Bardu kommune - Tilbakemelding til kommunen. Stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen - avlastning til eldre 2010

Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med Bardu kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre.  Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker. 

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn.

Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen i Troms til Bardu kommune.  Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden.  Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannens tilsynslag

Fylkesmannens tilsynslag har bestått av rådgiver Marianne Hovde, rådgiver Sølvi Melum og fagansvarlig Nils Aadnesen (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre.  Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

• Utredningsplikten
• Individuell vurdering
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

”Type saker:

• Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b).  Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.
• Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene.  Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

• Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.05.08-01.05.10.

Hvilke dokumenter:

• Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak.  Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut.  Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres”.

I ettertid ble det avtalt pr telefon at sakene skulle begrenses til perioden 01.05.09-01.05.10.

Innsendt dokumentasjon

Den 20.06.10 mottok vi dokumentasjon fra Bardu kommune.

Dokumentasjonen inneholder ingen saker vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven.  Helsetilsynet i Troms har derfor ikke deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 14 tjenestemottakere innen målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).  Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

• IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.
• IS-1040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på. 

Fylkesmannens tilbakemelding

Innledningsvis vil vi bemerke at i en del av enkeltvedtakene er en del av standardteksten fra kommunens vedtaksmal ikke tatt bort, selv om sakenes innhold tilsier at det burde vært gjort.  Eksempelvis henviser ett vedtak om avlastning både til sosialtjeneste- og kommunehelsetjenesteloven. Annen tekst som burde vært tatt bort fremstår som stikkord for saksbehandler (”vær oppmerksom på at denne formuleringen ikke innebærer et forhåndsvarsel”, ”dersom vilkår er oppfylt”).  Dette er ikke nødvendigvis lovstridig, men vil være forvirrende for den som skal lese vedtaket.

Fylkesmannens gjennomgang viser:

• I all hovedsak mangler en skriftlig utredning av sakene.  Kommentar: Kravet til skriftlighet vil langt på vei kunne ivaretas av mer fyldige fremstillinger i enkeltvedtakenes begrunnelser, også i de sakene der avlastning innvilges.  Vi anbefaler kommunen en slik praksis, og er oppmerksomme på at noen enkeltvedtak refererer enkelte faktiske forhold. Etter forvaltningsloven er likevel kravet til samtidig skriftlig begrunnelse ikke så strengt når søknader imøtekommes fullt ut. Det må imidlertid følge av prinsipper for god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling at de sentrale ledd av saksutredningen, og opplysninger av betydning for vedtakets innhold, uansett blir nedtegnet skriftlig. Vi registrerer i den forbindelse at det i hovedsak heller ikke foreligger skriftlige søknader.  Skriftlighetskravet fremkommer for øvrig direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf forvaltningsloven § 11d annet ledd.  Indirekte har det også betydning å notere underveis for å kunne ivareta partenes innsynsrett og for å være bedre forberedt dersom parten krever etterfølgende begrunnelse, jf forvaltningsloven § 27. Vi er oppmerksomme på at noe løpende informasjon fremkommer i Profil og uttalelser fra helsetjenesten, men vil altså anbefale at det gis en samlet skriftlig fremstilling i alle enkeltvedtak.  Eventuelt kan det også henvises til og vedlegges kopi av tidligere framstillinger, jf forvaltningsloven § 25 andre ledd.
• Vedtakene gjengir ikke innholdet av de regler i sosialtjenesteloven som vedtaket bygger på.  Kommentar: Kravet her følger av forvaltningsloven § 25 første ledd.  I utgangspunktet vil det være nødvendig å gjengi innholdet av reglene, for å sette parten i stand til å forstå vedtaket. 
• 3 av enkeltvedtakene informerer ikke om retten til å se sakens dokumenter. Kommentar: I underretning om enkeltvedtak skal det gis opplysning om retten etter forvaltningsloven § 18, jfr § 19 til å se sakens dokumenter, jf forvaltningsloven § 27 tredje ledd. 

Tilbakemelding fra kommunen

Funn fra fylkesmennenes stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene.  Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Bardu kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden. 

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 18. oktober 2010.

Med hilsen

Jan-Peder Andreassen
avdelingsdirektør

Nils Aadnesen
fagansvarlig

Kopi til:
Statens Helsetilsyn
Bardu kommune Pleie- og omsorgstjenesten