Rapport fra tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19 ved Balsfjord kommune 2010

Sammendrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattende tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav). Formålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsynet tar utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer at søknader om økonomisk stønad behandles i henhold til lov- og forskriftskrav.
• Om kommunen sikrer at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Tilsynet hadde fokus på følgende undertema:

• Håndtering av henvendelser/søknader
• Kartlegging/innhenting av relevante opplysninger
• Vurderinger og beslutninger

Det ble påpekt ett avvik på følgende område:

Avvik 1

Balsfjord kommune krever kontoutskrift fremlagt i nye saker uten at dette gjøres i samarbeid med søker.

Det ble påpekt følgende merknader:

Merknad 1

Fullmakt til innhenting av opplysninger på kommunens søknadsskjema for økonomisk stønad tilfredsstiller ikke vilkåret om at samtykket skal være informert.

Merknad 2

Det fremgår av "rutiner ved stønad om sosial stønad pr. 01.01.2010" at det er fastsatt maks beløp for innvilgelse av ytelser på flere områder.

Dato: 20.12.10

Sølvi Melum
rådgiver
(revisjonsleder)

Eva Angell
rådgiver

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Balsfjord kommune i perioden 29.06.10 – 20.12.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og saksinnsyn.

Lovfestet plikt til å etablere et styringssystem på området økonomisk stønad ble først innført 1. januar 2010 i lov om sosiale tjenester i Nav, jf. § 5. Kommunen har imidlertid på andre tjenesteområder innenfor helse- og sosiallovgivningen over flere år hatt en generell plikt til internkontroll, jf. veileder IS-1183.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Balsfjord kommune hadde 5497 innbyggere i 2009.

Nav Balsfjord ble åpnet 20. august 2008. De kommunale oppgavene som er lagt inn i Nav er tjenester etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen, jf. Samarbeidsavtale mellom Balsfjord kommune og Nav Troms.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29. juni 2010. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 4. november 2010.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 5. november 2010.

Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen har ved tilsyn i Balsfjord kommune v/ Nav Balsfjord undersøkt om kommunen sikrer en forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad. Dette innebærer at det skal være en forsvarlig håndtering av henvendelser om økonomisk stønad, det skal være en tilstrekkelig kartlegging av hjelpebehovet, og stønadsbehovet skal vurderes individuelt og utmålingen av stønaden skal være i samsvar med søkerens hjelpebehov.

Funn

Avvik 1

Balsfjord kommune krever kontoutskrift fremlagt i nye saker uten at dette gjøres i samarbeid med søker.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i Nav § 43.

Avviket bygger på følgende observasjoner, herunder intervju:

• Kommunen krever kontoutskrift rutinemessig fremlagt i nye saker.
• På søknadsskjemaet som benyttes står det i punktet om dokumentasjonskrav bl.a. ”I tillegg skal det vedlegges kontoutskrifter for de to siste måneder for alle kontoer”.
• I "rutiner ved søknad om sosial stønad, pr. 01.01.2010" står det under punktet om krisehjelp at "det skal foreligge kontoutskrift ved en slik søknad".
• Nye søkere som ikke er til samtale før søknad leveres, får ikke vurdert om det er nødvendig å fremlegge kontoutskrift i saken. Videre får de ikke informasjon om at ikke relevante opplysninger kan ”sladdes”.
• I 7 nye saker forelå det kontoutskrifter. Det fremgikk ikke av sakene at søkerne var informert om adgangen til å sladde ut opplysninger som ikke er relevante for behandling av søknaden.

Kommentar:

Det følger av § 43 i lov om sosiale tjenester i Nav at opplysninger skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med tjenestemottaker eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.

Kommunen må derfor informere søkere om hvorfor bestemte opplysninger må innhentes. Hovedregelen er at søkere i størst mulig grad må innhente opplysningene selv.

I rundskriv U-4/2003 har daværende Sosialdepartement omtalt sosialtjenestens adgang til å kreve kontoutskrift fremlagt ved behandling av søknader om økonomisk stønad. Departementet viser til at opplysninger som kreves må være relevante for formålet med behandlingen. Formålet må være saklig begrunnet og tjenesten skal ikke innhente andre, flere eller mer detaljerte opplysninger enn det som er nødvendig. En kontoutskrift som viser alle bevegelser på konto inneholder store mengder informasjon og mye vil ikke være relevant. Kontoutskrift kan ikke innhentes rutinemessig.

Merknad 1

Fullmakt til innhenting av opplysninger på kommunens søknadsskjema for økonomisk stønad tilfredsstiller ikke vilkåret om at samtykket skal være informert.

Kommentar:

Ved søknad om økonomisk stønad i Balsfjord kommune benyttes et søknadsskjema hvor søker skriver under på, sitat: ”Nav sosialtjenesten gis fullmakt til å innhente alle relevante opplysninger om min/vår økonomi, som er av relevans for avgjørelse av søknaden.”

Som nevnt følger det av § 43 i sosialtjenesteloven i Nav at opplysninger skal så langt som mulig innhentes i samarbeid med tjenestemottaker eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen.

Tilsynet fikk opplyst at ved Nav Balsfjord kommer søkerne som regel selv med alle opplysinger. Utover dette fyller søker ut et fullmaktsskjema dersom opplysninger skal innhentes av Nav Balsfjord, eller saksbehandler sitter sammen med søker når det innhentes opplysninger pr. telefon.

Nav Balsfjord har ikke en praksis som er i strid med lovkravet, men søknadsskjemaet bør endres, for hvis det blir benyttet slik det står, vil det være i strid med § 43 i sosialtjenesteloven i Nav.

Merknad 2

Det fremgår av ”rutiner ved søknad om sosial stønad, pr. 01.01.2010” at det er fastsatt maks beløp for innvilgelse av ytelser på flere områder.

Kommentar:

I rutinene er det fastsatt ”max beløp” for innvilgelse av stønad til klær utover livsoppholdssatsen, kjøp av ved, etablering/ hvitevarer/innbo mv. Det er opplyst at kommunen ikke praktiserer maksimale beløp på de nevnte områdene, men at "max beløp" er veiledende.

Dersom rutinene følges, vil det kunne medføre at de ikke foretas konkrete individuelle vurderinger hvor det er søkt om stønad av et større omfang enn det som omfattes av ”max beløp”.

Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker.

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Balsfjord kommune og Nav Troms
• Internkontrollsystem for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap
• Oversikt over ansatte i Nav Balsfjord
• Rutiner ved søknad om sosial stønad, pr. 01.01.2010
• Skjema om fullmakt for at Nav-kontoret kan forhandle med søkers kreditorer
• Skjema om fullmakt til at Nav-kontoret kan gi opplysninger
• Samtykkeerklæring for at Nav-kontoret kan gi opplysninger til Enhet for Psykisk helse og Rehabilitering
• Internfakturering egenandeler helse
• Søknadsskjema om økonomisk stønad
• Oversikt over samarbeidspartnere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutiner ved søknad om sosial stønad (frikort, medisiner mv.)
• Sosialstønadssatser pr. 01.01.2010
• Vedlegg til melding om vedtak - fremgangsmåte ved klage mv.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Nav Balsfjords oversendelse av dokumenter, mottatt 02.09.10
• Fylkesmannens brev av 22.10.10 med endelig program for tilsynsbesøket.

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Sølvi Melum (revisjonsleder)
Rådgiver Eva Angell