Endelig rapport fra tilsyn med barneverntjenesten ved Longyearbyen lokalstyre (2010)

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Ansvarsfordeling, administrasjon og internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1,
• Saksbehandling, herunder utforming av og underretning om enkeltvedtak, foreløpig svar og opplysning om klageadgang og innsyn i sakens dokumenter, jf. barnevernloven § 6-1 og forvaltningsloven kap. IV og V,
• Behandling av meldinger og undersøkelser, jf. barnevernloven §§ 4-2 og 4-3,
• Oppfølging av hjelpetiltak, jf. barnevernloven § 4-5,
• Barneverntjenestens og lokalstyrets generell oppgaver, jf. barnevernloven §§ 3-1 t.o.m. 3-3.

Avvik 1:

Longyearbyen lokalstyre har ikke et internkontrollsystem som sikrer at oppgavene etter barnevernloven utføres i samsvar med lovfastsatte krav.

Avvik 2:

Longyearbyen lokalstyre sikrer ikke at alle forvaltningslovens saksbehandlingsregler følges.

Avvik 3:

Longyearbyen lokalstyre sikrer ikke at tiltaksplaner for barn som har hjelpetiltak evalueres regelmessig.

Merknad:

Longyearbyen lokalstyre bør sikre dokumentasjon av dato for mottak og gjennomgang av barnevernmelding.

Dato: 28.04.10

Eivind Pedersen
revisjonsleder

Jan-Peder Andreassen
revisor

 

 

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Longyearbyen lokalstyre i perioden 17.02.10 24.03.10. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år..

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 2-3 fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Det følger av forskrift av 01.09.95 om lov om barneverntjenesters anvendelse på Svalbard, at barnevernloven gjelder på Svalbard. Ved kgl. resolusjon av 21.12.01 ble barnevern-myndigheten hva gjelder Longyearbyen arealplanområde delegert til Longyearbyen lokalstyre som folkevalgt organ.

Barnevernloven gjelder på Svalbard med unntak av to konkrete bestemmelser. Unntaket gjelder kravet i § 3-2 a om plikt til å utarbeide individuell plan og § 6-9 om tidsfrist for barnevernundersøkelser. Med disse to unntakene gjelder barnevernloven på Svalbard og i Longyearbyen tilsvarende som i enhver kommune på fastlandet.

Administrasjon og saksbehandling etter barnevernloven er lagt til lokalstyrets ”Plan- og utviklingsavdeling”. Av årsberetningen fra Longyearbyen lokalstyre for 2008 fremgår at det da var 2032 innbyggere. Befolkningen preges av at det er en betydelig lavere andel av ungdom og eldre sammenlignet med fastlands-Norge. Det er imidlertid mange mindre barn og Longyearbyen har etter hvert utviklet seg til et familiesamfunn med økende krav til tilbud til barn og unge. Lokalstyret v/Oppvekstforetaket KF driver nå 3 barnehager, grunnskole med videregående avdeling, samt SFO. Det har vært en betydelig økning av minoritetsspråklige elever ved skolen fra tusenårsskiftet frem til i dag. Foretaket drifter også Kulturskolen. I tillegg har Kultur- og fritidsforetak KF ansvar for drift av bibliotek, ungdomsklubb/selvstyrt ungdomshus og Svalbardhallen.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble 17.02.10 etter forutgående e-post og telefonkontakt. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble 23.03.10.

Intervjuer av 3 personer ble foretatt 23.03.10

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Saksinnsyn ble foretatt 22.03.10.

Sluttmøte ble avholdt 24.03.10.

Hva tilsynet omfattet

• Ansvarsfordeling, administrasjon og internkontroll, jf. barnevernloven § 2-1,
• Saksbehandling, herunder utforming av og underretning om enkeltvedtak, foreløpig svar og opplysning om klageadgang og innsyn i sakens dokumenter, jf. barnevernloven § 6-1 og forvaltningsloven kap. IV og V,
• Behandling av meldinger og undersøkelser, jf. barnevernloven §§ 4-2 og 4-3,
• Oppfølging av hjelpetiltak, jf. barnevernloven § 4-5,
• Barneverntjenestens og lokalstyrets generell oppgaver, jf. barnevernloven §§ 3-1 t.o.m. 3-3.

Funn

Avvik 1:

Longyearbyen lokalstyre har ikke et internkontrollsystem som sikrer at oppgavene etter barnevernloven utføres i samsvar med lovfastsatte krav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• barnevernloven § 2-1, 2. avsnitt
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

Kommentar:

• Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med lovfastsatte krav. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Dokumentet ”Internkontroll for barneverntjenesten i Longyearbyen lokalstyre” er mangelfullt og inneholder ikke rutiner for deler av saksbehandlingen.
•  I intervju ble det opplyst at dokumentet heller ikke er tatt i bruk som et internkontrollsystem.
• Ut fra saksinnsyn og intervjuer fremstår det som uklart hvem som har myndighet til å treffe ulike beslutninger og enkeltvedtak i medhold av lov om barneverntjenester.

Avvik 2:

Longyearbyen lokalstyre sikrer ikke at alle forvaltningslovens saksbehandlingsregler følges.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 6-1 og § 6-3
• Forvaltningsloven §§ 11a, 11d, 23, 25, 27
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester.

Kommentar:

Forvaltningsloven inneholder nærmere krav om når foreløpig svar skal gis, når nedtegning av opplysninger skal foretas, hvordan enkeltvedtak skal begrunnes og hva underretningen til parten skal inneholde. Det følger av barnevernloven at et barn som er fylt 7 år skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som angår barnet. Barn som er fylt 15 år har egne partsrettigheter

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Av saksinnsyn og intervju fremgår det at det ikke er klare rutiner på når og hvordan foreløpig svar til parten skal gis.
• Av saksinnsyn og intervju fremgår det at nedtegning av opplysninger ikke gjøres regelmessig og systematisk.
• I 4 av enkeltvedtakene er hjemmelshenvisningen mangelfull.
• I alle sakene der det er truffet enkeltvedtak mangler opplysning om retten parten har til å se sakens dokumenter.
• I to av sakene der vedtaket om hjelpetiltak var utløpt, ble det ikke truffet nytt enkeltvedtak når hjelpetiltaket ble videreført.
• Av intervju og saksinnsyn fremgår det at samtale med barn over 7 år ikke gjennomføres rutinemessig i saker som angår barnet.

Avvik 3:

Longyearbyen lokalstyre sikrer ikke at tiltaksplaner for barn som har hjelpetiltak evalueres regelmessig

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Barnevernloven § 4-5
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

Kommentar:

• Barneverntjenesten skal evaluere tiltaksplanen regelmessig (kvartalsvis). Evalueringen skal omhandle hvordan det går med både barn og foreldrene. Det skal vurderes om hjelpetiltaket er tjenlig eller om det er nødvendig med nye tiltak.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Av intervju fremkommer det at det ikke er klare rutiner for hvordan evaluering skal skje. Deler av evalueringen skjer muntlig, gjennom samtale med foreldre og oppdragstakere.
• I 5 av sakene fremgår det ikke av dokumentene om og eventuelt på hvilken måte tiltaket er evaluert, og om barn over 7 år har deltatt i evalueringen.

Merknad

Longyearbyen lokalstyre bør sikre dokumentasjon av dato for mottak og gjennomgang av barnevernmelding.

Kommentar:

• Det fremgår av barnevernloven § 4-2 at barneverntjenesten snarest og senest innen en uke skal gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelser etter § 4-3

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• I sakene som ble gjennomgått er det uklart om gjennomgang av meldingene ble foretatt innen ukesfristen.
• Av intervjuene fremstod det som uklart hvordan det skal sikres at ukesfristen overhodes ved fravær i tjenesten.
• Av intervjuene fremkom det at det jobbes med rutiner for dette området.
• Av halvårsrapport for andre halvår 2009 fremgår at to av meldingene ikke ble gjennomgått innen fristen på en uke.

Regelverk

• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100
• forskrift om barnevernlovens anvendelse på Svalbard av 01.09.95
• kgl. Resolusjon av 21.12.01 om delegering av myndighet til Longyearbyen lokalstyre etter forskrift om lov om barneverntjenesters anvendelse på Svalbard § 3 første ledd
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.februar 1967

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Årsmelding 2008
• Lokalsamfunnets strategiske del – samfunnsdel 2004-2012
• Internkontroll for barneverntjenesten i Longyearbyen lokalstyre
• Utkast til postinstruks, forslag til retningslinjer for klientmapper mv
• Halvårsrapporter ang. barnevernet fra 2009 fra Longyearbyen lokalstyre

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 4 mapper med henlagte meldinger/undersøkelser fra 2. halvår 2009 og 1. kvartal 2010.
• 10 pågående saker med ulike tiltak.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev og e-poster

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Fylkesmann Svein Ludvigsen
Avdelingsdirektør Jan-Peder Andreassen
Fagansvarlig Eivind Pedersen