Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Reviderte områder
5. Funn
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms har gjennomført systemrevisjon av hvordan Salangen kommune sikrer helse- og sosialtjenester til voksne personer med alvorlig psykisk lidelse. Tilsynet var en del av et landsomfattende tilsyn. Denne rapporten beskriver funn og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Tilsynet omfattet kommunens styring av og kontroll med at personer som har alvorlig psykisk sykdom får individuelt tilrettelagte, koordinerte og forsvarlige tjenester og at de som mottar tjenestene medvirker ved utformingen av tilbudet. Tilsynet omfatter alle faser av tjenestene fra oppstart med planlegging og tildeling, iverksetting, gjennomføring og oppfølging med revurdering og justering av tjenestene.

Ved tilsynet ble det påpekt ett avvik fra krav i sosial- og helselovgivningen:

  • Kommunen sikrer ikke at det fattes enkeltvedtak i alle saker hvor det gis hjemmesykepleie til voksne personer med psykiske lidelser.

Det ble gitt en merknad:

  • Kommunens rutiner for å sikre at det innen rimelig tid blir fattet enkeltvedtak når tjenester blir innvilget og iverksatt, er sårbare.

Dato: 11.12.07

Odd Arvid Ryan, rådgiver
(revisjonsleder)

Heidi Talsethagen, seniorrådgiver
(revisor)

Kåre Christian Nordhus,
ass. fylkeslege
(revisor)

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjonstilsyn i Salangen kommune i perioden 12.9.07 – 16.10.07, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av landsomfattende tilsyn i 2007 med kommunenes helse- og sosialtjenester til voksne personer med psykisk lidelser, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannen og helsetilsynet planlagte tilsynsvirksomhet inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
  • Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Salangen kommune har 2 232 innbyggere (2006). Det er fra 01.01.04 opprettet en egen seksjon for rehabilitering, bestående av psykiatri, rehabiliteringskoordinator/ergoterapeut og fysioterapi. De ulike fagtjenestene er faglig ansvarlig innenfor sine fagfelt. Seksjonen inngår i Helseavdelingen, og har hovedansvaret for hjemmeboende med psykisk, fysisk og/eller sosiale funksjonshemminger, samt personer med psykisk utviklingshemming som ikke har et omfattende pleiebehov. Psykiatritjenesten er bemannet med en stilling som vernepleier (fagleder), to stillinger som hjelpepleiere, ½ stilling som rehabiliteringskoordinator og 0,2 stilling som støttekontakt. Tjenesten er lokalisert på helsesenteret i kommunen, men er i stor grad hjemmebasert.

Det er opprettet et Omsorgsteam, bestående av ulike fagprofesjoner, som møter hver 1. dag. Her fattes vedtak om tjenester i henhold til sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven.

Rehabiliteringstjenesten har ukentlige samarbeidsmøter. Psykiatritjenesten har faste samarbeidsmøter med lege og øvrig hjemmetjeneste en gang pr. uke hvor aktuelle problemstillinger knyttet til den enkelte bruker drøftes. Det er avdelingsmøte månedlig.

Det er videre etablert tverrfaglig forum for barn og unge i kommunen og faste samarbeidsmøter med de andre Midt-Troms kommunene hver 6. uke. Utenom fast oppsatte møter er det etablert nære samarbeidsrutiner mellom psykiatritjenesten, sosialkontor, barnevern, ergoterapeut, fysioterapeut, helsesøster, PPT, Nav arbeid/trygd, skole og barnehager. Samarbeidet foregår del i ansvarsgrupper rundt den enkelte og dels i tverrgalige møter.

Det er etablert rutiner for at psykiatritjenesten har veiledning fra psykiatrisk poliklinikk ca en gang pr. måned.

Psykiatritjenesten, rehabiliteringskoordinatoren, helsesjef og rådmann har uformelle møter med brukerne annenhver måned i lokalene til Mental Helse Salangen.

Kommunen er vertskommune for en forholdsvis stor gruppe flyktninger og asylsøkere. Ved Sjøvegan Statlige mottakssentral er det 76 beboere, derav 27 enslige mindreårige. Det er ca 40 flyktninger bosatt i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.9.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 15.10.07.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.10.07.

4. Reviderte områder

Tilsynet omfattet kommunens styring og kontroll med at personer over 18 år, som har alvorlig psykisk sykdom, får individuelt tilrettelagt, koordinerte og forsvarlige tjenester og at de som mottar tjenestene har medvirkning ved utforming av tilbudet. Revisjonen omfatter alle faser av tjenestene:

  • Oppstart med planlegging og tildeling
  • Iverksetting
  • Gjennomføring
  • Oppfølging, med revurdering og justering av tjenestene.

For hver fase ble det vurdert om kommunen oppfylte krav i helse- og sosiallovgivningen med hensyn til:

  • Brukermedvirkning
  • Koordinering
  • Individualisering
  • Faglig forsvarlig tjenesteyting

5. Funn

Det ble påpekt ett avvik:

Kommunen sikrer ikke at det fattes enkeltvedtak i alle saker hvor det gis hjemmesykepleie til voksne personer med psykiske lidelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommunehelsetjenesteloven § 2-1 fjerde ledd, jf. forvaltningsloven kapittel V og VI.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Det fremkom gjennom intervjuer og saksinnsyn at det ikke treffes enkeltvedtak i henhold til forvaltningsloven i forbindelse med tildeling av hjemmebaserte tjenester gjennom psykiatritjenesten.

Kommentar:
Hjemmebaserte tjenester som gis av psykiatritjenesten omfatter tiltak som etter sin art er sammenfallende med tjenester som faller inn under kommunehelsetjenesteloven § 1-3 annet ledd nr. 4 (hjemmesykepleie), og som gis med en regelmessighet, hyppighet og varighet som skiller dem fra behandlingstiltak. Når kommunen beslutter å gi denne type tjenester inntrer utrednings-, opplysnings- og informasjonsplikt etter forvaltningsloven kapittel V, samt plikt til å treffe enkeltvedtak etter samme lov kapittel VI. Disse reglene skal sikre forsvarlig og effektiv saksbehandling, samt ivareta brukerens behov for rettssikkerhet.

Det ble gitt en merknad:

Kommunens rutiner for å sikre at det innen rimelig tid blir fattet enkeltvedtak når tjenester blir innvilget og iverksatt, er sårbare. Med ”tjenester” menes tjenester etter hhv. sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 a-e og kommunehelsetjenesteloven § 2-1, jf. § 1-3 annet ledd nr. 4 og 6.

Etter sosialtjenesteloven § 8-1 og kommunehelsetjenesteloven § 2-1 fjerde ledd, sammenholdt med forvaltningsloven §§ 23-27, skal det treffes skriftlig enkeltvedtak ved tildeling av tjenester som nevnt foran. Brukeren skal som hovedregel gis samtidig begrunnelse og underretning om vedtaket, samt informasjon om bl.a. klageretten.

Gjennom intervju og dokumentgranskning kom det frem at kommunen ikke har klare rutiner for oppfølging av søknader om tjenester, særlig med henblikk på kravet om at det skal gis skriftlig underretning om vedtak innen rimelig tid etter at tjenesten er iverksatt. Under saksinnsynet fant tilsynet to tilfeller der det var gått hhv. 4 og 7 måneder før vedtak ble truffet og underretning gitt brukeren. Det forefantes ikke opplysninger i sakene som kunne begrunne en så vidt lang saksbehandlingstid. I tre andre saker fremkom at tjenestene var iverksatt innen rimelig tid, men det forelå ikke opplysninger i saksdokumentene om saksbehandlingstiden knyttet til den skriftlige underretningen til brukeren.

Dersom det ikke treffes enkeltvedtak innen rimelig tid etter at tjenesten er iverksatt, kan dette medføre at brukeren ikke får viktig informasjon om hvilke tjenester han eller hun er innvilget, herunder hvordan han eller hun kan innrette seg i forhold til tjenestetilbudet. Videre kan dette medføre at brukeren ikke underrettes om begrunnelsen for vedtaket, samt at vedkommende ikke mottar nødvendig informasjon om rettigheter knyttet til enkeltvedtak, som bl.a. klageadgang.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Ansvar, oppgaver og myndighet er klart definert, plassert og kjent. Kommunen har etablert faste samarbeidsrutiner mellom tjenestene for å sikre koordinering og individualisering av tjenestetilbudet. Evaluering og korrigering av tjenestene skjer kontinuerlig i ukentlige møter mellom lederne i fagenhetene og tjenesteutøverne.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr 15 om statlig tilsyn i helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester
  • Lov av 19.november 1982 nr 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Lov om 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
    Forskrift av 20. desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjeneste
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr 1873 om individuell plan etter helse- og sosiallovgivningen
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr 756 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 23. november 1983 nr 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 14. april 2000 nr 328 om fastlegeordning i kommunene

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet:

  • Kopi av 12 siste vedtak som gjelder tjenester til voksne med psykiske lidelser
  • Navneliste over pasienter med diagnoser P72/73/76/98
  • Oversikt over kommunens organisatoriske oppbygning
  • Reglement for delegering av myndighet
  • Intern delegering av administrasjonssjefens myndighet til avdelingsleder helse og avdelingsleder pleie og omsorg
  • Plan for psykisk helsearbeid 2007 — 2010.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Kvalitetssystem for rehabiliteringsseksjonen
  • Rutine for samarbeid mellom psykiatritjenesten og tjenesten for utviklingshemmede
  • 13 legejournaler
  • 10 vedtak/saksmapper om tjenester etter sosialtjenesteloven
  • 5 vedtak etter kommunehelsetjenesteloven
  • 7 journaler, psykiatritjenesten
  • 2 individuelle planer

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om systemrevisjon datert 12.9.07
  • E-post til kommunen av 2.10.07 med program for tilsynet
  • Innsendt dokumentasjon fra kommunen datert 27.9.07

9. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Elisabeth Nutti

Administrasjonssjef

x

x

x

Lars A. Nesje

Kommunelege

x

x

x

Hege G. Berntsen

Pleie- og omsorgsleder

x

x

x

Anne Randi Lauritsen

Leder, hjemmetjenesten

x

x

Ingeborg Sagerup

Leder, psykiatritjenesten

x

x

x

Anne Nesje

Rehabiliteringskoordinator

x

x

x

Edel Ann Bratten

Hjelpepleier

x

x

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms deltok:
Seniorrådgiver Heidi Talsethagen
Ass. fylkeslege Kåre Christian Nordhus
Rådgiver Odd Arvid Ryan