannen i Telemark - med bekreftelse på flytting av tilsynsdato, av 30.04.12.
• Dokumentasjon oversendt fra Bamble kommune, mottatt 02.08.12.
• Program for tilsynet ble sendt Bamble kommune 07.08.12.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene  deltok:
Rådgiver Trine Evensen, revisjonsleder
Seniorrådgiver Audhild Arnesen, revisor