Helsetilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

  • Bruk av tvang i akutte faresituasjoner

De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Det ble gitt 1 avvik.

Aleris Ungplan Nord AS sikrer ikke at saksbehandlingen omkring bruk av tvang i akutte faresituasjoner er i samsvar med lov og forskrift. Prosedyrene om bruk av tvang i akutte faresituasjoner er ikke evaluert og korrigert i henhold til regelverket.

Dato: 8.12.2010

Monica Solnes
rådgiver 

Katrine Storeheier
fagansvarlig

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan Nord AS i perioden 13.9 - 26.10.2010. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3 tredje ledd bokstav c), jf. § 5-7. Tilsynsforskriften § 9 pålegger fylkesmannen å føre tilsyn ved en systemrevisjon i institusjonene hvert år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Aleris Ungplan Nord AS er en privat barneverninstitusjon som er godkjent av Barne-, ungdoms- og familieetaten. Institusjonen kan ta imot 21 barn og unge i alderen 13-23 år.

Institusjonen er godkjent for plasseringer etter lov om barneverntjenester § 4-4, 5. ledd, 4-6, 4-12, 4-24, 4-25 og 4-26.

Institusjonens hovedkontor er plassert i Tromsø sentrum. De syv avdelingene/bofelleskapene ligger spredt i Tromsø kommune, og kan nås med bil innen en time.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.9.2010. Dato for tilsynet var på forhånd avklart med regiondirektøren. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke holdt.

Åpningsmøte ble holdt 26.10.2010. Her deltok tre fra institusjonens ledelse og to miljøterapeuter.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble holdt 26.10.2010. Her deltok tre fra ledelsen og to miljøterapeuter.

4. Hva tilsynet omfattet

Formålet med tilsynet er å undersøke om institusjonen gjennom sin internkontroll sikrer at myndighetskravene knyttet til tvang i akutte faresituasjoner, jf. rettighetsforskriften § 18, overholdes.

Tilsynet omfattet gjennomgang av tilsendt materiale, gjennomgang av dokumenter vi fikk under tilsynet og intervjuer av ansatte.

5. Funn

Tilsynet påpeker 1 avvik.

Avvik

Aleris Ungplan Nord AS sikrer ikke at saksbehandlingen omkring bruk av tvang i akutte faresituasjoner er i samsvar med lov og forskrift. Prosedyrene om bruk av tvang i akutte faresituasjoner er ikke evaluert og revidert i henhold til regelverket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Lov om barneverntjenester § 5-10, Rettighetsforskriftens § 18, Forskrift om kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 12 bokstav c, g og h, og § 13 og forvaltningsloven § 25.

Tilsynet har funnet det hensiktsmessig å kommentere observasjonene fortløpende.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervjuer:

  • Ved gjennomgang av tvangsprotokollene for 2010 er det funnet at punkt G ”Barnets rettigheter” er mangelfullt utfylt i fem tilfeller. I disse protokollene framgår ikke barnets syn på tvangsbruken og det er det ikke krysset av for om tvangsprotokollen er gjennomgått med barnet.
  • Punkt F ”Vurdering” i tvangsprotokollene, herunder institusjonens konklusjon, inneholder ikke en egenvurdering av lovligheten av tvangsbruken, samt om tvangsbruken var forsvarlig, dvs. i samsvar med godt faglig og etisk skjønn.
  • Institusjonens prosedyre knyttet til rettighetsforskriften § 18 er ikke kjent for alle ansatte.
  • Det foreligger ikke skriftlige prosedyrer knyttet til føring av protokoll, herunder når protokollen skal skrives, hvem som er ansvarlig for å skrive protokollen, hvem som er ansvarlig for å gjennomgå protokollen med beboeren i ettertid, herunder opplyse om klageadgang og klagebehandling.
  • Følgende fremgår av gjeldende prosedyre vedr. rettighetskravene § 13: ”Ved fare på skade på person eller vesentlig skade på eiendom skal en tilkalle politiet.” I prosedyren er det ikke vist til rettighetsforskriften § 18. Det er heller ikke presisert at vilkårene for å kunne utøve tvang i en slik situasjon er at dette er uomgjengelig nødvendig for å avverge skade på person eller vesentlig skade på eiendom, jf. § 18. Involvering av politi må for øvrig sees i sammenheng med taushetspliktreglene, jf. lov om barneverntjenester § 6-7 og rettighetsforskriften § 3 med kommentarer.
  • Rutinene om tvang er utarbeidet 1.1.2005. Det fremgår ikke om prosedyren er evaluert og revidert etter dette.

Tilsynet fikk blant annet følgende opplysninger om forhold som skal bidra til at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områdene:

  • Institusjonen har ukentlig internopplæring for ansatte, hvor rettighetsforskriften og bruk av tvang ofte er tema.
  • Vurdering av egen praksis, herunder gjennomgang av evt. tvangsprotokoller og avviksskjema, er tema i overlappingsmøtene.
  • Alle ansatte skal delta på ”basiskurs” der blant annet rettighetsforskriften og dens bestemmelser om tvang er tema.
  • Ansatte i institusjonen får ekstern veiledning, fra for eksempel psykolog/psykiater, i forhold til de enkelte beboernes problematikk.

6. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
  • Forskrift om rettigheter og bruk av tvang under opphold i barneverninstitusjon av 12.12.2002
  • Forskrift om tilsyn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling av 11.12.2003
  • Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner av 10.6.2008

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Institusjonsplan med vedlegg
  • Oversikt over ansatte med dato for tiltredelse
  • De siste seks tvangsprotokollene etter bruk av fysisk tvang
  • ISO-prosedyrer, herunder prosedyrer knyttet til tvang og avvikshåndtering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Tvangsprotokollene fra hver avdeling
  • Arbeidsbeskrivelse for miljøarbeider/miljøterapeut
  • Overlappingsstruktur

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn av 13.9.2010
  • E-post av 5.10.2010 med navn på de ansatte som skulle intervjues

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Håkon Melseth

Regiondirektør

X

X

X

Tone Doornebal

Avdelingsleder/fagkonsulent

X

X

X

Harald Kvam

Avdelingsleder/fagkonsulent

X

 

X

Kjersti Karlsen

Miljøterapeut

X

X

X

Arnt Hugo Larsen

Miljøterapeut

X

X

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Monica Solnes (revisjonsleder)
Fagansvarlig Katrine Storeheier