Helsetilsynet

Helsetilsynet i Troms


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Helsetilsynet i Troms gjennomførte 28. august 2008 tilsyn med Torsken kommune, Sifjord sykehjem sammen med Arbeidstilsynet.

Hovedmålet med tilsynet var å undersøke om Torsken kommune, Sifjord sykehjem, sikrer faglig forsvarlig organisering, opplæring/kompetanse og avvikshandtering i forhold til de oppgaver som skal ivaretas.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Organisering, opplæring/ kompetanse og avvikshandtering

Helsetilsynet i Troms fant ikke noe under tilsynet som ga grunnlag for å gi avvik innen de reviderte områdene. Det ble gitt to merknader:

Merknad 1:

Sykehjemmet bør ha skriftlige rutiner hvor det klart fremgår hvem som til enhver tid har ansvar for å vurdere og avgjøre om pasienters helsetilstand nødvendiggjør innleie av sykepleier i bakvakt, når det ikke er sykepleier i ordinær vakt eller som avtalt bakvakt.

Merknad 2:

Det bør avklares nærmere hvordan ansvarsfordelingen er mellom enhetsleder og avdelingsansvarlig for PLO SØR når det gjelder Sifjord sykehjem.

Dato: 30.09.08

Randi Sagvolden
revisjonsleder

Lena Nordås
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sifjord sykehjem i perioden 26.06.08 – 30.09.08. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Troms gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Torsken kommune har 937 innbyggere hvorav 70 personer er 80 år eller eldre (Statistisk sentralbyrå 01.11.2007). I Sifjord bor ca 200 mennesker.

Pleie- og omsorgstjenesten i Torsken kommune består av to virksomheter; PLO sør med base i Sifjord og PLO nord med utgangspunkt i Gryllefjord.

Pleie- og omsorgstjenesten innvilger tjenester etter Lov om sosiale tjenester, Lov om psykisk helsevern og Lov om helsetjenester i kommunene. Virksomhetene tilbyr tjenester i hjemmesykepleien, hjemmehjelpstjenesten og på sykehjem. Dagtilbudet til psykisk utviklingshemmede administreres av pleie- og omsorgstjenesten. Virksomhetene ledes av en hver sin enhetsleder.

Sifjord sykehjem ble åpnet i 1982. Høsten 2001 ble sykehjemmet bygd ut med fem nye rom, og har nå i utgangspunktet 14 enerom. Det er for tiden 18 pasienter på langtidsopphold i Sifjord. I tillegg til kortidsopphold og langtidsopphold gis det tilbud om dagopphold / matservering for beboere i omsorgsbolig i underetasjen av sykehjemmet.

Sykehjemmet har 17,8 årsverk fordelt på 28 ansatte. De fleste stillingene er besatt med fagpersonell, to årsverk (2 x 100%) er for tiden besatt av offentlig godkjente sykepleiere.

Torsken kommune har to legekontor, et i Gryllefjord og et i Sifjord. Begge kontorene er lokaliserte i samme bygg som sykehjemmene.

Tilsynslegefunksjonen ivaretas av kommunens eneste lege. Tilsynsarbeidet utgjør to timer per uke ved Sifjord sykehjem og tilsvarende ved Gryllefjord sykehjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.06.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Befaring på sykehjemmet 28.08.2008

Åpningsmøte ble avholdt 28.08.2008

Intervjuer
Gruppeintervjuer med ledelse og ansatte, se punkt 8. Deltakere ved tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7 Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 28.08.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

  • Om kommunene sikrer faglig forsvarlig organisering, opplæring/kompetanse og avvikshandtering i forhold til de oppgaver som skal ivaretas.

5. Funn

Det ble ikke avdekket avvik. Det ble gitt to merknader.

Merknad 1:

Sykehjemmet bør ha skriftlige rutiner hvor det klart fremgår hvem som til enhver tid har ansvar for å vurdere og avgjøre om pasienters helsetilstand nødvendiggjør innleie av sykepleier i bakvakt, når det ikke er sykepleier i ordinær vakt eller som avtalt bakvakt.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Bare to av stillingene ved sykehjemmet er for tiden besatt med offentlig godkjente sykepleiere, hvorav en er sykepleierfaglig ansvarlig.
  • Torsken kommune har en metodebeskrivelse som omhandler bakvakt for sykepleietjenesten i PLO sør og som skal sikre at det til en hver tid er kvalifisert sykepleiefaglig kompetanse tilgjengelig. Av metodebeskrivelsen fremgår det ikke hvordan kommunen/sykehjemmet forholder seg til bakvaktsordningen i perioder med ubesatte stillinger.

Merknad 2:

Det bør avklares nærmere hvordan ansvarsfordelingen er mellom enhetsleder og avdelingsansvarlig for PLO SØR når det gjelder Sifjord sykehjem

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

  • Det kom fram i tilsynet at det er uklart for personalet hvilket ansvarsområde enhetsleder har og hvilket ansvarsområde avdelingsansvarlig for PLO SØR har når det gjelder Sifjord sykehjem.
  • Torsken kommune er i en prosses når det gjelder organiseringen av sin virksomhet.

Tilsynet har merket seg

Det gis internopplæring på sykehjemmet både av sykehjemmets egne ansatte og foredragsholdere utenfra. Det satses mye på videre og etterutdanning.

Sykehjemmet har et system for behandling av avvik. Det brukes både egne skjemaer og avvik tas opp på rapportmøter. Avvik som må følges videre opp meldes til virksomhetsleder som har et ansvar for når det er nødvendig å melde dem videre i det kommunale system. De som hadde meldt avvik får tilbakemelding på rapportmøter og personalmøter.

6. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr 15. Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 19. november 1984. Lov om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999. Lov om helsepersonell mv
  • Lov av 2. juli 1999. Lov om Pasientrettigheter
  • Forskrift av 20.12.2002 nr 1731om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift av 27.06.2003 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 18.11. 1987 om legemiddelforsyningen m.v. i den kommunale helsetjeneste

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Norsk Sykepleierforbund, bekymringsmelding av 19.06.2008 til Helsetilsynet, sykepleierdekning Sifjord sykehjem
  • Norsk sykepleierforbund, melding av 19.06.2008 til Arbeidstilsynet om ulovlig arbeidsordning ved Sifjord sykehjem
  • Torsken kommune, brev til Arbeidstilsynet av 14.08.2008 vedrørende tilsyn med Sifjord sykehjem 28.08.2008, vedlagt 20 vedlegg herunder vedrørende motivasjonsseminar, kjøreregler fot teamarbeid, organisasjonskart HPO, intern fordeling av arbeidsoppgaver, dokumentasjon opplæring nytilsatte, oversikt utdanningstiltak ansatte PLO og to eksempler på avviksskjemaer

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Perm på vaktrom: (IK), Rutiner PLO SØR-metodebeskrivelser
  • Mal for stillingsbeskrivelser Torsken kommune/PLO-SØR
  • Stillingsbeskrivelse Faglig leder sykepleiertjenesten ved Sifjord sykehjem
  • Stillingsbeskrivelse fagarbeider kokk
  • Et eksemplar på fornyelse av delegasjon medikamenthandtering
  • Til orientering om bakvakta fra Anne Kaja Knutsen
  • Tilbakemelding fra barn av pasient ved Sifjord sykehjem

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Troms:

  • Varsel av 26.06.2008 fra Arbeidstilsynet om tilsyn fra Arbeidstilsynet og Helsetilsynet sammen

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Intervjuene ble gjennomført som gruppeintervjuer: Gruppe 1 ledere og gruppe 2 ansatte.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Roy-Arne Johannessen

Rådmann

X

X
gruppe 1

x

Anne Kaja Knutsen

Enhetsleder

X

X
gruppe 1

x

Oddveig Flakstad

Avdelingsansvarlig

X

X
gruppe 1

x

Heidi M. Olsen Almestad

Verneombud/hjelpepleier

X

X
gruppe 2

x

Irina Erlandsen

Sykepleier

X

X
gruppe 2

x

Kirsti Ludviksen

Omsorgsarbeider

X

X
gruppe 2

x

Tine Karlsen

Varaverneombud/kokk

x

x

Tore Øseth

Fysioterapeut

x

x

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Randi Sagvolden, revisjonsleder
Lena Nordås, revisor