Endelig rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem i Tinn kommune 2013

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvikene og merknadene som ble påpekt inne de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Det ble ikke funnet avvik, men gitt en merknad:

Merknad:

• Tinn kommune dokumenterer ikke fortløpende alle nødvendige og relevant opplysninger og vurderinger i arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem.

Kommentar:

Kravet til god forvaltningsskikk tilsier at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem dokumenteres fortløpende. Når barneverntjenestens dokumentasjon er mangelfull, kan det i ettertid være vanskelig å finne ut hva som er gjort i saken. Dette innebærer en risiko for at feil kan oppstå.

Laila Christensen
revisjonsleder

Tove Dalene Wærnes
revisor

Ellin Gulliksen Lunden
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved barneverntjenesten i Tinn kommune i perioden 10.06.13 - 04.11.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barnevernt enesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredeIse av lovgivningen innenfor de temaene tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mullghet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tinn kommune har 6000 innbyggere og ligger øverst i Telemark og med tettstedet Rjukan som kommunesenter.

Kommunen er en «to-nivå» kommune. Myndighetsområdet og arbeids- og oppgavefordelingen mellom rådmannen og de tjenesteytende enhetene er tydeliggjort gjennom et administrativt delegasjonsreglement. Nærmeste leder er enhetsleder.

Barneverntjenesten i Tinn er organisert i avdelingen Barnevern- og PP-tjenesten. Enhetsleder er leder av barneverntjenesten. Barneverntjenesten er bemannet med 4 fagstillinger i tillegg til 3/4 merkantil stilling. Den saksbehandleren som har hatt mest kontakt med familien ør barnet flytter, vil få ansvaret for oppfølgingen i fosterhjemmet. Samtidig vil en annen barnevernkonsulent være orientert om saken.

Kommunen hadde oppfølgings- og kontrollansvar for ni barn i kommunale fosterhjem på tilsynstidspunktet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.06.13.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 02.10.13.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.10.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet var å undersøke om kommunen gjennom sine styringstiltak sikrer at oppfølging og kontroll av barns situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med kravene i barnevernlovgivningen.

Tilsynet omfatter barn under 18 som bor i kommunale fosterhjem. Tilsynet var avgrenset til å gjelde i tidsrommet fra barnet flytter inn og så lenge det bor i fosterhjemmet. Arbeidet med flytting eller tilbakeføring til hjemmet er ikke en del av tilsynet.

Tilsynsførerordningen var ikke del av tilsynet.

5. Funn

Det ble gitt en merknad.

Merknad:

• Tinn kommune dokumenterer ikke fortløpende alle nødvendige og relevante opplysninger og vurderinger i arbeidet med oppfølging av barn i fosterhjem.

Kommentar:

Kravet til god forvaltningsskikk tilsier at barneverntjenestens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem dokumenteres fortløpende. Når barneverntjenestens dokumentasjon er mangelfull, kan det i ettertid være vanskelig å finne ut hva som er gjort i saken. Dette innebærer en risiko for at feil kan oppstå.

6. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barnets rettigheter Lov om barneverntjenester
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om fosterhjem
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forho d av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Tinn kommune Administrativt delegeringsreglement
• Plan for fosterhjemsarbeidet i Tinn kommune
• Opplæringsplan periode 2013
• Oversikt ansatte i barneverntjenesten
• Oversikt over fosterbarn plassert av Tinn kommune pr. 28.03.13

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Internkontrollperm
• Sammenfatning av halvårsrapportering 1. halvår til fylkesmannen
• Brukerundersøkelse Tinn barneverntjenesten 2011
• Årsmelding 2012 1570 Barnevern og PP-tjenesten
• 2. tertial 2013 1570 Barnevern og PP-tjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 10.06.13
• Etterspurt dokumentasjon mottatt 03.07.13 i
• Program og oversikt over dokumentasjon ønsket framlagt på tilsynet/sendt 19.09.13
• Tilbakemelding på foreløpig rapport mottatt fra kommunen 25.10.13

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eling Gulliksen Lunde, Tove Dalene Wærnes og Laila Christensen

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet