Fylkesmannen i Troms

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Troms gjennomførte 30. og 31. august 2007 tilsyn i Storfjord kommune

vedrørende avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester

Område 2: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Område 3: Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

Det ble ikke gitt avvik, men to merknader. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Merknad 1

Storfjord kommunes organisering av støttekontakt- og avlastningstjenesten er noe uklar for enkelte brukergrupper.

Storfjord kommune kunne med fordel ha informert mer aktivt om sine støttekontakt- og avlastningstilbud etter sosialtjenesteloven.

Merknad 2

Storfjord kommune har ikke evaluert alle støttekontakt- og avlastningstilbud jevnlig og systematisk.

Dato: 1.10.2007

Katrine Storeheier
rådgiver (revisjonsleder)

Håvard Geving
rådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Storfjord kommune i perioden 12.4.2007-31.8.2007. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Storfjord kommune har om lag 1 900 innbyggere.

Kommunen er organisert i tre virksomheter med hver sin virksomhetsleder og med rådmannen som nærmeste overordende. I Helse- og sosialetaten er det syv avdelinger, og fem av disse har ansvar for og oppgaver i forbindelse med å gi avlastning og støttekontakt til kommunens innbyggere. Brukertjenesten har ansvar for å tildele støttekontakter og avlastning til voksne og barn med psykiske lidelser, sosiale vansker og rusmiddelmisbruksproblematikk. Denne avdelingen ble opprettet 1.7.2007. Hjemmetjenesten har ansvar for å tildele støttekontakter til eldre og støttekontakter og avlastning til barn og voksne med fysiske funksjonshemminger. PU-tjenesten har ansvaret for å tildele støttekontakter og avlastning til innbyggere som er psykisk utviklingshemmet. Åsen omsorgssenter tildeler avlastningsopphold til eldre ved denne institusjonen, og Skibotn omsorgssenter tildeler avlastningsopphold til eldre med demens. Avlastningsopphold til eldre i kommunen blir diskutert i et team hvor begge avdelingslederne for henholdsvis Åsen omsorgssenter og Skibotn omsorgssenter er representert, samt kommunelegen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.4.2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 30.8.2007.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 31.8.2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Det landsomfattende tilsyn omfatter avlastnings- og støttekontakttjenester etter lov om sosiale

tjenester § 4-2 bokstav b) og c). Tilsynet omfatter alle aldersgrupper.

Tilsynet var avgrenset til følgende områder:

Område 1: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester

Område 2: Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Område 3: Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området

5. Funn

Tilsynet fikk blant annet følgende opplysninger om forhold i kommunen som skal sikre at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områder:

• Kommunen har satt i verk mange ulike prosjekter for ulike brukergrupper.
• Kommunen har gjennom prosjektet ”Storfjordmodellen” satt et særlig fokus på kulturforståelse i rusomsorgen.
• Ansatte i kommunen har brukeren i fokus og er opptatte av å etablere et variert og individuelt tilpasset tjenestetilbud for den enkelte.
• Det er blitt tatt initiativ i kommunen for å få opprettet en halv fast stilling som fagansvarlig for organisering og oppfølging av støttekontakt- og avlastningsordningen.
• Det pågår arbeid i kommunen for å skriftliggjøre og forbedre rutinene rundt avlastnings- og støttekontaktordningen.
• Ansatte i kommunen gjennomfører videreutdanning, herunder et 30 studiepoengs deltidsstudium om organisering og veiledning av støttekontakter og avlastere.

Under område 1 og 2 ble det gitt én merknad.

Merknad 1

Storfjord kommunes organisering av støttekontakt- og avlastningstjenesten er noe uklar for enkelte brukergrupper.

Storfjord kommune kunne med fordel ha informert mer aktivt om sine støttekontakt- og avlastningstilbud etter sosialtjenesteloven.

Merknaden er basert på følgende observasjoner, herunder gjennom intervjuer:

Kommunen har ikke oppdatert organisasjonskart for Helse- og sosialetaten.

Det fremkommer gjennom intervju at fem forskjellige avdelinger i Helse- og sosialetaten behandler søknader om avlastning og støttekontakt for ulike brukergrupper, og innunder en av avdelingene, Brukertjenesten, er det igjen flere forskjellige faggrupper som behandler saker om avlastning og støttekontakt.

I intervju ble det opplyst at det er uklart hvilken instans som har ansvaret for å tildele støttekontakt og avlastning etter sosialtjenesteloven til barn med fysiske funksjonshemminger og barn med psykiske problemer.

Av innsendt dokumentasjon fremgår det at ingen barn i aldersgruppen 0 til 18 år mottar støttekontakt eller avlastning hjemlet i sosialtjenesteloven.

I utkast til nytt informasjonsskriv om henholdsvis avlastning og støttekontakt i Storfjord kommune er det vist til syv forskjellige tjenester/tjenestesteder med ulike telefonnummer som innbyggerne kan henvende seg til.

Kommunen har frem til i dag ikke hatt noe eget informasjonsskriv om tjenestene.

Kommunens internettsider gir svært begrenset informasjon om avlastning, og ingen informasjon om støttekontakt.

Kommunen mottar stort sett aldri skriftlige søknader om støttekontakt og avlastning, men kommunen foreslår selv tjenesten i forhold til brukergrupper som allerede mottar andre sosial- og/eller helsetjenester.

Kommentar: Det følger av lov om sosiale tjenester § 4-1 at kommunen har plikt til å informere aktivt om sine støttekontakt- og avlastningstjenester, hvordan tjenestene er organisert og hvor en skal henvende seg.

Kommunen må sikre at det gis relevant informasjon om hvordan en kan søke på støttekontakt- og avlastningstjenester til aktuelle søkere. Det kan ikke utelukkes at en mer aktiv informasjon om støttekontakt- og avlastningstjenesten kan bidra til at flere søkere kontakter kommunen.

Kommunens organisering gir utfordringer i forhold til å ivareta likebehandling både ved tildeling og oppfølging. I tillegg er det en fare for at det verken innad eller utad i tilstrekkelig grad blir klart hvilken instans i kommunen som har ansvaret for å gi tilbud til den enkelte bruker. I følge forskriften om internkontroll i sosial- helsetjenesten § 4 bokstav a) skal virksomhetens hovedoppgaver innen helse- og sosialtjenesten avklares. Dersom virksomheten er oppdelt i flere deltjenester, avdelinger eller lignende, bør hovedoppgavene, herunder målgruppe, til hver av disse være spesifisert.

Under område 3 ble det gitt én merknad.

Merknad 2

Storfjord kommune har ikke evaluert alle støttekontakt- og avlastningstilbud jevnlig og systematisk.

Merknaden er basert på følgende observasjoner, herunder gjennom intervjuer:

I intervju ble det opplyst at hittil har ikke alle tjenestene blitt evaluert jevnlig og systematisk.

For brukere som har ansvarsgrupper rundt seg har tjenestetilbudet blitt evaluert.

I saksmappene var det svært begrenset dokumentasjon som tilsa at tjenestene blir evaluerte.

Under tilsynsbesøket ble det fremlagt utkast til nye prosedyrer hvor det fremgår under punkt 10 at tjenestene skal evalueres minimum en gang årlig sammen med bruker eventuelt brukerens representanter og støttekontakt/avlaster.

Tilsynet fikk opplyst at de nye rutinene vil bli implementert i alle avdelinger som behandler søknader om støttekontakt og avlastning.

Kommentar: Kommunen har ansvaret for at støttekontakttilbudet er forsvarlig, og dette omfatter også en nødvendig og jevnlig evaluering i vedtaksperioden, jf. lov om sosiale tjenester §§ 4,3, 8-3 og 8-4, samt forvaltningsloven § 17. Kommunen må ha en prosedyre som sikrer at evaluering skjer regelmessig. Evaluering må omfatte alle sider av tjenesten, både hvordan tjenestene utføres og hvor egnet tjenesten er i forhold til mottaker. Alle involverte skal medvirke i evalueringsarbeidet. Evaluering skal også bidra til at kommunen setter inn relevante opplærings-/veiledningstiltak, dersom evalueringsarbeidet avdekker manglende kompetanse.

6. Regelverk

Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester mv. (sosialtjenesteloven)

FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tjenester mv.

FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for

tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene og

etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv. (kvalitetsforskriften)

FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

(internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart, utdatert
• Styringssystem for Storfjord kommune
• Delegasjonsreglement
• Søknadsskjema
• Retningslinjer for kameratordning i rusomsorgen
• Informasjonsskriv om avlastning i Storfjord kommune
• Kopi av oppdragsavtaler
• 3 anonymiserte vedtak vedrørende støttekontakt
• 2 anonymiserte vedtak vedrørende avlastning
• 1 anonymisert vedtak vedrørende korttidsopphold
• Informasjonsskriv om kvalitetsverktøy gjennom ”bedrekommune”
• Årsmelding 2005 og 2005 for PU-tjenesten
• Opptrappingsplan for psykisk helsearbeid for perioden 2007 – 2010
• Oversikt over kommunens brukere av støttekontakt- og avlastningstjenestene
• ”Storfjordmodellen” – En beskrivelse av prosjektet kulturforståelse i samhandling med rusmisbrukere med røtter i samisk/kvensk miljø
• Vedtak om ukentlig tilbud om fysisk aktivitet individuelt og i gruppe som ledd i psykiatriplanen for 2007
• Notat vedr. oppretting av en ½ stilling som ansvarlig for oppfølgingen støttekontakt- og avlastningsordningen
• Beskrivelse av videreutdanningen ”Organisering og veiledning av støttekontakt, avlastere og frivillige”
• Utkast til prosedyrer for behandling og oppfølging av støttekontakter og avlastere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Journaler (søknader, vedtak, jorurnalnotat mv.) for 12 tjenestemottakere. I flere av sakene var det truffet enkelvedtak både i forhold til avlastning og støttekontakt.
• Reviderte prosedyrer for saksbehandling og oppfølging av støttekontakter og avlastning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev fra Fylkesmannen til Storfjord kommune datert 21.8.2007 – detaljert plan for tilsynsbesøket

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn	Funksjon / stilling	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Maar Stangeland	Rådmann	X	x	X
Anne Dalheim	Helse- og sosialsjef	X	X	X
Anne-Lena Dreyer	Avd. leder, PU-tjenesten	X	X	X
Hege Figenschau	Avd. leder, Åsen omsorgsenter og hjemmetjenesten	X	X	X
Anne Rasmussen	Avd. leder, Skibotn omsorgssenter	X	X	X
Anita Mathisen	Fagleder rus/psykiatri	X	X	X
Ellinor Jensen	Miljøterapeut 1, PU-tjenesten	X	X	X
Ann Britt Holmen	Hjelpepleier, Åsen omsorgssenter		X
Eeva Randell	Støttekontakt		X
Marit Broeng	Privat avlaster		X
Torill Grønvold	Støttekontakt		X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Rådgiver Håvard Geving rådgiver Katrine Storeheier (revisjonsleder)