Helsetilsynet

Fylkesmannen i Troms

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 9. og 10. mai 2007 tilsyn i Lavangen kommune vedrørende avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester, jf sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

Det ble påpekt ett avvik og en merknad. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

1. Avvik

Lavangen kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig evaluering av støttekontakttilbudene.

1. Merknad

Lavangen kommune gir ikke generell informasjon om kommunens ansvar for å kunne tilby ulike avlastningsformer.

Dato: 13.06.07

Nils Aadnesen
Rådgiver

Laila Falck
Rådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lavangen kommune i perioden 13.02.07 – 10.05.07. Revisjonen er en del av et landsomfattende tilsyn i 2007 med avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale  tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av
  • lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynetomfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lavangen kommune hadde 1 035 innbyggere den 01.01.06. Da tilsynsbesøket ble gjennomført var helse- og sosialsjefstillingen ikke besatt, og rådmannen ivaretok denne funksjonen. Kommunen drøfter en omorganisering av helse- og sosialadministrasjonen og vurderer å innføre en to-nivåmodell. Vedtak vedrørende støttekontakt treffes av sosialavdelingen. Oppfølging av støttekontaktene kan også ivaretas av psykiatritjenesten og tjenesten for psykisk utviklingshemmede. I de fleste tilfeller innvilges avlastning til eldre tjenestemottakere og i form av opphold på Lavangsheimen. Vedtak om dette treffes av inntaksnemnda.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.02.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt

i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 09.05.07.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet. To intervju måtte utgå på grunn av sykemeldinger.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.05.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Det landsomfattende tilsyn omfatter avlastnings- og støttekontakttjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b) og c). Tilsynet omfatter alle aldersgrupper.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder:

Område 1: Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester.

Område 2: Om kommunene sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området.

5. Funn

Under område 1 påpekte tilsynet en merknad:

  • Lavangen kommune gir ikke generell informasjon om kommunens ansvar for å kunne tilby ulike avlastningsformer.

Kommentar:
Kommunen skal etter behov kunne tilby ulike avlastningsformer som kan dekke ulike behov for ulike målgrupper. Avlastning kan gis både i private hjem og i særskilte kommunale tiltak. Avlastning kan for eksempel også gis ved at omsorgspersonen frigjøres ved at andre i perioder overtar omsorgen i hjemmet. I Lavangen kommune fant tilsynet ett eksempel på en slik løsning. Bestemmelsen i § 4-2 bokstav b) omfatter både frivillige omsorgsytere og foreldre med omsorgsplikt for mindreårige barn. Tilsynet legger til grunn at kommunen er kjent med ansvaret for å kunne tilby ulike avlastningsformer. Tilsynet fikk også opplyst at informasjon om dette ble gitt i enkeltsaker.

Etter tilsynets vurdering bør imidlertid kommunen gi en bedre generell informasjon på området. Det vises i den forbindelse til at det bare er avlastningsopphold på sykehjemmet som er nevnt som avlastningsform på kommunens hjemmesider, og det er i all hovedsak denne avlastningsform som etterspørres. Det kan ikke utelukkes at en mer aktiv informasjon om andre mulige avlastningsformer kan bidra til at andre aktuelle søkere kontakter kommunen.

Under område 2 påpekte tilsynet ett avvik:

Lavangen kommune sikrer ikke at det skjer en jevnlig evaluering av støttekontakttilbudene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om sosiale tjenester § 4-3 (forsvarlighetskravet), lov om sosiale tjenester §§ 8-3 og 8-4 (brukermedvirkning) og forvaltningsloven § 17 første ledd (utredningsplikten).

Avviket er basert på følgende observasjoner, herunder gjennom intervjuer:

  • Fra og med år 2007 treffes vedtak om støttekontakt for ett år av gangen.
  • Kommunen har ikke innarbeidet prosedyre som sikrer at det skjer en jevnlig evaluering av tjenestetilbudet, jf internkontrollforskriften § 4 annet ledd g.
  • Fylkesmannen gjennomgikk 6 journaler/saker som gjaldt støttekontakt. I bare en av disse sakene er det dokumentert at tjenestemottaker var involvert i evaluering av tilbudet i 2006/2007, ut over kortfattede søknader.
  • I ett tilfelle avsluttet en støttekontakt arbeidet da det ikke var truffet vedtak om forlengelse. Manglende vedtak hadde igjen sammenheng med at tjenestemottaker ikke hadde fremmet ny søknad. Tiltaket ble senere igangsatt igjen.
  • I en sak søkte vedkommende om en utvidelse av støttekontakttilbudet. Tilbudet ble videreført med samme omfang i nytt vedtak, uten at avslag på utvidelse var begrunnet.
  • I en sak ga støttekontakt uttrykk for at timeantallet var for lavt. Tidligere omfang ble videreført i nytt vedtak, uten at det er dokumentert at tjenestemottaker fikk uttale seg.

Kommentar:
Kommunen har ansvaret for at støttekontakttilbudet er forsvarlig, og dette omfatter også en nødvendig og jevnlig evaluering i vedtaksperioden. Kommunen må ha en prosedyre som sikrer at evaluering skjer regelmessig. Evaluering må omfatte alle sider av tjenesten – både hvordan tjenestene utføres og hvor egnet tjenesten er i forhold til mottaker.

Alle involverte skal medvirke i evalueringsarbeidet. Evaluering skal også bidra til at kommunen setter inn relevante opplærings-/veiledningstiltak, dersom evalueringsarbeidet avdekker manglende kompetanse.

6. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sosialtjenesteloven)
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tjenester mv.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. (kvalitetsforskriften)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonsplan helse- og sosialetaten
  • Delegasjonsreglement for Lavangen kommune
  • Søknadsskjema – pleie- og omsorgstjenester
  • Prosedyre 10.10 (”Søknad/vedtak etter lov om sosiale tjenester mv”) i kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten
  • Prosedyre 10.11 (”Søknad/vedtak etter lov om helsetjenester i kommunene”) i kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten
  • Informasjon om pleie- og omsorgstjenesten og Lavangsheimen fra kommunens hjemmesider.
  • Oppdragsavtale – mal for støttekontakter
  • 8 anonymiserte enkeltvedtak vedrørende støttekontakt
  • 5 anonymiserte enkeltvedtak vedrørende avlastning
  • Årsmelding 2005 for Lavangen kommune side 26-35
  • Budsjett for 2006 (utdrag)
  • Oversikt over mottakere av avlastning/støttekontakt i 2006 (antall og aldersgruppe)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaler (søknader, vedtak, journalnotat mv.) for 11 tjenestemottakere. I 5 av sakene var det truffet enkeltvedtak vedrørende flere tjenester (støttekontakt, avlastning, korttidsopphold på sykehjem)
  • Forslag til nytt organisasjonskart – helse- og sosialadministrasjon.
  • Kvalitetshåndbok for pleie- og omsorgstjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev fra Fylkesmannen til Lavangen kommune av 30.04.07 – detaljert plan for tilsynsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Erling Hanssen

Rådmann

X

X

X

Unni Nilsen

Sosial- og barnevernleder

X

X

X

Norunn Johansen

Pleie- og omsorgssjef

X

X

X

Astri Andberg

Saksbehandler

X

X

X

Haldis Thomassen

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Britt Inger Carlsson

Avdelingsleder

X

X

X

Tove Nordheim

Avdelingsleder

X

X

X

Jan Røkenes

Støttekontakt

X

X

X

Anne Nilsen

Støttekontakt

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Laila Falck
Rådgiver Nils Aadnesen (revisjonsleder)