Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenesten i Drangedal kommune, Familiens Hus 2013

Sammendrag

Som en del av et større landsomfattende tilsyn initiert av Helsetilsynet, har Fylkesmannen i Telemark gjennomført tilsynsbesøk med helsestasjon i Drangedal kommune i perioden  27. -28.08.13   Tilsynet omfattet helsestasjonsvirksomheten for barn fra 0-6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon.

Det ble ikke funnet grunnlag for å gi avvik innenfor de områdene som ble reviderte, men påpekt følgende merknad: Kommunen kan med fordel skriftliggjøre rutiner for at virksomheten skal bli mindre sårbar.  

Systemrevisjonen gjaldt følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppa 0-6 år forsvarlig helsekontroll i samsvar med faglige normer, slik det framgår av nasjonale faglige retningslinjer og veileder
• Om kommunen sikrer at helsestasjonsvirksomheten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlig tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre som er tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonsvirksomheten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Dato: 20.10.2013

Audhild Arnesen
revisjonsleder

Robert Dalene
revisor

Vibeke Larvoll
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Drangedal helsestasjon i perioden 03.06.13 – 20.10.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2013, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse-og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse-og omsorgstjenesten § 2 og helse-og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Drangedal kommune har rundt 4000 innbyggere, og antall fødsler var 40 i 2012. Kommunen er organisert med tre resultatorienterte sektorer under rådmann. Helsestasjonsvirksomheten er organisert under sektor for helse-og velferd. Til sammen har sektorleder ansvar for 11 enheter. Helsestasjonstjenesten er en del av enheten Familien Hus, som ledes av en enhetsleder, som i tillegg har ansvar for barnevern, psykisk helse/rusomsorg. Helsestasjonen er samlokalisert med Drangedal legekontor. Hver dag fra kl. 08.00 – 08.10 har helsesøstrene mulighet for kort drøfting med kommunens leger.

Helsestasjonen har pga sykemelding/oppsigelse vært gjennom en tid med vakanser i stilling som helsesøster. Da det viser seg vanskelig å få helsesøstre til å søke stilling i kommunen, har ledelsen måtte gjøre grep for at helsestasjonens brukere skal få et forsvarlig tilbud. En helsesøster utdannet i Nederland er ansatt som vikar, i tillegg har de leid inn pensjonert helsesøster som vikar/ekstrahjelp. Jordmor er midlertidig ansatt som leder for virksomheten. Kommunen har prioritert helsestasjonstjenesten 0-6 år. Koordinerende enhet er etablert og ligger organisatorisk under enheten Tjenestekontoret. Når det gjelder barn med spesielle behov, var det ingen i denne målgruppa, bortsett fra premature barn.

Opplæring i forhold til elektronisk avvikssystem er gjennomført, og forventet tatt i bruk fra september 2013.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.06.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 27.08.13

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved helsestasjon og legesenter.

Sluttmøte ble avholdt 28.08.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens helsestasjonstjeneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutiner og praktiske tiltak sørger for at helsekontrollene følger nasjonale retningslinjer og faglige veiledere som angir norm for faglig forsvarlig praksis.

Videre undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkelig personell til å kunne tilby faglig forsvarlige helsekontroller, og om helsekontrollene blir gjennomført av personell med nødvendig faglig kompetanse til å fange opp tegn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrrelser og sykdom. Vi så også på om journalføringen sikret kontinuitet i helseundersøkelsen, og om personvernet til barn og foreldre ble ivaretatt.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/ familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutiner og praksis sørger for at helsestasjonstjenesten bidrar til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som trenger legetjenester for behandling av sykdom eller funksjonssvikt. Vi så også på om helsestasjonen bidrar til å sikre barns behov for nødvendig fysioterapiutredning og behandling. Vi undersøkte om helsestasjonen bidrar til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tjenester fra flere enheter.

Tilsynet så også på om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten har et tilbud til barn og foreldre tilpassa egen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutiner og praksis sørger for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnet sine omsorgspersoner gjennom tolk der det er nødvendig.

Det siste tilsynsteamet handlet om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutiner og praktiske tiltak sørger for at tilsatte på helsestasjonen følger nasjonale faglige retningslinjer for forebygging av overvekt og fedme hos barn og unge, og de nasjonale retningslinjene for veiing og måling i helsestasjonen.

5. Funn

Det ble ikke funnet grunnlag for å gi avvik

Merknad

Kommunen kan med fordel skriftliggjøre rutiner for at virksomheten skal bli mindre sårbar

Merknaden bygger på følgende:

• Virksomheten har ikke meldt avvik skriftlig
• Virksomheten fører ikke rutinemessig inn i journalen til barna hvem som er barnets fastlege
• Helsestasjonen orienterer ikke alltid skriftlig fastlegen når barn blir henvist direkte til spesialisthelsetjenesten eller andre helsetjenester
• Det er ikke utarbeidet skriftlig plan for helsestasjonsvirksomheten.

Kommentarer
Helsestasjonen bygger mye av sin virksomhet på muntlighet. På tidspunktet vi gjennomførte tilsynet, var det vikarer og ekstrahjelp i stillingene på helsestasjonen. Til tross for dette, viste revisjonen at medarbeidere hadde god oversikt over tjenesteområdet. Revisjonen viste også at kommunens ledelse kjente godt til tjenesteområdet, og de områdene som det kunne være fare for svikt. Kommunen viste også at de i en sårbar situasjon, har klart å opprettholde en forsvarlig tjeneste. Dette at ikke det føres i journalen hvem som er barnets fastlege, vurderes ikke som fare for svikt da forholdene er tilrettelagt for daglig kommunikasjon mellom helsesøstre og kommunens leger. Helsestasjonsvirksomheten mangler plan for virksomheten, men nasjonale faglige retningslinjer legges til grunn for tjenesteutøvelsen. Ledelsen har prioritert utøvelsen av helsestasjonstjenesten til barn 0-6 år til tros for redusert bemanning i perioder. I årsrapporten for 2012 er det nevnt at planarbeidet er blitt nedprioritert, men i henhold til kommunens planstrategi skal planen være på plass innen utgangen 2014.

6. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)

Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet):

• Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419)
• Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
• Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
• Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734)
• Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)
• Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Brev av 02.08.13 med oversendelse av følgende dokumentasjon
• Organisasjonskart over sektor for helse og velferd og Familiens Hus

Oversikt over ansatte

• Oversikt internt samarbeid i kommunen vedr. helsestasjonen, Tigris
• Oversikt over konsultasjoner ved helsestasjonen 0-6 år.
• Informasjon om helsestasjonen på kommunens hjemmesider
• Opplysninger om bruk av verktøy, systematisk gjennomgang av driften, avviksmeldinger, og kompetanseplan
• Årsmelding for Drangedal kommune 2012.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 17 pasientjournaler
• Brosjyremateriell som overleveres ved hjemmebesøk
• Rapportbøker /referat fra ulike samhandlingsmøter
• Henvisningsskjema til kommunal fysioterapeut
• Informasjonsbrosjyre fra fysioterapeut om anbefalte sittestillinger, og motorisk utvikling
• Introduksjonsprogram for nytilsatte
• Skjema for samtykke for tverrfaglig samarbeid

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev av 03.06.13 fra Fylkesmannen i Telemark til Drangedal kommune med varsel om tilsyn
• Oversending av dokument fra Drangedal kommune mottatt 02.08.13
• Brev av 14.08.13 fra Fylkesmannen i Telemark med program for tilsynet. Det blei også sendt på e-post samme dato til kontaktperson
• Diverse mail og telefoner om praktisk gjennomføring av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: ass.fylkeslege Robert Dalene, rådgiver (jurist) Vibeke Larvoll, og seniorrådgiver Audhild Arnesen. I tillegg deltok Janne Wikstrøm Aas som observatør.