Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms gjennomførte i perioden 31.01.08 – 07.10.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Lenvik kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble påpekt tre merknader.

  1. Lenvik kommune har ikke klare rutiner for innhenting av informert samtykke i alle saker der det er aktuelt å utveksle informasjon mellom barnevern-, sosial- og helsetjenesten.
  2. Lenvik kommune bør vurdere om offentlige meldere bør få tilbakemelding fra barnevernet.
  3. Lenvik kommune bør etablere regelmessige møter der aktuelle faginstanser drøfter og tilrettelegger for tjenestetilbudet til utsatte barn.

Dato: 07.10.08

Nils Aadnesen
revisjonsleder

Eivind Pedersen
revisor

Kjellrunn Kristiansen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 31.01.08 – 07.10.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tiltak fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenesten, er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Denne rapporten inneholder ingen avvik.

Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Lenvik er en bykommune som pr. 01.01.08 hadde 11 160 innbyggere. I aldersgruppen 6-15 år var det i alt 1 589 personer. Kommunen har 13 grunnskoler (derav 2 rene ungdomsskoler) og 2 videregående skoler. Kommunen har opprettet helsestasjon for ungdom.

Tilsynet omfattet følgende virksomheter i Lenvik kommune; Nav-kontoret, barneverntjenesten, helsesøstertjenesten og legetjenesten. Nav-kontoret tildeler ikke sosiale tjenester, jf lov om sosiale tjenester kapittel 4. Barnevern- og helsesøstertjenesten holder til i samme lokaler.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.01.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt

i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt i Tromsø 26.02.08. Til dette møtet var også kommunene Nordreisa,

Salangen og Lavangen innkalt.

Tilsynet skulle egentlig vært gjennomført 8.-9. april, men måtte utsettes på grunn av sykdom.

Åpningsmøte ble avholdt 09.09.08.

Intervjuer 11 personer ble intervjuet under tilsynsbesøket. I tillegg ble leder for helsesøstertjenesten, Ann-Eva Isaksen, intervjuet i forkant pr telefon.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.09.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Tilsynet fikk blant annet følgende opplysninger om forhold i kommunen som skal sikre at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områdene:

Kommunen har etablert rutiner for registrering av brukere med behov for habilitering/rehabiliteringstjenester.

Kommunen har etablert rutiner og informasjonsmateriell knyttet til utarbeidelse av individuell plan, jf Kvalitetshåndbok B kap 4.1.

Kommunen har etablert ”Samarbeidsteam for barn med særskilte behov”. Teamet skal møtes årlig for å drøfte saker som krever tverrfaglig tilnærming vedrørende tilrettelegging ved skolestart.

Tilsynet påpekte tre merknader:

1. Merknad:

Lenvik kommune har ikke klare rutiner for innhenting av informert samtykke i alle saker der det er aktuelt å utveksle informasjon mellom barnevern-, sosial- og helsetjenesten.

Merknaden bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • Tjenestene bruker ulike maler/skjema for innhenting av samtykke og det varierer i hvilken grad det beskrives hvilken informasjon som er gitt om hva ”informert” samtykke innebærer, hvor langt samtykket rekker mv.
  • I flere tilfeller er det kun gitt muntlig samtykke, og i flere journaler er ikke muntlig samtykke dokumentert.

Kommentar:
For at taushetsbelagte opplysninger skal kunne bringes videre må det foreligge hjemmel i lov eller samtykke fra den som har krav på taushet. Samtykket må være informert. Det krever at vedkommende blir opplyst om hva samtykket innebærer, hvilke opplysninger det gjelder, hvem som skal få opplysningene mv. For å illustrere hvordan kommunens rutiner kan forbedres viser vi til IS-1253 ”Individuell plan 2007 – veileder til forskrift om individuell plan”, vedlegg 3. Kommunen er ikke forpliktet til å følge denne malen og har også egne rutiner som det kan bygges videre på.

2. Merknad:

Lenvik kommune bør vurdere om offentlige meldere bør få tilbakemelding fra barnevernet.

Merknaden bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • Barnevernet gir ikke på eget initiativ tilbakemelding til offentlig melder om at meldingen er mottatt, og at den vil bli fulgt opp i henhold til barnevernloven.

Kommentar:
Barneverntjenesten bør alltid gi en generell tilbakemelding til melder; det vil si en tilbakemelding om at meldingen er mottatt og at saken vil bli fulgt opp i overensstemmelse med lov om barneverntjenester. For å utfylle temaet vil tilsynet også nevne at barnevernet kan gi andre opplysninger til melder ved samtykke og dersom det er nødvendig for å fremme barnevernets oppgaver. Dette må skje ut fra en konkret vurdering i det enkelte tilfelle. Nærmere informasjon finnes i ”Rutinehåndbok for barneverntjenesten i kommunene” punkt 3.4.3 og ”Rundskriv om barnevernet og taushetsplikten, opplysningsretten og opplysningsplikten” (Q-24).

3. Merknad:

Lenvik kommune bør etablere regelmessige møter der aktuelle faginstanser drøfter og tilrettelegger for tjenestetilbudet til utsatte barn.

Merknaden bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • Kommunen har etablert ”Samarbeidsteam for barn med særskilte behov” og ”Fagteam rehabilitering” (se over), men har ikke etablert egne fora der faginstansene vurderer tjenestetilbudet til utsatte barn generelt, herunder behovet for rutineutvikling, samarbeidsavtaler, kompetansebygging mv.
  • Det er ikke alle som ble intervjuet som kjenner til fagteam rehabilitering/koordinator for rehabilitering og deres rolle knyttet til individuell plan.
  • Lenvik kommune og Arbeids- og velferdsetaten har ikke inngått nærmere avtale om hvordan Nav-kontoret skal samhandle med barneverntjenesten / helsetjenesten, jf arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 14

Kommentar:
Kommunen må eventuelt vurdere sammensetning mv av et slikt fora nærmere. Etter tilsynets vurdering fremstår det imidlertid som naturlig at også virksomheter som ikke var omfattet av tilsynet kan være aktuelle, eksempelvis psykiatritjenesten og PU-tjenesten. Det bør også vurderes hvordan fastleger kan involveres på en hensiktsmessig måte. Vi nevner også at et slikt fora blant annet vil kunne gi innspill til hvordan man ivaretar en kontinuerlig vurdering av kompetanseutvikling på området, og dette vil videre kunne tas inn i den kommunale opplæringsplan, som er under utarbeidelse.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Samtlige rutinehåndbøker fra barnevernet
  • Organisasjonskart – Lenvik kommune
  • Oversikt over ansatte i helsesøstertjenesten
  • Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
  • Oversikt over ansatte i sosialtjenesten – Nav Lenvik
  • Stillingsbeskrivelse – virksomhetsleder for helsesøstertjenesten
  • Protokoll mellom Lenvik kommune og Nav Troms av 23.08.06.
  • Saksfremlegg til Lenvik formannskap (06/1734) – ”Lenvik kommune – pilot-Nav – samarbeidsavtale”
  • Nav Lenvik – Samarbeidsavtale
  • Nav Lenvik – Driftsavtale/økonomirutiner
  • Brev fra rådmannen av 12.10.07 – ”Delegering fra rådmannen til leder av Nav Lenvik”
  • Brev fra rådmannen av 14.02.08 til leder Nav-Lenvik – ”Delegasjon av anvisningsmyndighet – endring”.
  • Diverse skriv fra Nav Lenvik vedrørende delegering av budsjettdisponeringsmyndighet /delegasjon av anvisningsmyndighet.
  • Rutinebeskrivelse – Lenvik kommune: ”Samarbeidsteam for barn med særskilte behov”.
  • Referat fra møte 28.06.07 vedrørende hvordan man skal ”fange opp barn med spesielle behov som vil utløse ekstra ressurser ved skolestart høsten 2008”.
  • Referat fra møte 20.06.07 vedrørende ”skoleelever med særskilte behov”.
  • Mandat for felles brukerutvalg – Nav Lenvik.
  • Rutinebeskrivelse – Lenvik kommune, helsetjenesten: ”Fagteam rehabilitering”.
  • Rutinebeskrivelse – Lenvik kommune: ”Registrering av brukere med behov for habilitering/rehabiliteringstjenester”.
  • Meldingsskjema for brukere med behov for habilitering – rehabiliteringstjenester.
  • Skjema: Samtykkeerklæring vedrørende utveksling av opplysninger for å registrere behov for habilitering/rehabilitering.
  • Lenvik Helsestasjon – prosedyre for henvisning til BUP.
  • Rutinebeskrivelse – Lenvik kommune; ”Bruk av individuelle planer”
  • Skjema: Samtykkeerklæring vedrørende utveksling av informasjon i forbindelse med utarbeidelse av individuell plan.
  • Mal for individuell plan.
  • Årsmelding 2007 – Barneverntjenesten.
  • Årsmelding 2007 – Helsesøstertjenesten.
  • Årsmelding 2007 – Nav Lenvik

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaler fra skolehelsetjenesten (9 saker), Nav Lenvik (8 saker), barneverntjenesten (8 saker), samt 4 omsorgsplaner og 10 tiltaksplaner innen barnevernet. Tilsynet fikk fremlagt ett større antall journaler og gjorde et utvalg blant disse.
  • Brosjyre – ”Individuell plan – noe for deg?”
  • Plakat – ”Individuell plan – et verktøy for samarbeid”

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Brev fra Fylkesmannen/helsetilsynet til kommunen av 02.04.08 og 02.06.08: Detaljert plan for tilsynet.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Margrethe Hagerupsen

Rådmann

X

X

X

Guri Kiil

Helsesøster

X

X

X

Børje Kajander

Nav-leder

X

X

Therese Olaisen

Fagleder, barnevern

X

X

Bente J. Karlsen

Virksomhetsleder, barnevern

X

X

X

Linda P. Solberg

Barnevernkurator

X

X

X

Sissel Nergård Jensen

Fagkonsulent

X

X

Anna-Sofie R. Chaboud

Kommuneoverlege

X

X

X

Yngve Silsand

Helsestasjons- /skolehelselege

X

Tone Gjerdet

Avdelingsleder, Nav

X

X

X

Ann Solveig Eriksen

Ruskonsulent, Nav

X

X

X

Åse Holden

Virksomhetsleder, helse

X

X

X

Britt Elin Berntsen

Helsesøster

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Kjellrunn Kristiansen
Fagsjef Eivind Pedersen
Seniorrådgiver Nils Aadnesen (revisjonsleder)