Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms gjennomførte i perioden 06.03.09 – 30.10.2009 tilsyn med kommunale sosial- og helsetjenester til barn ved avlastningsbolig Bergsveien 4 i Harstad kommune.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2009 initiert av Statens Helsetilsyn.

De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten. Det ble gitt 2 avvik.

Avvik 1:

Harstad kommune sikrer ikke at det kontrolleres hvilke medisiner som mottas fra foreldrene ved starten av hvert avlastningsopphold.

Avvik 2:

Harstad kommune sikrer ikke at det foreligger oppdatert dokumentasjon når det gjelder hvem som har delegasjon for medisinutdeling.

Dato: 30.10.2009

Tone Indergaard
ass.fylkeslege

Birgit Heier Johansen
fagsjef

Nils Aadnesen
fagsjef

Sølvi Melum
rådgiver

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 06.03.09 – 30.10.2009 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2009 med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger.

Dette tilsynet omfatter både sosialtjenester etter sosialtjenesteloven, som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen, som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i fellesskap.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Under dette tilsynet ble det også gjennomført befaring.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Harstad er en bykommune med ca 23000 innbyggere. Kommunen er organisert etter en tonivå-modell. Tildelingsenheten som ivaretar all saksbehandling innen pleie og omsorg er i drift fra 01.09.2008.

Omsorgstjenesten Nord ble etablert 01.02.2009 og ledes av enhetsleder. Den består blant annet av Bergsveien 4 som omfatter avlastningsbolig og hjemmetjeneste. Bergsveien 4 har egen avdelingsleder. Tidligere lå avlastningstilbudet under Barne- og ungdomstjenesten.

Lokalene i Bergsveien 4 består av 2 hus som ligger nært hverandre. I det ene huset er det 3 leiligheter der leiligheten i midten brukes til avlastning, og de to andre brukes til omsorgsbolig. I det andre huset er det plass til 3, evt 4 personer som har hvert sitt soverom og fellesrom. Avlastningsboligen gir p.t. et tilbud til 9 personer, hvorav 6 er under 18 år. Kommunen har vedtatt at avlastningsboligen skal flytte til ombygde lokaler i Kanebogen.

Enhetsleder har det overordnede ansvar for at prosedyre for legemiddelhåndtering følges, og kommuneoverlegen er medisinskfaglig rådgiver.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.03.09.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt i Tromsø den 29.04.09. Her deltok også representanter fra de øvrige 4

kommunene i Troms som omfattes av det landsomfattende tilsynet.

Vi hadde et møte med foreldre den 28.08.2009, som en del av forberedelsene til tilsynet.

Åpningsmøte ble avholdt 29.09.09.

Intervjuer: 8 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Bergsveien 4.

Sluttmøte ble avholdt 30.09.09.

Oversikt over ettersendt dokumentasjon som ble mottatt 07.10.09, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Slike boliger omfattes av begrepet boliger med heldøgns omsorgstjenester, jf forskrift til lov om sosiale tjenester § 7-2 bokstav b.

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligene som skal undersøkes.

Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene:

  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
  • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Er fysisk tilrettelagt for barna

Varigheten av oppholdene kan ha betydning for kravene som må stilles til sosial- og helsetjenestene.

Det er kommunens styring av den eller de konkrete barne- og avlastningsboligen(e) som undersøkes som skal vektlegges. Tilsynet i Harstad kommune var knyttet til tilbud til tjenestemottakere under 18 år i avlastningsbolig i Bergsveien 4.

5. Funn

Tilsynet påpeker 2 avvik.

Avvik 1:

Harstad kommune sikrer ikke at det kontrolleres hvilke medisiner som mottas fra foreldrene ved starten av hvert avlastningsopphold.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp § 4 første ledd, jf. femte ledd bokstav b.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • Blant de ansatte er det ulike oppfatninger av hvilken kontroll som skal foregå ved overlevering av medisiner fra foreldrene.
  • Det dokumenteres ikke at innholdet i dosetten er kontrollert i forhold til medisinkort.
  • Gjeldende prosedyrer klargjør ikke hvordan skjemaet ”Oppbevaring og administrering av medisin for…” skal brukes. Skjemaet er ikke alltid fullstendig utfylt, og utformingen av skjemaet sikrer ikke at alle nødvendige opplysninger kommer fram.
  • Det foreligger ingen rutine for kontroll og oppdatering av overført informasjon fra lege og foreldre til skjema ”medisinkort” ”for ordinær forskrivning og behovsforskrivning”.

Avvik 2:

Harstad kommune sikrer ikke at det foreligger oppdatert dokumentasjon når det gjelder hvem som har delegasjon for medisinutdeling.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift om legemiddelhåndtering § 4, 1. ledd og femte ledd bokstav a.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • I permen som inneholder delegasjon for legemiddelhåndtering foreligger noen delegasjoner som er gått ut på dato.
  • Halvveis utfylt skjema for delegasjon ligger sammen med ferdig utfylte skjemaer uten at årsaken til dette framgår.
  • Det mangler dokumentasjon på gyldig delegasjon for ansatt som selv oppfatter å inneha delegasjon.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr 66 (khl.)
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr 81 (sotjl.)
  • Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene av 27. juni 2003
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3. april 2008 nr. 320

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Harstad kommune, Hjemmetjeneste, Faglige prosedyrer: ”Legemiddelhåndtering i hjemmetjenesten” 04.06.2008
  • Skjema for narkotikakontroll
  • Skjema: ”Medikamentutdeling Bergsveien 4”
  • Skjema: ”Oppbevaring og administrering av medisin for: ….”
  • ”Til personalet fra Bergsengveien og Stikkveien som gir medisin til brukerne i Bergsveien”
  • Avlastningsplan 2009 uke 13-17
  • Skjema for opplæring for ansatte (”kryss på de brukerne du kjenner godt/har hatt opplæring på”)
  • Ansatte i Bergsveien avlastningsbolig
  • Turnusplan Hj.tj. Nord Bergsveien avl. 4, uke 1-6
  • Organisasjonskart Harstad kommune
  • Organisasjonskart Omsorg Nord
  • Målsettinger 2009
  • Prioriterte tiltak 2009 – Omsorgstjenesten Nord
  • Driftsplan 2009 Omsorgstjenesten Nord
  • Fellesprosedyrer pleie og omsorg: ”Tildeling av pleie- og omsorgstjenester” 12.12.2007
  • Fellesprosedyrer pleie og omsorg: ”Ansvarlig på vakt” 13.02.2008
  • Prosedyre: ”Primær og sekundærkontakt i hjemmetjenesten” 01.02.2004
  • Prosedyre: ”Rekvirering og samhandling med nattjenesten” 01.04.2004
  • Stillingsbeskrivelse: Hjemmehjelper/assistent 21.02.2008
  • ”Journalprosedyre” 09.12.2004
  • Prosedyre: ”Varslingslister-ansatte” 08.12.2008
  • Stillingsbeskrivelse: ”Autorisert helsefagarbeider, hjelpepleier og omsorgsarbeider” 19.11.2008
  • Stillingsbeskrivelse: ”Vernepleier” 01.12.2005
  • HMS-prosedyre: ”Arbeidsteknikk for pleiepersonell” 01.09.2005
  • Prosedyre ”Overføring av brukere fra barne- og ungdomstjenesten til hjemmetjenesten” 01.12.2005
  • Tegning vedr. brannberedskap
  • Tegning av ungdomsbolig Bergsveien 4
  • Fra perm: ”Rutiner og instrukser”:
    Branninstruks
    Varslingsliste foreldre/hjelpeverge – mal
    Varslingsliste ansatte
    Interne risikoprosedyrer: kjøkken, kontor, badet, elektrisk rullestol, låsing av dører, epilepsialarmer, medisin, uteområdet, turgåing, dersom ulykken inntreffer, ved akutt sykdom
    Generelt om avlastning – Aktiviteter
    Arbeidsoppgaver for ansvarsvakt
    Vaktrutiner og arbeidsoppgaver
    Arbeidsinstruks nattevakter
    Retningslinjer for skriftlig om muntlig rapportering
    Taushetsplikt
    Avviksregistrering i forhold til medisin
    Miljøregler
    Generelle råd ved forflytning
    Introduksjonsprogram med sjekkliste
    Skjema: Opplæring av nyansatte og vikarer
  • Brukerbeskrivelser, 7 stk
  • Turnus Nord Ungdomsbolig mars 2009
  • Ansatte i Hj.tjenesten, Bergsvn. 4
  • Kopi av enkeltvedtak, anonymisert, for 11 brukere fra 2008 og 2009

Dokumentasjon som tilsynet hadde tilgang til under revisjonsbesøket:

  • Perm: ”Delegasjon legemiddelhåndtering. Regelverk. Medisinregnskap”
  • Perm: ”Medikamenthåndtering Bergsveien 4”
  • Rutine ”Medikamenthåndtering avlastning”, udatert
  • 6 brukerpermer
  • 6 rapportbøker
  • ”Eva-bok” (for daglig planlegging)
  • Beskjedbok
  • Avviksrapport for Bergsveien 4 for 2009
  • Harstad kommune, Helse- og miljøtjenesten: Rapport Inneklima Bergsveien 4 05.07.02
  • HMS-rapport Yrkeshygiene for Bergsveien avlastningsbolig 07.07.09
  • Prosedyre for etablering av lekeplass, oppføring av lekeutstyr og drift av lekeområder 15.05.2005
  • Rapport fra befaring av utendørs lekeapparater i Bergsveien 4 09.08.06

Ettersendt dokumentasjon som ikke var tilgjengelig under revisjonsbesøket:

  • Harstad kommune, Pleie- og omsorgstjenester: ”Prosedyre om samhandling mellom Tildelingsenheten og utførende enheter”, godkjent 21.09.09, gjelder fra 01.10.09
  • Referat fra møte med foresatte 26.09.08.
  • Invitasjon til og referat fra informasjonsmøte med foreldre 09.03.09 og 27.05.09.
  • Referat fra ansvarsgruppemøter for 3 barn i 2009
  • Møteinnkalling til ansvarsgruppemøte uten referat januar 2009
  • Melding om evaluering av tjenester og/eller endring av tjenestebehov for 3 barn i 2009
  • Informasjon om kartlegging og beregning av bistandsbehov

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynet:

  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet til kommunen av 15.09.2009: Detaljert plan for tilsynsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Brynjulf Hansen

Ass. rådmann

X

X

Baard B. Haugen

Enhetsleder

X

X

X

Anita Hanssen

Avdelingsleder/vernepleier med spesialutdanning

X

X

X

Jorid Wensberg

Assistent

X

X

X

Jørgen Enoksen

Assistent

X

X

X

Jørunn Mortensen

Hjelpepleier

X

X

X

Elena Barjitski

Miljøterapeut/vernepleier

X

X

X

Merete Espejord

Vernepleier

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Fagsjef Nils Aadnesen
Rådgiver Sølvi Melum
Fagsjef Birgit Heier Johansen
Ass. fylkeslege Tone Indergaard (revisjonsleder)