Rapport fra tilsyn med ved Ulefoss helsestasjon - Nome kommune 2013

Sammendrag

Som en del av et større landsomfattende tilsyn initiert av Statens Helsetilsyn, har Fylkesmannen i Telemark gjennomført tilsynsbesøk ved helsestasjonen på Ulefoss i Nome kommune i perioden 09.07.2013 – 14.10.2013. Tilsynet omfattet helsestasjonsvirksomheten for barn 0-6 år. Tilsynet ble gjennomført som en systemrevisjon.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0-6 år forsvarlig helsekontroll i samsvar med faglige normer, slik det fremgår av nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonsvirksomheten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar helhetlige tjenestetilbud
• Om kommunen sikrer at helsestasjonen tilbyr tjenestetilbud til barn og foreldre som er tilpasset egen språkbakgrunn
• Om kommunen sikrer at helsestasjonsvirksomheten gir faglig forsvarlig kostholdsveiledning for å forebygge feilernæring

Det ble ikke funnet grunnlag for å gi kommunen avvik innenfor de reviderte områdene.

Dato: 29.10.2013

Audhild Arnesen
revisjonsleder

Robert Dalene
revisor

Janne Wikheim Aas
revisor

1. Innledning

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn kommunens helse- og omsorgstjenester gjennom lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og helse- og omsorgstjenesteloven §12-3.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ulefoss helsestasjon i Nome kommune i perioden 09.07.2013 – 14.10.13. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser, men gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nome kommune har litt i overkant av 6.600 innbyggere, og gjennomsnitt 66 fødsler i året. Kommunen har samlet sin helsestasjonsvirksomhet for barn 0-6 år i en helsestasjon, som ligger i Ulefoss. Helsestasjonen ligger i samme hus som Ulefoss legekontor, som er ett av de to legekontorene som finnes i kommunen. Det er ansatt to helsesøstre, i henholdsvis 70 og 80% stillinger, som jobber med de minste barna. Ledende helsesøster har for tiden 50 % permisjon fra stillingen for å inneha en prosjektstilling i fylkeskommunen. Det er ansatt en jordmor i 50% stilling ved helsestasjonen som gir et tilbud til gravide, men som også rutinemessig foretar et hjemmebesøk rett etter at mor og barn har kommet hjem fra sykehuset.

Helsestasjonsvirksomheten er organisert i Helse- og omsorgsetaten, ledet av en helse- og omsorgssjef. I et mellomnivå, under helse- og omsorgssjefen, er leder for Koordinerende enhet for rehabilitering og habilitering plassert. Helsestasjonen er for øvrig organisert i samme enhet som hjemmetjenestene, fysioterapitjenesten, psykisk helsearbeid og barnevern.

Kommunen har et mottak for flyktninger og asylsøkere. Helsestasjonen har ansatt en egen sykepleierstilling (60%) som jobber med helsetjenesten for flyktninger. Barna som bor der tilbys helsekontroller ved Ulefoss helsestasjon, tilsvarende tilbudet som gis til norske statsborgere.

Kommunen har etablert flere ulike fora for tverrfaglig arbeid for barn med spesielle behov og deres familier. I tillegg til at kommunen har etablert en koordinerende enhet for rehabilitering og habilitering, er det opprettet et Tverrfaglig lederteam, et Konsultasjonsteam, samt et Koordineringsteam for barn. Helsestasjonen har også ansatt en sykepleier med videreutdanning i 80% stilling, der 50 % av denne stillingen er «øremerket» de minste barna.

Helsestasjonen er tverrfaglig sammensatt. Barnefysioterapeut som er tilknyttet helsestasjonen har ansvar for 4-måneders konsultasjon i gruppe, og følger opp enkeltbarn og familier ved behov. Saker fordeles gjennom helsestasjonsteam.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.07.2013. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt den 10.09.13.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring av helsestasjonen.

Sluttmøte ble avholdt 11.09.13.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens helsestasjonstjeneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrer at alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglig forsvarlige normer. Tilsynet undersøkte om kommune gjennom rutiner og praktiske tiltak sørger for at helsekontrollene følger nasjonale retningslinjer og faglige veiledere som angir norm for faglig forsvarlig praksis.

Videre undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkelig personell til å kunne tilby faglig forsvarlige helsekontroller, og om helsekontrollene blir gjennomført av personell med nødvendig faglig kompetanse til å fange opp tegn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrrelser og sykdom. Vi så også på om journalføringen sikret kontinuitet i helseundersøkelsen, og om personvernet til barn og foreldre ble ivaretatt.

Tilsynet undersøkte om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestetilbud. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutiner og praksis sørger for at helsestasjonstjenesten bidrar til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som trenger legetjenester for behandling av sykdom eller funksjonssvikt. Vi så også på om helsestasjonen bidrar til å sikre barns behov for nødvendig fysioterapiutredning og behandling. Vi undersøkte om helsestasjonen bidrar til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tjenester fra flere enheter.

Tilsynet så også på om kommunene sikrer at helsestasjonstjenesten har et tilbud til barn og foreldre tilpasset egen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutiner og praksis sørger for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnets omsorgspersoner gjennom tolk der det er nødvendig.

5. Funn

På bakgrunn av gransking av oversendt dokumentasjon, journalgjennomganger og intervjuer har tilsynet ikke avdekket avvik på tilsynsområdene. Dette vil si at vi ikke har kunnet påpeke forhold som bryter lovgivningen på tilsynsområdene. Vi har oppfattet at Helsestasjonsvirksomheten har tatt i bruk styringssystemer som ivaretar kravene til internkontroll. Kulturen i organisasjonen vitnet om at det i stor grad var samsvar mellom teori og praksis på tilsynsområdene.

6. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)
• Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet):
  - Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419)
  - Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
  - Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
  - Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734)
  - Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)
  -Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Rutine for samarbeid m/ kommunens fastleger
• Samarbeidsavtale helsestasjon/skolehelsetjeneste i Nome kommune og tannhelsetjenesten i Telemark
• Veiledningskontrakt mellom jordmødre/helsesøstre i Skien/Nome kommune og sped- og småbarnsteam v/ BUP Skien
• Prosedyrer for:
  - Samtykke tverrfaglig samarbeid
  - Tverrfaglig lederteam (TFL)
  - Tverrfaglig møte
  - Hjemmebesøk
  - Ressursgruppe RUS
  - Helsestasjonsteam
  - Bekymringsmelding til Barnevernstjenesten
  - Temauke for 4-åringer
  - Språk 4
  - Koordineringsteam for barn
  - Koordinerende enhet
  - Barn med spesielle behov
• Handlingsveileder for ansatte i Nome kommunes barnehage/skoler: Barn som bekymrer
• Individuell plan rutiner og mal
• Veileder til individuell plan
• Koordinatorfunksjon og ansvarsgruppe
• Prosedyre for Kommuneoverlege- og smittevernmøte
• Avvikslogg
• Avviksskjema
• Årsrapport for alle hovedarbeidsområdene til helsestasjon i Ulefoss 2012
• Helsestasjonsprogram 0-5 år
• Kompetanseplan 2013
• Sjekkliste for introduksjon av nyansatt
• Kommunalt konsultasjonsteam m/ henvisningsskjema, mal for møtereferat og samtykkeskjema
• Innspill fra helsestasjons-/skolehelsetjenesten til arbeidsgruppe. for strategisk kompetanseplan 09.04.2012
• Strategisk kompetanseplan for HO-etaten, politisk godkjent av oppvekst-og omsorgsutvalget
• Oversikt virksomhetsområder (med ansvarsfordeling på 10 ulike områder)
• Oversikt over ansatte

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 15 elektroniske pasientjournaler
• Kvalitetshåndbok på lokalt nett
• Møtereferater fra avdelingsmøter
• Årsmelding 2012, habilitering av barn 0-18 år

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 09.07.2013
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen av 28.08.2013
• Oversendelse av program for tilsynet datert 29.08.2013

I tillegg flere telefonsamtaler om praktisk gjennomføring av tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Seniorrådgiver Audhild Arnesen (Revisjonsleder)
Ass. Fylkeslege Robert Dalene (Revisor)
Rådgiver Janne Wikheim Aas (Revisor)
Seniorrådgiver Lise Broen (Statens helsetilsyn, observatør)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet