Rapport fra tilsyn med kvalifiseringsprogrammet - tildeling og gjennomføring ved Notodden kommune, NAV Notodden 2013

Sammendrag

Fylkesmannen har undersøkt om Notodden kommune ved NAV Notodden sørger for forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet. Det vil si om kvalifiserings­programmet er tilgjengelig for potensielle deltakere, herunder om det eksisterer forsvarlige identifiseringsprosesser, om mulige deltakere informeres om retten til kvalifiseringsprogram, og om kommunen sikrer at kartleggings, vurderings- og beslutningsprosessene ved behandling av søknader er forsvarlige. Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved at tidsfrist for iverksetting overholdes, innholdet i, og omfanget av programmet er i samsvar med krav i lov og forskrift, og om det gis forsvarlig oppfølging.

Tilsynet ga grunnlag for å konstatere 2 avvik:

Avvik 1

Notodden kommune, NAV Notodden sørger ikke for en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved tildeling av kvalifiseringsprogram

Avvik 2

Notodden kommune, NAV Notodden sørger ikke for en forsvarlig gjennomføring av KVP

Dato: 27.12.2013

Inger Tveit Espeland
revisjonsleder

Merethe Bonsaksen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Notodden i perioden 07.02.2013 - 27.12.2013. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Notodden kommune har 12.483 innbyggere, hvorav 8.762 bor i byen Notodden.

Kommunen er organisert i 6 seksjoner og i rådmannens ledergruppe inngår seksjonsledere for oppvekst, kultur og stedsutvikling, helse og omsorg, NAV-leder samt samfunnsutvikling og tekniske tjenester. NAV kontoret er organisert i 3 avdelinger, veiledningsavdelingen, oppfølgingsavdelingen og markedsavdelingen, og som hver ledes av en teamleder. Teamleder veiledning er også tillagt nestlederfunksjonen. I tillegg til de 3 avdelingene er NAV Hjartdal en egen avdeling under NAV Notodden. Arbeidet med kvalifiseringsprogrammet er lagt til veilledningsavdelingen. Det er ansatt egen kvp-koordinator. I tillegg til minimumstjenestene i NAV kontoret inngår; flyktningetjeneste, rus og Husbankens virkemidler / støtteordninger.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.02.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 26.06.2013.

Åpningsmøte ble avholdt 22.10.2013.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble ikke gjennomført befaring ved NAV-Notodden.

Sluttmøte ble avholdt 25.10.2013.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram. Fylkesmannen undersøkte om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av kvalifiseringsprogrammet, dvs. at tjenesten er tilgjengelig, og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning. Videre undersøkte vi om kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, dvs. om tidsfrist for iverksetting av programmet overholdes, om kommunen tilbyr tilpasset program for deltakerne, og følger opp deltakerne i henhold til lov- og forskriftskrav.

Formålet med tilsynet er i første rekke å styrke tjenesten og rettssikkerheten for brukerne. Under tilsynet undersøkte vi om det fantes rutiner på de områdene tilsynet omfattet. Vi sjekket også om disse er tilgjengelig og kjent for de ansatte. Videre undersøkte vi om rutinene som er utarbeidet, var i overensstemmelse med regelverket på området, og om praksis var godt nok dokumentert i det materialet som ble framlagt.

5. Funn

Avvik 1:

Notodden kommune, NAV Notodden sørger ikke for en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved tildeling av kvalifiseringsprogram

Avvik fra følgende myndighetskrav:

STL §§ 4, 5, 29, 42 og 43, FVL §§ 17 og 24 og forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende:

• Det er vanskelig å finne informasjon om KVP på kommunens hjemmeside.
• Kontoret har gamle kvp brosjyrer i veiledningssentret.
• Alle ansatte er ikke kjent med at det finnes kvp- brosjyrer i veiledningssenteret.
• Liste over langtidsmottakere av sosialhjelp foreligger, men det foretas ikke noen jevnlig vurdering av om disse er aktuelle deltakere for kvalifiseringsprogrammet.
• Det fremkommer gjennom intervjuer og dokumentgjennomgang at det ikke foretas arbeidsevnevurderinger i alle saker, selv om brukeren har søkt om KVP.
• Ved dokumentgjennomgangen fant vi deltakere i KVP som ikke hadde fått arbeidsevnevurdering.
• Det er ikke gjort en konkret og individuell vurdering i alle vedtak.
• Ledelsen sørger ikke for at ansatte som informerer, kartlegger, vurderer og eventuelt tildeler KVP har kompetansen som skal til for å løse oppgavene.
• Kommunen har ikke en praksis som innebærer at uheldige forhold eller ulovligheter blir fanget opp og brukt i forbedringsarbeidet.

Avvik 2:

Notodden kommune, NAV Notodden sørger ikke for en forsvarlig gjennomføring av KVP

Avvik fra følgende myndighetskrav:

STL §§ 4, 4, 30 og 31, jf. Forskrift om kvalifiseringsprogram og – stønad §§ 1 og 2, jf. Forskrift om internkontroll i kommunalt NAV §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende:

• Det er ikke dokumentert i Arena eller annen framlagt dokumentasjon at alle deltakerne har et kvalifiseringsprogram.
• Det dokumenteres ikke at det foretas jevnlig og systematisk oppfølging av deltakerne i KVP. I enkelte saker er det ikke dokumentert oppfølging på flere måneder.
• Programmene mangler tidspunkt for evaluering.
• Ansattes kompetanse er ikke kartlagt og målt opp mot oppgavene de utfører i gjennomføringsprosessen.
• Det er ikke samsvar mellom eksisterende kompetanse og nødvendig kompetanse.
• De ansatte får ikke tilstrekkelig opplæring ved innføring av nye oppgaver (nyansatte og andre som endrer oppgaver).
• Ledelsen kontrollerer ikke at notater og oppfølging føres i Arena.
• Ledelsen har ikke systematiske kontrolltiltak for å undersøke om kompetansearbeidet har ønsket og nødvendig effekt.
• Det er ikke gjennomført noen risikovurdering de siste tre år.
• Det daglige arbeidet med KVP er tillagt en person

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen er forpliktet til å føre internkontroll med de kommunale tjenestene i NAV Notodden. Det vil blant annet si at kommunen plikter å styre faglig, i form av planlegging av hvordan oppgavene skal løses i samsvar med lovens krav, kontroll av om tjenestene faktisk tilfredsstiller kravene, og om nødvendig sette inn korrigerende tiltak dersom det oppdages at praksis ikke er tilfredsstillende. Det nærmere innholdet i internkontrollplikten går fram av paragraf 4 i internkontrollforskriften, men refereres ikke nærmere her.

Det daglig arbeidet med KVP er tillagt 1 person, og når denne personen er borte, planlagt eller ikke planlagt, vil det være fare for svikt i oppfølgingen av KVP deltakerne når det ikke dokumenteres jevnlig og systematisk. Det er ledelsens ansvar å følge med på at notater og oppfølging føres i Arena. På tilsynstidspunktet var det ikke etablert et kjent avviksmeldesystem på området. Det er heller ikke etablert et kjent system for kartlegging av risiko på området. Notodden kommune har således ikke sørget for at NAV Notoddens håndtering av kvalifiseringsprogrammet styres gjennom et dokumentert internkontrollsystem. Det er kommunens øverste ledelse som har ansvaret for at tjenesteytingen i kommunen er i henhold til lov- og forskriftskrav.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forvaltningsloven av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over NAV Notodden
• Navn på ansatte, stillingsprosent, og deres arbeidsoppgaver ved kontoret
• Databehandlingsavtale mellom arbeids- og velferdsetaten og Notodden kommune
• Samarbeidsavtale mellom arbeids- og velferdsetaten og kommunen om bruk av Arena
• Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Notodden kommune og NAV Telemark
• Samarbeidsavtale mellom Notodden kommune og NAV Telemark
• Delegasjonsreglement for Notodden kommune (vedtatt 06.09.07)
• Administrativ delegasjon i Notodden kommune (vedtatt 20.05.03, revidert 2005, 2008)
• Ny ledelse Notodden sosialkontor (01.07.07)
• Søknad om deltakelse i kvalifiseringsprogrammet (2 stk)
• Samtykkeerklæring
• Samtykkeerklæring- trekk husleie i kvalifiseringsstønad
• Arbeidsoppgaver for kvalifiseringskoordinator
• Liste over deltakere som har fått innvilget kvp i 2012
• Liste over deltakere som har blitt skrevet ut av programmet i 2012
• Oversikt over søkere på kvp i 2013
• Oversikt over de som har fått innvilget kvp i 2013
• Oversikt over brukere med økonomisk sosialhjelp
• Oversikt over langtidsledige

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Fullstendige saksmapper for deltakere i kvalifiseringsprogrammet på tidspunktet for tilsynsbesøket (16 personer).
• Arenasjekk av informasjon knyttet til de 16 kvp-deltakerne.
• Arenasjekk av 11 brukere av økonomisk sosialhjelp
• Arenasjekk av langtidsledige

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• 07.02.2013 Varsel om tilsyn
• 06.06.2013 brev vedr. formøte
• 25.06.2013 brev vedr dokumentasjon
• 19.09.2013 oversendelse av dokumentasjon
• 16.10.2013 oversendelse av dokumentasjon

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Inger Tveit Espeland (revisjonsleder)
Rådgiver Merethe Bonsaksen (revisor)
Rådgiver Mona Bjønnes (revisor)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet