Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms


Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms gjennomførte i perioden 27.02.09 – 1.7.2009 tilsyn med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i Tunet avlastningsbolig i

Karlsøy kommune.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2009 initiert av Statens Helsetilsyn.

De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten. Det ble gitt 2 avvik.

Avvik 1:

Karlsøy kommune har ikke lagt ansvaret for legemiddelhåndteringen i avlastningsboligen på Tunet til den som har funksjonen som virksomhetsleder

Avvik 2:

Karlsøy kommune sikrer ikke at det kontrolleres hvilke medisiner som mottas ved starten av hvert avlastningsopphold

Dato: 1.7.2009

Nils Aadnesen
fagsjef

Tone Indergaard
ass. fylkeslege

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 27.02.09 – 1.7.2009 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2009 med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger.

Dette tilsynet omfatter både sosialtjenester etter sosialtjenesteloven, som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen, som er underlagt tilsyn av  Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i fellesskap.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Under dette tilsynet ble det også gjennomført befaring.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Karlsøy kommune består av en rekke øyer hvorav fem med bosetning. Helse- og sosialetaten i Karlsøy kommune er registrert i fire likestilte virksomheter. Tunet består av 10 leiligheter fordelt på to plan, tre av disse leilighetene er avsatt til bruk i PU-tjenesten. Tunet har to avlastningsleiligheter hvor det kan gis et kommunalt avlastningstilbud til barn i målgruppen.

Tunet er organisert inn under virksomheten Åpen Omsorg. Virksomhetsleder for Åpen Omsorg rapporterer til helse- og sosialsjef, som igjen rapporterer til rådmannen.

Da tilsynet ble gjennomført var det én bruker under 18 år som hadde vedtak om avlastning på Tunet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.02.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt i Tromsø den 29.04.09. Her deltok også representanter fra de øvrige 4 kommunene i Troms som omfattes av det landsomfattende tilsynet.

Vi hadde samtaler med én forelder den 29.5.2009, som en del av forberedelsene til tilsynet.

Samtalen foregikk pr telefon og det foreligger eget internt notat.

Åpningsmøte ble avholdt 09.06.09.

Intervjuer: 6 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved avlastningsboligen på Tunet, herunder utearealene.

Sluttmøte ble avholdt 10.06.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Slike boliger omfattes av begrepet boliger med heldøgns omsorgstjenester, jf forskrift til lov om sosiale tjenester § 7-2 bokstav b.

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligene som skal undersøkes.

Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene:

  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
  • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Er fysisk tilrettelagt for barna

Varigheten av oppholdene kan ha betydning for kravene som må stilles til sosial- og helsetjenestene.

Det er kommunens styring av den eller de konkrete barne- og avlastningsboligen(e) som undersøkes som skal vektlegges. Tilsynet i Karlsøy kommune var knyttet til avlastningsboligen for barn på Tunet.

5. Funn

Tilsynet fikk blant annet følgende opplysninger om forhold som skal bidra til at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områdene:

  • Kommunen har oppdatert og utarbeidet flere nye skriftlige rutiner i 2009.
  • Kommunen har i 2009 besluttet flere utbedringer av boligen, herunder nytt tilleggsutstyr bad, sanseinntrykk i inngangsparti og inne i boligen, ny utstyrsbod og utbedring av inngangsparti for å forhindre issvuller på trappen vinterstid.
  • Det er planlagt et møte mellom foreldre og alle de ansatte i boligen.
  • Kommunens ledelse og ansatte i boligen deltar i ansvarsgruppe.
  • Ansatte på Tunet gis mulighet til spesialisert opplæring på Statens Senter for epilepsi.

Tilsynet påpeker 2 avvik.

Avvik 1:

Karlsøy kommune har ikke lagt ansvaret for legemiddelhåndteringen i avlastningsboligen på Tunet til den som har funksjonen som virksomhetsleder

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp § 4, jf. 3 bokstav j

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • I gjeldende retningslinjer for legemiddelhåndteringen på Tunet fremgår det at pleie og omsorgsleder er virksomhetsleder i henhold til forskriften om legemiddelhåndtering. Samtidig heter det i retningslinjene at:  ”Avdelingsleder åpen omsorg, har det administrative ansvar for at legemiddelforsyningen m.v. er organisert i samsvar med forskriften. Avdelingssykepleier har ansvaret for å følge opp legemiddelhåndteringen, med faglig opplæring til nyansatte/vikarer, samt påse at endringer blir fulgt opp.”, samt at ”Helse- og sosialsjefen og pleie- og omsorgsleder har overordnet ansvar for at legemiddelhåndteringen i PU-tjenesten drives i samsvar med lover og forskrifter, og at forholdene blir lagt til rette for det.
  • Noen prosedyrer knyttet til legemiddelhåndtering for Tunet er godkjent av pleie- og omsorgsleder, mens én prosedyre er godkjent av avdelingsleder åpen omsorg. Det er lagt opp til at alle prosedyrer skal revideres av avdelingsleder åpen omsorg.
  • Kommentar: § 4 i forskriften slår fast at det helhetlige ansvaret for legemiddelhåndteringen ligger hos virksomhetsleder. Virksomhetsleder er administrativt og faglig ansvarlig for legemiddelhåndteringen og kan stilles til ansvar ved overtredelse av regelverket.
  • Virksomhetsleder skal sørge for internkontroll, herunder etablere og oppdatere skriftlige prosedyrer for legemiddelhåndteringen, sørge for at helsepersonellet får nødvendig opplæring mv. I forskriften § 3 bokstav j) er ”virksomhetsleder” definert på følgende måte: ”Den som er ansvarlig for helsehjelpen som ytes i den enkelte virksomhet.” Av merknadene til denne bestemmelsen finner vi grunn til å gjengi følgende: ”Virksomhetsleder”: Det er den øverste lederen/daglig leder av enheten (sykehjemmet, helsestasjonen, hjemmesykepleien mv.) som er ansvarlig for å utøve den spesifikke helsehjelp som vil være å oppfatte som virksomhetsleder i forskriftens forstand.” Kravet innebærer at kommunen ikke står helt fritt til å utpeke hvem som skal være virksomhetsleder. Avdelingsleder ”Åpen omsorg” vil i henhold til forskriften være å anse som virksomhetsleder for avlastningsboligen på Tunet, en funksjon som hun i dag ivaretar i det daglige.

Avvik 2:

Karlsøy kommune sikrer ikke at det kontrolleres hvilke medisiner som mottas ved starten av hvert avlastningsopphold

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp § 4 første ledd, jf. femte ledd bokstav b)

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer

  • Gjeldende retningslinjer for legemiddelhåndteringen på Tunet punkt 3 sier at ”Den pleier som mottar medisinen, skal kvittere for den.” På skjemaet ”Medikamentutlevering fra dosett” fremgår det at man skal kvittere for ”mottatt dosett”. Det er ikke presisert hvilken kontroll som er nødvendig for at boligen skal sikre seg en oversikt over hvilke medikamenter barnet faktisk har med seg.
  • Blant de ansatte er det ulike oppfatninger om hvilken kontroll som skal foregå ved overlevering av medisindosett.

Kommentar:
Formålet med forskriften er å fremme en riktig og god legemiddelhåndtering til pasient. Dette oppnås ved forsvarlighet i helsetjenesten i form av blant annet tydelige prosedyrer og gode rutiner. Kommunen må sørge for at det i rutinene knyttet til mottak av medisiner blir presisert at innholdet i dosetten blir kontrollert ved mottak, herunder at antallet tabletter stemmer i forhold til avlastningsoppholdet lengde sammenholdt med medisinoversikten som følger barnet.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr 66 (khl.)
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr 81 (sotjl.)
  • Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene av 27. juni 2003
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3. april 2008 nr. 320

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
  • Oversikt over grunnturnus
  • Oversikt over årsturnus
  • Organisasjonskart
  • Utkast til årsmelding for helse- og sosialetaten for 2008
  • Enkeltvedtak knyttet til tildeling av avslastning
  • Presentasjon av brukeren av avlastningsboligen
  • Prosedyrer knyttet til områdene ”pleie og aktivitet”, ”personalmøter”, ”bemanning og arbeidsplanlegging Tunet”, ”legemiddelhåndtering på Tunet” med tilhørende skjema
  • Plantegninger av boligen
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Prosedyreperm ”Kvalitetssikring” Tunet, herunder ny prosedyre om ”Opplæring av nyansatte og vikarer
  • Prosedyreperm ”Bruker”
  • Prosedyreperm ”Tunet” – generelle prosedyrer
  • Permen ”Avvik – systematisk avviksregistrering”
  • Rapportbok Hjem – Avlastning
  • Rapportbok Tunet ”Blåboka”
  • Saksmappe
  • Personalmøtebok for Tunet
  • Personalpolitiske retningslinjer for kommunen

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynet:

  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet til kommunen av 20.05.2009: Detaljert plan for tilsynsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Alf Lorentsen

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Ranveig Rafaelsen

Avdelingsleder Åpen omsorg

X

X

X

Liv Skogvold

Avdelingssykepleier

X

X

X

Ruth Gotliebsen

Vernepleier

X

X

X

Ragnhild Sandvik

Pleieassistent

X

X

X

Ruth Aina Isaksen

Pleieassistent

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Assisterende fylkeslege Tone Indergaard
Fagsjef Nils Aadnesen
Seniorrådgiver Katrine Storeheier (revisjonsleder)