Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms gjennomførte i perioden 31.01.08 – 06.06.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Lavangen kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble under tilsynet påpekt i alt 3 merknader.

Merknad 1:

Lavangen kommune bør sikre at alle ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten får økt kompetanse når det gjelder praktiseringen av reglene om taushetsplikt-, opplysningsplikt og -rett i saker hvor tjenestene samarbeider om tiltak overfor utsatte barn. Herunder bør det utarbeides klare rutiner vedrørende innhenting av informert samtykke fra partene.

Merknad 2:

Lavangen kommune har ikke en oppdatert opplæringsplan som bygger på en kontinuerlig vurdering av hvilken kompetanse som bør være tilgjengelig i tjenestene.

Merknad 3:

Lavangen kommune har ikke skriftlige rutiner for hvordan samarbeid og samordning av tjenester overfor utsatte barn skal etableres, gjennomføres og evalueres.

Dato: 29.07.08

Eivind Pedersen
revisjonsleder

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 31.01.08 - 06.06.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnede tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lavangen kommune, med Tennevoll som administrasjonssenter, ligger i indre Sør-Troms.

Ved inngangen til 2008 hadde kommunen 1010 innbyggere, hvorav 127 var i alderen 6-15 år.

Kommunen har en grunnskole som også gir samiskspråklige elever opplæring.

Kommunen har fra 01.01.08 inngått interkommunalt samarbeid om Astafjord barneverntjeneste, som er barneverntjeneste for kommunene Salangen, Lavangen og Gratangen. Salangen er vertskommune for denne felles tjenesten.

Kommunen har videre etter avtale med Nav Troms, delegert oppgavene etter sosialtjenesteloven kap 5 og 6, §§ 3-4 og 4-5, samt kommunens plikter etter introduksjonsloven til Nav Lavangen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.01.08.

Formøte ble 26.02.08.

Åpningsmøte ble avholdt 05.06.08.

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 7.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittel 7.

Sluttmøte ble avholdt 06.06.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det undersøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Merknad 1:

Lavangen kommune bør sikre at ansatte i helse-, sosial- og barneverntjenesten har tilstrekkelig kompetanse når det gjelder praktiseringen av reglene om taushetsplikt-, opplysningsplikt og -rett i saker hvor tjenestene samarbeider om tiltak overfor utsatte barn. Herunder bør det utarbeides klare rutiner vedrørende innhenting av informert samtykke fra partene.

Merknaden bygger på følgende:

  • Gjennom intervju og saksinnsyn fremkom at det ikke i alle tilfelle innhentes skriftlig samtykke fra partene før enkeltsaker behandles i TEFBUL (Tverretatlig forum for arbeid med barn og unge i Lavangen)
  • Gjennom intervju kom det frem at ansatte er usikre på hvordan reglene om taushetsplikt-, opplysningsplikt og -rett skal praktiseres ved tverrfaglig samarbeid som omfatter personopplysninger.

Kommentar:
Regler om taushetsplikt mv. skal ivareta den enkeltes krav på at personopplysninger ikke spres unødig. Ivaretakelse av denne plikten er sentral med henblikk på å skape og bevare partens tillitsforhold til tjenestene.

Gode ferdigheter og klare, felles rutiner vedrørende informasjonsutveksling, vil kunne bidra til å effektivisere samarbeidet mellom tjenestene.

Usikkerhet rundt reglene på området kan medføre at det begås feil.

Merknad 2:

Lavangen kommune har ikke en oppdatert opplæringsplan som bygger på en kontinuerlig vurdering av hvilken kompetanse som bør være tilgjengelig i tjenestene.

Merknaden bygger på følgende:

  • Lavangen kommune har ikke en opplæringsplan som berører samarbeid mellom barnevern, helse- og sosialtjenester.
  • Gjennom intervju fremkom det at flere ønsker opplæringsplaner for tjenestene samlet eller for den enkelte tjeneste.
  • Gjennom intervju fremkom at det ikke har vært gjennomført systematisk kartlegging av kompetansebehov de senere år.

Kommentar:
Kommunenes ansvar for tjenester og tiltak omfatter en plikt til blant annet å ha tilstrekkelig og kvalifisert personell for ivaretakelse av oppgavene. Dette innebærer at kommunene må ha oversikt over kompetansebehov og rekruttere personell med tilstrekkelig kompetanse for oppgavene og sikre at alle har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i forhold til oppgavene.

Merknad 3:

Lavangen kommune har ikke skriftlige rutiner for hvordan samarbeid og samordning av tjenester overfor utsatte barn skal etableres, gjennomføres og evalueres.

Merknaden bygger på følgende:

  • Kommunen har ikke skriftlige rutiner for samarbeid mellom tjenestene.
  • Gjennom intervju kom det frem at verken helse-, sosial (Nav) eller barneverntjenesten har skriftlige rutiner i forhold til samarbeid.
  • Kommunen har ikke klare rutiner som regulerer forholdet mellom tiltaksplaner og individuelle planer.
  • Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad fastsatt rutiner for arbeidet i TEFBUL.

Kommentar:
I saker der ulike instanser skal samarbeide og koordinere sine tjenester er det viktig at det foreligger skriftlige rutiner som bidrar til felles forståelse og effektiv samhandling. Samtidig kan slike rutiner redusere faren for svikt i ulike faser av saksbehandling og ved gjennomføring av tiltak.

Tilsynet har for øvrig merket seg:
De tjenester som var omfattet av revisjonen hadde alle klare ønsker om å samarbeide til beste for barn og unge. Det var et gjennomgående trekk i intervjuer at det var tett kontakt mellom enkeltpersoner i tjenestene og at tersklene var lav for gjensidig kontakt. At kommunen nylig har bidratt til etablering av to nye organisasjoner (Nav Lavangen og Astafjord barneverntjeneste), har medført at man på revisjonstidspunktet ikke har nådd å utarbeide rutiner som alle er enige om å få på plass. Kommunen er i denne sammenheng oppmerksom på internkontrollplikten som gir føringer om et internkontrollsystem etter flere lovverk.

Kommunen har etablert ulike fora der man samarbeider om tjenester for barn som har sammensatte behov. Dette har gitt seg uttrykk i TEFBUL og dels også i det nye samarbeidsorganet – Tverrfaglig samarbeidsforum for helse- og sosial.

Kommunen har en skolehelsetjeneste som er tilgjengelig på skolen. Her er også den psykiatriske sykepleieren dratt inn. Det pågår p.t. et arbeid for å engasjere ART-terapeuter for å bistå skolen med ulike atferdsproblemer blant skoleelevene. Kommunen har for øvrig opplyst at det er en økning av meldinger til barneverntjenesten, men at det kommer få meldinger på barn i førskolealder. Dette forhold gjør det nødvendig å drøfte ha fokus på barnehagenes forståelse av meldeplikten.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • >Samarbeidsavtale mellom Lavangen kommune og NAVTroms av 18.09.07
  • Delegert myndighet til Nav-leder, datert 17.09.07
  • Samarbeidsavtale for barneverntjenesten i K4-kommunene
  • Særutskrift av K-sak 26/07, vedr. etablering av felles barneverntjeneste
  • Prosjekt Astafjord barneverntjeneste ”Forsøk med lavterskelbarnevern i grunnskolene”
  • Utskrift av internettside for Astafjord barneverntjeneste
  • Skisse over foreløpig organisering av helse- og sosialtjenestene
  • Kvalitetshåndbok for Lavangen kommune for lege og helsestasjonstjenesten
  • Arbeidsrutiner for pedagogisk-psykologisk tjeneste
  • En orientering til foreldre og PP-tjenesten
  • Virksomhetsplan for den interkommunale PP-tjenesten for Dyrøy, Lavangen og Salangen
  • Årsmelding PPT, arbeidsåret 2006-2007
  • Årsmelding for Lavangen kommune 2006

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Referat fra etableringsmøte Tverrfaglig samarbeidsforum for Helse- og sosial
  • Rutinebeskrivelse for arbeidet i tverrfaglig forum
  • Dokument ”Tverrfaglig forum for barn og unge i Lavangen (TEFBUL)
  • Protokoller/referater fra TEFBUL-møter
  • Nav Lavangen – lokale mål og aktiviteter datert 5.10.07.
  • Rutinehåndbok fra Lavangen kommunes barneverntjeneste
  • Rutine fra Astafjord barneverntjeneste om tverrfaglig samarbeid i Lavangen
  • 7 saksmapper fra helsestasjon/fastlege
  • 2 saksmapper fra Nav/Sosialtjenesten
  • 6 saksmapper fra barneverntjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • 31.01.08 varsel om systemrevisjon
  • 04.04.08 dokumenter mottas fra Lavangen kommune
  • Div eposter 09.05.08 mellom Fylkesmannen om intervju/praktisk gjennomføring
  • 29.05.08 detaljert plan for gjennomføring av tilsynet

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Erling Hanssen

Rådmann

x

x

x

Kjell-Are Pettersen

Kommunelege 1/fastlege

x

x

x

Gunnhild Masterbakk

Barnevernleder Astafjord

x

x

Ståle Gabrielsen

Nav-leder

x

x

x

Roger Åmo

Rådgiver Nav

x

x

x

Unni Nilsen

Fagleder Nav

x

x

x

Asveig Hansen

Helsesøster

x

x

x

Haldis Thomassen

Psykiatrisk sykepleier

x

x

x

Inger Ann Fossli

Saksbehandler Astafjord

x

x

Norunn Johansen

Pleie- og omsorgssjef

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Eivind Pedersen
Kjellrunn Kristiansen
Silja Eriksen
Odd Arvid Ryan