Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms gjennomførte i perioden 31.01.08 – 28.05.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Nordreisa kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Det ble påpekt ett avvik og en merknad. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

1. Avvik

Nordreisa kommune sikrer ikke at det utarbeides tiltaksplaner innen barnevernet, at planenes innhold gjennomføres og at tiltak i planen evalueres i fellesskap med samarbeidende tjenester.

1. Merknad

Nordreisa kommune bør etterspørre og vurdere status på kompetanse og opplæring mer systematisk og regelmessig, knyttet til samarbeid.

Dato: 28.05.08

Nils Aadnesen
Revisjonsleder

Eivind Pedersen
Revisor

Kjellrunn Kristiansen
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 31.01.08 – 28.05.08 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Nordreisa kommune hadde 610 barn i alderen 6-15 år pr 01.01.08. I Nordreisa kommune omfattet tilsynet i særlig grad enhetene ”Familiesenteret” og ”Sosialavdelingen”. Familiesenterets ansvarsområde omfatter helsesøstertjenesten og barneverntjenesten, samt åpen barnehage. Under tilsynsbesøket var senteret lokalisert sammen med sosialavdelingen, men skal flytte til egne lokaler. Senteret har et tverrfaglig team med møter hver annen uke.

Under tilsynsbesøket var det ikke opprettet Nav-kontor i kommunen. Sosialavdelingen ivaretar lov om sosiale tjenester kapittel 5 og 6, samt noe saksbehandling etter kapittel 4 (blant annet omsorgslønn). Dette tilsynet er avgrenset til de deler av sosialtjenesteloven som kommunen har lagt til sosialavdelingen.

Innen barnevernet vurderes det et nærmere samarbeid med Kvænangen kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 31.01.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt i Tromsø den 26.02.08. Til dette møtet var også kommunene Lenvik, Salangen og Lavangen innkalt.

Åpningsmøte ble avholdt 22.04.08.

Intervjuer: 9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 23.04.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 – 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 – 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen.

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Tilsynet fikk blant annet følgende opplysninger om forhold i kommunen som skal sikre at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områdene:

  • Kommunen har utarbeidet retningslinjer for skolehelseteam, der helsesøster skal være fast medlem og blant annet barnevernet kan innkalles ved behov.
  • Kommunen har opprettet rusforebyggende gruppe rettet mot ”begynnende problematferd hos ungdom”. Sosialtjenesten og Familiesenteret er representert.
  • Kommunen har opprettet Familiesenteret, som omfatter helsesøstertjenesten, barneverntjenesten og åpen barnehage. Senteret ”skal være en samordnet virksomhet rettet mot barn, unge og deres familier. Senteret skal være en møteplass hvor tilgang på ulike tjenester og kontakt med ulike faggrupper er lett tilgjengelig for brukerne” jf senterets årsmelding for 2007.

Tilsynet påpeker ett avvik:

Nordreisa kommune sikrer ikke at det utarbeides tiltaksplaner innen barnevernet, at planenes innhold gjennomføres og at tiltak i planen evalueres i fellesskap med samarbeidende tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester (bvl.) § 4-5.

Avviket er basert på følgende observasjoner, herunder gjennom intervjuer:

  • Kommunen har ingen skriftlig prosedyre for utarbeiding av tiltaksplaner etter bvl. § 4-5.
  • Det fremkommer i barnevernets årsrapport for 2007 at ”et fåtall” av barna har tiltaksplan, og dette ble bekreftet i intervjuer.
  • Tilsynet gjennomgikk 15 saker med hjelpetiltak og fant dokumentert 4 tiltaksplaner. En av planene var ikke underskrevet av familien.

Kommentar:
Barneverntjenesten skal utarbeide tiltaksplan for hjelpetiltak etter bvl. § 4-5 og dette kravet kan ha betydning for samarbeid og koordinering av tjenester og tiltak. I Barne- og likestillingsdepartementets veileder om tiltaksplaner og omsorgsplaner i barneverntjenesten (Q-1104 B) heter det at tiltak og tjenester fra andre instanser bør inngå i tiltaksplanen. Dette må vurderes i forhold til om andre tiltak er betydningsfulle virkemidler for å nå målene som er prioritert i tiltaksplanen. Skriftlige planer vil bidra til å klargjøre målsettinger og sikre felles evaluering.

Tilsynet påpeker en merknad:

Nordreisa kommune bør etterspørre og vurdere status på kompetanse og opplæring mer systematisk og regelmessig, knyttet til samarbeid.

Merknaden er basert på følgende observasjoner, herunder gjennom intervjuer:

  • Nordreisa kommune har ingen oppdatert opplæringsplan som berører samarbeid mellom helse-, barnevern- og sosialtjenester
  • I intervjuer fremkommer det at flere ønsker nærmere kunnskap om andre tjenesters oppgaver, tilbud mv.

Kommentar:
De aktuelle tjenestene skaffer seg kunnskap om hverandres tjenester gjennom kommunens organisering av tiltakene, bruk av ansvarsgrupper og enkeltstående kompetansetiltak. Etter tilsynets vurdering kan kommunen forbedre seg når det gjelder å kartlegge systematisk hvilke behov for opplæring knyttet til samarbeid, som foreligger. Hvilke tiltak som eventuelt er ønskelige eller nødvendige, må vurderes på bakgrunn av en jevnlig kartlegging.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100 (bvl.)
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66 (khl.)
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81 (sotjl.)
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450 (forskrift om helsestasjon og skolehelsetj.)
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63 (pasientrettighetsloven - pasrl.)
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven)
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107 (kommuneloven – koml.)
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart – administrativ organisering
  • Oversikt over ansatte (navn, stilling, størrelse på stilling og hvor lenge ansatt)
  • Skjema ”Rutinearbeid i skolehelsetjenesten” (revidert program 30.01.08)
  • Årsmelding 2007 – skolehelsetjenesten
  • Årsmelding for Familiesenteret 2007
  • Årsmelding for barneverntjenesten 2007
  • Årsmelding sosialtjenesten 2007
  • Skjema: Samtykkeerklæring – barneverntjenesten
  • Skjema: Samtykkeerklæring - sosialtjenesten
  • Retningslinjer for skolehelseteam – utarbeidet av oppvekstavdelingen (gjeldende fra 01.04.05)
  • ”Samarbeidsavtale mellom barneverntjenesten og helsestasjonen i Nordreisa kommune” (utarbeidet i desember 2001)
  • Mal: ”Tilbakemelding til melder” – barneverntjenesten
  • Mal: ”Informasjon fra barneverntjenesten” til skole vedrørende etablering av tiltak/tilbud.
  • Notat fra barneverntjenesten til alle barnehager og skoler i kommunen: ”Informasjon vedrørende bekymringsmelding til barneverntjenesten”
  • Innkalling av 17.10.07 til møte vedrørende etablering av inntaksgruppe – avlastning
  • Referat fra møte 12.12.07 vedrørende etablering av inntaksteam for hjelpetiltak (sosialtjeneste og barnevern)
  • Informasjonsskriv fra barneverntjenesten til ”avlastere, besøkshjem og støttekontakter” (vedrørende inntaksteam, veiledning mv.)
  • Rutineperm for sosialtjenesten
  • Prosjekt Nordreisa Familiesenter – prosjektbeskrivelse mv av 11.02.02
  • Prosjekt Nordreisa Familiesenter – sluttrapport av 08.02.05
  • Møteplan 1. halvår 2008 – Familiesenteret
  • Brosjyre: ”Hvordan kan jeg få en individuell plan?” – Nordreisa kommune
  • Brosjyre: ”Rusforebyggende gruppe” – Nordreisa kommune
  • Arbeidsavtale mellom Nordreisa kommune og fastlege
  • ”Sammendrag om legetjeneste på helsestasjonen” (notat av 01.01.02)
  • ”Strategiplan for rusforebyggende arbeid ved ungdomsskolene i Nordreisa” (sak 0033/07 i Levekårsutvalget)
  • ”Strategiplan Olweusarbeid i Nordreisa kommune” (sak 0029/06 i Levekårsutvalget)
  • ”Prosjekt utvikling av hjemmebaserte tiltak i Nord-Troms” (sak 0033/06 i Levekårsutvalget)
  • ”Avdeling for forebyggende tjenester – Familiesenter” (sak 0063/06 i Kommunestyret)
  • ”Familiesenter – fra prosjekt til fast tiltak” (sak 0090/04 i Kommunestyret)
  • ”Gjennomføring av prosjekt Nordreisa Familiesenter” (sak 0013/02 i Levekårsutvalget)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaler fra skolehelsetjenesten (10 saker), sosialtjenesten (10 saker) og barneverntjenesten (24 saker)
  • Heftet ”Familiens hus – et tverrfaglig lavterskeltilbud” (utgitt av RBUP Nord, 2008)
  • Mal for individuell plan – Nordreisa kommune
  • ”Opplærings- og utviklingsprogram 2005” – vedtatt i Arbeidsmiljøutvalget (sak 0002/05)

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet til kommunen av 17.04.08: Detaljert plan for tilsynsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. På grunn av sykdom måtte ytterligere ett intervju med en helsesøster utgå.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Kjetil Hallen

Rådmann

X

X

X

Kirsti Lenschow

Enhetsleder, Familiesenteret

X

X

X

Per Steinar Andreassen

Sosialleder

X

X

X

Ragnvald Emberland

Kommunelege I

X

X

X

Lisa Marie Løkkemo

Barnevernkurator

X

X

X

Ingunn Slotsvik

Barnevernkurator

X

X

X

Liv D. Hammervold

Lege/skolelege

X

X

X

Trine Sellevoll

Ledende helsesøster

X

X

Elin Vangen

Ruskonsulent

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Kjellrunn Kristiansen
Fagsjef Eivind Pedersen
Kst fagsjef Nils Aadnesen