Rapport fra tilsyn med avtalespesialister - Spesialist i øyesykdommer 2013

Sammendrag

Tilsynet er et av de egeninitierte tilsyn fra Fylkesmannen i Telemark i 2013.

Fagområde øye er det største fagområde i avtalepraksis i spesialisthelsetjenesten. I nasjonal sammenheng står fagområdet alene for nær 1/3 av alle spesialistkontaktene i avtalepraksis. I Telemark er det før 2013 ikke tilsynserfaringer fra tilsyn med avtalespesialister på dette fagfeltet.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de aktuelle områdene for tilsynet:

• Mottak og håndtering av henvisninger
• Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans/fastlege/sykehus, og i utredning og behandling av pasientene
• Helsepersonells oppfyllelse av plikter knyttet til føring av journal og oppbevaring av pasientopplysninger
• Opplysninger/meldinger til fylkesmannen vedrørende manglende oppfyllelse av førerkortforskriftens helsekrav
• Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres

Ved tilsynet ble det ikke funnet forhold som ga grunnlag for avvik.

Det ble gitt 2 merknader:

Merknad 1:

Epikriser kan på bedre måte tydeliggjøre for fastlegene hva beskrivelse av spesialundersøkelsesresultater innebærer. Kort epikrisetid bør etterstrebes også ved tilstander som ikke medfører behov for rask oppfølging fra fastlege.

Merknad 2:

Spesialisten bør på mer systematisk måte dokumentere i journal at førerkortvurderinger er foretatt ved alle former for svikt påvist ved synsfeltundersøkelser, selv om konklusjonen er at førerkortforskriftens helsekrav er oppfylt.

Yngve Holmern
leder av tilsynsteamet

Steffen Torsnes
medlem av tilsynsteamet

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med avtalespesialisten i perioden 16.10.2012 – 06.03.13. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte, egeninitierte tilsyn i 2013.

Øyesykdommer er det største fagområde i avtalepraksis i spesialisthelsetjenesten. I nasjonal sammenheng står fagområdet for nær 1/3 av alle spesialistkontaktene i avtalepraksis, og for flere kontakter enn sykehuspoliklinikker. I Telemark er fordelingen 50:50 mellom avtalepraksis og sykehuspoliklinikker mht. spesialistkontakter på øyefeltet. (Kilde: IS-2013 Aktivitetsdata for avtalespesialister 2011). Det er tidligere ikke gjennomført planlagte tilsyn til somatiske avtalespesialister i Telemark.

Ved dette tilsynet er de forhold som søkes belyst:

• Mottak og håndtering av henvisninger
• Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans/fastlege/sykehus, og i utredning og behandling av pasientene
• Helsepersonells oppfyllelse av plikter knyttet til føring av journal og oppbevaring av pasientopplysninger
• Opplysninger/meldinger til fylkesmannen vedrørende manglende oppfyllelse av førerkortforskriftens helsekrav
• Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om kravene i lovgivningen ivaretas, og om avtalespesialisten på systematisk måte sikrer kvalitet i tjenesten ut fra prinsipper som er nedfelt i internkontrollforskriften.

Tilsynet er gjennomført ved granskning av forhåndsinnhentet informasjon og stedlig dokumentgjennomgang, intervju med avtalespesialisten og besiktigelse av praksislokalene.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen tilstandsvurdering av spesialistens arbeid utenom de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Avtalespesialisten er cand. med. fra Universitet i Oslo 1985 og har legeautorisasjon fra 1988.

Hun arbeidet flere år innen allmennmedisin og yrkesmedisin, arbeidsmedisin og trygdemedisin før hun spesialiserte seg i øyesykdommer. Er spesialist i yrkesmedisin 1997, i arbeidsmedisin i 1997 og i øyensykdommer i 2007.

Foreliggende avtale med Helse Sør-Øst RHF er fra 2009. Spesialisten kom inn i aktuelle avtalepraksis i 2009 etter senior-overgangsbestemmelsene i Rammeavtalen mellom Regionale helseforetak og Legeforeningen, og har drevet den selv som enepraksis siden nyåret 2011, i 80% stilling, driftstilskudd klasse 3.

Spesialisten har nylig brakt i erfaring at informasjonen til NPR (norsk pasient register) som bakgrunn for tilbakemelding ikke har fungert siden hun overtok som ene-avtaleinnehaver fra 2011. Spesialisten opplyser at det er stor pågang ev pasienter, og at det gjennomgående er om lag 25 pasienten pr. kontordag 4 dager pr. uke. Spesialisten prioriterer henvisninger, slik at det for lidelse som trenger rask behandling gis time i løpet av 1-2 uker. Det legges opp til at barn som er henvist i alle fall mottas i løpet av 2 mnd. For andre saker kan ventetid på time være flere mnd.

Praksisen drives fra romslige lokaler i Seljord sentrum, aktuelle lokaler har vært i bruk siden primo 2011. Lokalene er tilgjengelig for rullestolbrukere,- handicap –toalett i tilknytning til inngangspartiet. Oppslag om åpningstider og telefontider utenfor døra. Informasjon om egenandeler og lignende fins på venterommet. Det er eget lekerom for barn.

Praksisen har etablert journalsystemet File Maker, en Mac/Windows-kombatibel database. Praksisen har ikke tilgang til helsenett, og henvisninger fra fastleger kommer derfor ikke elektronisk. Henvisningers innhold føres inn i datajournal, selve papirhenvisningen følger regninger pr. disc til Helfo. Det har siste 2 år vært anskaffet omfattende teknisk utstyr til praksisen, bl.a. SOCT, bærbar autorefraktor og utstyr for laserbehandling.

Avtalespesialisten har ansatt off.godkjent optiker i ca 45% stilling. Sekretærfunksjon i 60 % stilling er under utvidelse.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfattet følgende aktiviteter:

Tilsynsvarsel ble utsendt 16.10.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 01.02.2013.

Intervjuer

1 person ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved virksomhetens lokaler, og legen informerte om det tekniske utstyrets anvendelsesområder.

Sluttmøte ble avholdt 01.02.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet følgende områder:

• Mottak og håndtering av henvisninger.
• Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans/fastlege/sykehus, og i utredning og behandling av pasientene.
• Helsepersonellets oppfyllelse av plikter knyttet til føring av pasientjournal og oppbevaring av pasientopplysninger.
• Opplysninger/meldinger til fylkesmannen vedrørende manglende oppfyllelse av førerkortforskriftens helsekrav
• Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres.

5. Funn

Ved tilsynet framkom ikke forhold som ga grunn til å fastslå avvik i forhold til lover eller forskrifter på de områdene tilsynet omfattet.

Det ble gitt 2 merknader:

Merknad 1:

Epikriser kan på bedre måte tydeliggjøre for fastlegene hva beskrivelse av spesialundersøkelsesresultater innebærer. Kort epikrisetid bør etterstrebes også ved tilstander som ikke medfører behov for rask oppfølging fra fastlege.

Merknaden baseres på følgende:

• Ved journalgjennomgang framkom at epikriser inneholder beskrivelse av de spesifikke undersøkelser med angivelser av forkortelser og tallverdier som kan være vanskelig for ikke-spesialister å vite hva innebærer. Selv om epikrisene også inneholder konklusjon om diagnose og anvisning av tiltak videre, vil mer utførlig beskrivelse av undersøkelsene som er gjennomførte og hva tallverdier innebærer, lette forståelsen.
• Spesialisten opplyser at hun har fått tilbakemelding i møte med fastleger, at noen synes forkortelser og mer tekniske forhold er deler av epikrisen det kan være vanskelig å forstå.
• Avtalespesialisten opplyser at hun sender epikriser i løpet av 1-2 uker når det dreier seg om tilstander fastlegen skal følge opp. I andre tilfeller tar det lenger tid.

Kommentar til merknad 1:

Av journalforskriften § 9 framgår at epikrise skal sendes det helsepersonell som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølging. Det forventes at journalene (inklusiv epikrise) føres slik at annet helsepersonell og tilsynsmyndigheter skjønner innholdet. Det er i selve forskrift-teksten ikke fastsatt en fast frist for når en epikrise må være sendt. I kommentar til forskriften står ”Under enhver omstendighet bør epikrisen sendes innen rimelig tid, normalt innen en uke”.

Merknad 2:

Spesialisten bør på mer systematisk måte dokumentere i journal at førerkortvurderinger er foretatt ved alle former for svikt påvist ved synsfeltundersøkelser, selv om konklusjonen er at førerkortforskriftens helsekrav er oppfylt.

Merknaden baseres på følgende:

• Journalgjennomgang viser eksempel på undersøkelse av synsfelt, uten at det konkret framgår av journal vurdering av om evt. funn har konsekvenser for førerkort. Man kommer ved journalgjennomgangen ikke over beskrivelse av funn som innebærer brudd på førerkortforskriftens helsekrav, og som derfor ville ha utløst meldeplikt til fylkesmannen.
• I intervju opplyser spesialisten at hun informerer pasienten og fastlegen når det gjøres funn som medfører at man nærmer seg grensen for førerkortforskriftens helsekrav, uten at dette alltid journalføres.
• Spesialisten er inneforstått med at funn som innebærer brudd på førerkortforskriftens helsekrav skal meldes fylkesmannen. Hun fikk nylig kopi av brev fra fylkesmann om at en pasient hadde fått dispensasjon som følge av hennes spesialistuttalelse.

Kommentar til merknad 2:

Under henvisning til helsepersonelloven § 34 og IS-1437 (Veileder for utfylling av helseattest for førerkort m.v.) skal lege, psykolog og optiker melde fra til fylkesmannen dersom pasient ikke oppfyller helsekravene i førerkortforskriften, og tilstanden forventes å vare mer enn 6 måneder. Dette er en personlig plikt, også for spesialister. Disse bestemmelsene begrunnes med trafikksikkerhet. Ved siden av svikt i synsstyrke, som oftest meldes av fastleger eller optikere, er lidelser som medfører synsfeltutfall de viktigste når det gjelder å kunne føre kjøretøy på trygg måte. Har man førerkort, vil det å vite om man fortsatt oppfyller helsekravene være av betydning for pasienter med øyensykdommer som affiserer synsfelt. Når helsekrav ikke er oppfylt, får pasienten beskjed om det, det går melding til fylkesmannen og dette journalføres. Fyller man kravene i slike tilfeller, vil også det være viktig for pasienten å få vite, - og at det er gitt en slik informasjon til pasienten forventes journalført.

6. Regelverk

• Lov av 30.03.1984 nr 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester mm.
• Lov av 02.07.1999 nr 64 om helsepersonell mv.
• Lov av 02.07.1999 nr 61 om spesialisthelsetjenesten mm.
• Lov av 02.07.1999 nr 63 om pasient- og brukerrettigheter.
• Lov av 18.05.2001 om helseregistre og behandling av helseopplysninger.
• Forskrift av 21.12.2000 nr 1385 om pasientjournal.
• Forskrift av 20.12.2000 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet:

• Kopi av avtale av 12.03.2009 med Helse Sør-Øst RHF.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket:

• 20 pasientjournaler, fordelt på pågående og avsluttede pasientkontakter.
• Kopi av standardbrev for innkalling til time, med informasjon om leddene i en øyelege-spesialistundersøkelse, om kontorsted, egenandel og informasjon om at man ikke kan kjøre bil nærmeste 2 timer etter undersøkelser som innebærer bruk av øyendråper som gir forbigående utvider pupille og gir uklart syn.
• Kopi av standardbrev ved flytting av time.
• Avtalespesialistens skriftlige beskrivelse av sin praksis, i brev overlevert ved start av tilsynsbesøket.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varselbrev av 16.10.12.
• Brev av 19.11.12 fra fylkesmannen med bekreftelse av ny dato for tilsynsbesøket (etter ønske fra avtalespesialisten).
• 28.01.13 mottatt hos fylkesmannen kopi av avtale mellom avtalespesialisten og Helse Sør-Øst.
• Programbrev av 04.01.13.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Seniorrådgiver/jurist Steffen Torsnes

Ass.fylkeslege Yngve Holmern (leder av tilsynsteamet)