Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms gjennomførte tilsynsbesøk 15. og 16. september 2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Balsfjord kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble påpekt et avvik og to merknader. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Avvik 1:

Balsfjord kommune sikrer ikke at helse-, sosial- og barneverntjenestene ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.

Merknad 1:

Balsfjord kommune har begrenset skolehelsetjenestetilbud ved Hamnvåg, Malangseidet og Vikran skoler, sammenlignet med de øvrige skoler i kommunen.

Merknad 2:

Balsfjord kommune bør gjennomgå sine rutiner for innhenting av informert samtykke i alle saker der det er aktuelt å utveksle informasjon mellom barnevern-, sosial- og helsetjenesten.

Dato: 24.10.2008

Kjellrunn Kristiansen
revisjonsleder

Nils Aadnesen
revisor

< P>Silja Eriksen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 28.05.2008 – 24.10.2008 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Balsfjord er en typisk jordbrukskommune, en av de største i Nord-Norge.

Storsteinnes er administrasjonssenteret og det største tettstedet i kommunen, videre finner vi de mindre tettstedene Nordkjosbotn, Laksvatn, Mestervik, Malangseidet og Sand.

Pr.01.01.2008 hadde kommunen 5 529 innbyggere. I aldersgruppen 6-15 år var det i alt 767 personer. Kommunen har 6 grunnskoler og 1 videregående skole, samt en folkehøyskole.

Det er 3 helsesøsterstillinger i kommunen (alle 100%). I enheten Psykiatri og ReHabilitering er det en 100 % stilling for psykisk helsearbeider (vernepleier) som har sitt arbeid rettet mot barn og ungdom. Kommunelege 1 har 50 % til kommunelege 1 funksjon/offentlig legeoppgaver. Pr. i dag er alle legestillinger besatt. Kommunen har helsestasjon for ungdom på Storsteinnes. Det er etablert Nav- kontor i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.05.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble 15.09.2008

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet 7 dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.09.2008

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Avvik 1

Balsfjord kommune sikrer ikke at helse-, sosial- og barneverntjenestene ved behov informerer hverandre og samarbeider om gjennomføring av tjenester og tiltak.

Myndighetskrav: Barnevernloven § 3-2, sosialtjenesteloven § 3-2 og kommunehelsetjenesteloven § 1-4 2. ledd, jf internkontrollforskriftene.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

  • Barneverntjenesten har ikke rutiner for at offentlige meldere får tilbakemelding fra barneverntjenesten.
  • I forbindelse med tilsynet hadde helsestasjons/ skolehelsetjenesten ingen saker som ble lagt frem i forbindelse med verifikasjon.
  • Psykiatri- og ReHabilitering har jevnlige møter med barneverntjenesten, men ut over dette er det ikke etablert regelmessige møter der aktuelle faginstanser drøfter og tilrettelegger for tjenestetilbudet til utsatte barn.
  • Flere ansatte er ukjent med kommunens tverrfaglige tiltaksteam og skjema for henvisning til teamet.
  • Balsfjord kommune og Arbeids- og velferdsetaten har så langt ikke inngått nærmere avtale vedrørende hvordan Nav Balsfjord skal samarbeide med barneverntjenesten og helsestasjon/ skolehelsetjenesten, jf arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 14.
  • Barnevern- og helsetjenesten har ikke skriftlige rutiner for hvordan samarbeid og samordning i praksis imellom dem skal foregå.
  • Flere ansatte mener at de forskjellige tjenestene har ulike oppfatninger om hverandres roller, oppgaver og taushetspliktbestemmelser.

Merknad 1

Balsfjord kommune har begrenset skolehelsetjenestetilbud ved Hamnvåg, Malangseidet og Vikran skoler, sammenlignet med de øvrige skoler i kommunen.

Merknaden bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • Det er faste ukentlige trefftider ved de største skolene og videregående skole i kommunen.
  • Ved de minste skolene besøker helsesøster alle klassetrinn om høsten etter skolestart.
  • Ellers har hun trefftid ved de minste skolene 2-3 ganger i løpet av skoleåret.

Kommentar:
Det er viktig at helsesøster har en plan over trefftid på skolene som elevene på forhånd kjenner til, slik at elevene ved behov selv kan ta kontakt med helsesøster når hun er på skolen uten å måtte bruke f.eks. lærer eller foreldre som mellomledd.

Merknad 2

Balsfjord kommune bør gjennomgå sine rutiner for innhenting av informert samtykke i alle saker der det er aktuelt å utveksle informasjon mellom barnevern-, sosial- og helsetjenesten.

Merknaden bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • Tjenestene bruker ulike maler/skjema for innhenting av samtykke og det varierer i hvilken grad det beskrives hvilken informasjon som er gitt om hva informert samtykke innebærer, hvor langt samtykket rekker mv.
  • I flere tilfeller er det kun gitt muntlig samtykke.

Kommentar:
For at taushetsbelagte opplysninger skal kunne bringes videre, må det foreligge hjemmel i lov eller samtykke fra den som har krav på taushet. Samtykket må være informert.

Det krever at vedkommende blir opplyst om hva samtykket innebærer, hvilke opplysninger det gjelder, hvem som skal få opplysningene mv. For å illustrere hvordan kommunens rutiner kan forbedres viser vi til IS-1253 ”Individuell plan 2007 – veileder til forskrift om individuell plan”, vedlegg 3. Kommunen er ikke forpliktet til å følge denne malen og har også egne rutiner som det kan bygges videre på.

Tilsynet har for øvrig merket seg

Tilsynet fikk blant annet følgende opplysninger om forhold i kommunen som skal sikre at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områdene:

  • Kommuneledelsen informeres gjennom årsmeldinger
  • Kommunen har etablert ansvarsgrupper til barn med sammensatte behov.
  • Det er anledning til å delta i kortvarige kurs på egne fagfelt.
  • Tre fagpersoner deltar for tiden i den tverrfaglige videreutdanningen i psykososialt arbeid med barn og ungdom.

6. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsmeldinger fra sosial- og barneverntjenesten, enhet psykiatri og ReHabilitering, legetjenesten og helsesøster/jordmortjenesten
  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte på enhetene
  • Henvisningsskjema til tverrfaglig team (er under revidering pga etablering av Nav
  • Info brosjyre for seksuelle overgrep mot barn/familievold
  • Mal på individuell plan
  • Utskrift fra kvalitetssystemet til helsesøstertjenesten, tema som berører tilsynsbesøket.
  • Instruks for helsestasjons- og skolehelsetjenesten i Balsfjord. Dokumentasjon fra kommunelege 1.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 10 saksmapper fra barneverntjenesten
  • 9 saksmapper fra Nav/sosialtjenesten
  • Erklæring-skjema: Undertegnede samtykker i at barneverntjenesten innhenter opplysninger om vår/min familie og barn fra følgende andre instanser
  • Meldingsskjema til barneverntjeneste fra andre offentlige etater

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Revisjonsvarsel ble utsendt 28.05.2008
  • Dokumenter fra kommunen datert 16.07.2008
  • E-poster mellom kommunens kontaktperson og revisjonsleder i tiden mai-sept. 2008
  • Detaljert plan for gjennomføring av tilsynet 22.08.2008

8.  Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Sylvi M. Fjellheim

Rådmann

X

Karin F. Berger

Kommunalsjef

X

* X

X

Anne-Lise Muan

Nav-Balsfjord(sosialkurator

X

X

X

Elisabeth Haug Andersen

Barnevernleder

X

X

X

Birgitte Andreassen

Barnevernkonsulent

X

X

X

Bjørgunn H. Lunden

Barnevernkonsulent

X

X

Ranveig Nilsen

Enhetsleder/helsesøster

X

X

X

Ann Solveig Skogvang

Helsesøster

X

X

X

Mona Karlsen

Psyk.helsearbeider barn/unge

X

X

X

Viktor Wahlstrøm

Lege

X

Anne-Britt Sneve

Konst. Nav-leder

X

Kommunelege 1 Idar Lettrem ble intervjuet pr. telefon i forkant av tilsynet.

* Karin F. Berger ble intervjuet istedet for Rådmannen

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Silja Eriksen
Seniorrådgiver Nils Aadnesen
Rådgiver Kjellrunn Kristiansen