Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms

Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms gjennomførte i perioden 24.02.09-22.06.09 tilsyn med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i Sandvåghaugan avlastningsbolig i Skjervøy kommune.

Tilsynet er en del av et landsomfattende til i 2009 initiert av Statens Helsetilsyn.

De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Det ble ikke påpekt avvik eller merknader.

Dato: 22.06.09

Nils Aadnesen
fagsjef

Katrine Storeheier
seniorrådgiver

Tone Indergaard
ass. fylkeslege

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 24.02.09 – 22.06.09 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2009 med kommunale sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger.

Dette tilsynet omfatter både sosialtjenester etter sosialtjenesteloven, som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen, som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i fellesskap.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Under dette tilsynet ble det også gjennomført befaring.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Helse- og sosialetaten i Skjervøy kommune er organisert i 9 likestilte virksomheter, herunder avlastningstiltaket med egen virksomhetsleder. Virksomhetsleder rapporterer til helse- og sosialsjef, som igjen rapporterer til rådmannen.

Sandvåghaugan avlastning/omsorgsbolig er presentert på kommunens hjemmesider:http://www.skjervoy.kommune.no/omsorgs-aamp-avlastningsbolig-barnunge.117284.no.html

Da tilsynet ble gjennomført var det tre brukere mellom 11 og 15 år som hadde vedtak om avlastning.

Fra 21.07.09 skal en vernepleier være faglig rådgiver, jf forskrift om legemiddelhåndtering § 4 annet ledd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.02.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt i Tromsø den 29.04.09. Her deltok også representanter fra de øvrige 4 kommunene i Troms som omfattes av det landsomfattende tilsynet.

Vi hadde samtaler med 3 foreldre den 13.05.09, som en del av forberedelsene til tilsynet. Samtalene foregikk pr telefon og det foreligger eget internt notat.

Åpningsmøte ble avholdt 02.06.09.

Intervjuer: 7 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Sandvåghaugan avlastning/omsorgsbolig (avlastningsdelen og utearealene).

Sluttmøte ble avholdt 03.06.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger. Slike boliger omfattes av begrepet boliger med heldøgns omsorgstjenester, jf forskrift til lov om sosiale tjenester § 7-2 bokstav b.

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i barne- og avlastningsboligene som skal undersøkes.

Tilsynet skal undersøke om kommunen sikrer at barne- og avlastningsboligene:

  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
  • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering
  • Er fysisk tilrettelagt for barna

Varigheten av oppholdene kan ha betydning for kravene som må stilles til sosial- og helsetjenestene.

Det er kommunens styring av den eller de konkrete barne- og avlastningsboligen(e) som undersøkes som skal vektlegges. Tilsynet i Skjervøy kommune var knyttet til avlastningsboligen for barn på Sandvåghaugan.

5. Funn

Tilsynet påpeker ingen avvik eller merknader.

Tilsynet fikk blant annet følgende opplysninger om forhold som skal bidra til at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områdene:

  • Det gjennomføres årlig såkalte ”lyttemøter” med foreldrene til brukerne av avlastningstilbudet.
  • Det gjennomføres hver høst individuelle foreldresamtaler og der et skjema om trivsel, brukermedvirkning mv blir gjennomgått.
  • Det opprettes såkalte ”nærgrupper”, som skal ”skape et best mulig helhetlig tilbud i hverdagen for den enkelte”, jf skriftlig rutine.
  • Personale fra avlastningsboligen følger to av brukerne mens disse er på skolen.
  • Avlastningsboligen har egen ”kvalitetsgruppe”, som behandler avvik i forhold til interne prosedyrer og reviderer prosedyrer.
  • Farmasøytisk revisjon er gjennomført i 2009.
  • Brukerne av avlastningstilbudet har egne rom og bad.
  • Boligen har blant annet sansebad med hydromassasjekar, ett ”Tarzanrom” for aktiviteter og uteareal med blant annet lavvo og trampoline.
  • Avlastningstilbudet har tildelt faste tider i idrettshall og svømmebasseng.
  • Hvert barn har en primærkontakt med særskilt ansvar for oppfølging, oppdatering av nødvendig informasjon og kontakt med foreldrene.

6. Regelverk

  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr 66 (khl.)
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr 81 (sotjl.)
  • Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64 (helsepersonelloven – hlspl.)
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15 (tilsynsloven)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene av 27. juni 2003
  • Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp av 3. april 2008 nr. 320

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt eller levert under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart – revidert 05.03.09
  • Årsmelding 2008 for Sandvåghaugan avlastning/omsorgsbolig
  • Virksomhetsplan for Sandvåghaugan avlastning/omsorgsbolig 2009
  • Økonomiplan for helse- og sosialetaten for 2009-2012
  • Årsmelding for helse- og sosialetaten for 2008
  • Innkalling til ledermøter våren 2009
  • Oversikt over ansatte ved Sandvåghaugan avlastning/omsorgsbolig
  • Anbuds- og arbeidstegninger fra 2004/2005 fra Bjørnstad Prosjektering
  • Brev fra Skjervøy kommune til familiene i forbindelse med tilsynet
  • Individuelle planer
  • Enkeltvedtak blant annet knyttet til tildeling av avlastning
  • Kopi av deler av ”presentasjonspermene”
  • Utfylte skjema: ”Spørsmål til foreldresamtale”
  • Tilleggsoppslysninger av 24.04.09 i forbindelse med tilsynet (vedrørende oppbygging av prosedyrepermer og presentasjonspermer)
  • Prosedyreperm knyttet til områdene ”legemiddelhåndtering”, ”mat/kjøkkenutstyr”, ”stell/observasjon”, ”grensesetting”, ”rapportering/dokumentering”, ”aktivisering”, ”akuttsituasjoner”, ”brukermedvirkning”, ”arbeidsoppgaver”, ”brann”, ”låserutiner”, ”uteareal”, ”dører”, ”tekniske problemer”, ”plan for helsemessig/sosial beredskap”, ”lov om sosiale tjenester kapittel 4A”, ”arbeidsmiljø” og ”turnus/arbeidsplan”. Da tilsynsbesøket ble gjennomført var blant annet rutinene knyttet til legemiddelhåndtering revidert og endret.
  • ”Retningslinjer og rutiner for tverrfaglig samarbeid og samordning av tjenester”
  • ”Prosedyre for nærgrupper”
  • ”Rutine for brukermedvirkning – lyttemøte”
  • ”Rutine for brukermedvirkning – foreldresamtaler”
  • Prosedyre vedrørende ”Overordnet styringskjede for pleie- og omsorgstjenestene”
  • Prosedyre vedrørende ”Målsetting for pleie- og omsorgstjenestene”
  • Prosedyre vedrørende ”Funksjons- og arbeidsbeskrivelse for leder for avlastnings- og omsorgsbolig”
  • Informasjon om tilbudet på kommunens hjemmesider
  • Søknadsskjema – ”Søknad om sosiale tjenester”
  • Søknadsskjema/mal – individuell plan
  • Sluttrapport fra TaKT-prosjektet, Skjervøy kommune (juni 2008)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Innrammet plakat: ”Verdigrunnlag – dette jobber vi for”
  • Rapport fra farmasøytisk revisjon av 15.04.09 fra Sykehusapoteket Nord
  • Kommunens og Sykehusapotekets korrespondanse i etterkant av revisjonen
  • Perm: ”Legemiddelhåndtering” (med nye rutiner fra april/mai 2009)
  • ”Akuttpermen” med informasjon om førstehjelp mv
  • Perm: ”Kvalitetsgruppen – revidering av prosedyrer”
  • ”Presentasjonspermer” for barna
  • ”Kommunikasjonsbøker” for barna (brukes også av skole/hjem)
  • Utskrift av ”plan/rapport” fra Profil for 2009
  • Medisinskap med aktuelle dosetter, medisinkort mv.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynet:

  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet til kommunen av 11.05.09: Detaljert plan for tilsynsbesøket.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Lise Román

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Tone Warth

Virksomhetsleder

X

X

X

Sissel Moksnes

Spesialhjelpepleier

X

X

X

Elin Pedersen

Hjelpepleier

X

X

X

Anita Pedersen

Hjelpepleier

X

X

X

Rita Mathiesen

Spesialsykepleier

X

X

X

Åshild Bergly

Hjelpepleier

X

X

X

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Assisterende fylkeslege Tone Indergaard
Seniorrådgiver Katrine Storeheier
Fagsjef Nils Aadnesen (revisjonsleder)