Tilbakemelding til kommunen – stikkprøvetilsyn med den kommunale saksbehandlingen – avlastning til eldre 2010

Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med Gratangen kommunes saksbehandling ved utredning og tildeling av avlastning til eldre. Tilsynet er en form for stikkprøve og baseres på gjennomgang av den skriftlige dokumentasjon i et antall saker.

Tilsynet er gjennomført på bakgrunn av skriftlig veiledning fra Statens Helsetilsyn.

Dette brevet er tilbakemeldingen fra Fylkesmannen i Troms til Gratangen kommune. Fylkesmannen ber også om tilbakemelding fra kommunen om hvordan man skal hindre at tilsvarende feil som vi påpeker, ikke gjentar seg i fremtiden. Dette kommer vi tilbake til mot slutten av brevet.

Fylkesmannens tilsynslag:

Fylkesmannens tilsynslag har bestått av rådgiver Marianne Hovde, fagansvarlig Nils Aadnesen og rådgiver Sølvi Melum (revisjonsleder).

Formålet med tilsynet

Formålet med dette tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har særlig tyngende omsorgsarbeid overfor eldre. Tilsynet har fokusert på saksbehandlingen knyttet til

• Utredningsplikten
• Individuell vurdering
• Vedtak, begrunnelse, innhold og informasjon om klageadgang

Innhenting av saker

I eget brev ba Fylkesmannen og Helsetilsynet i Troms om at kommunen sendte inn følgende dokumentasjon (sitat):

”Type saker:

• Saker der kommunen har innvilget, delvis innvilget eller avslått avlastning til eldre etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b). Vi understreker at vi sikter til alle typer avlastning, selv om vi er oppmerksomme på at avlastning for eldre ofte gis i form av opphold på institusjon.
• Saker om tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven, der behov for avlastning har vært blant vurderingstemaene. Saker om tildeling av korttidsplass som utelukkende begrunnes ut fra pasientens behov for tjenester skal ikke sendes inn.

Tidsrom:

• Vi ber om alle saker der det er truffet vedtak i perioden 01.05.08-01.05.10.

Hvilke dokumenter:

• Vi ber om all dokumentasjon knyttet til de aktuelle vedtak. Det vil si søknad, saksutredning, IPLOS-kartlegging, brev, vedtak, journalnotat mv. Dokumentasjon som bare er registrert på data, må naturligvis skrives ut. Dokumentasjonen skal ikke anonymiseres”.

Innsendt dokumentasjon

Den 03.06.10 mottok vi dokumentasjon fra Gratangen kommune.

Dokumentasjonen inneholder ingen saker vedrørende korttidsopphold etter kommunehelsetjenesteloven. Helsetilsynet i Troms har derfor ikke deltatt i den videre gjennomgang.

Innsendt dokumentasjon er knyttet til 4 tjenestemottakere innen målgruppen.

Veiledere i forhold til saksbehandlingen

Vår gjennomgang tar utgangspunkt i kravene som følger av lov om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven) og lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Før vi går nærmere inn på de konkrete funn, vil vi nevne følgende veiledere fra tidligere Sosial- og helsedirektoratet:

• IS-1382: Anbefalinger til saksbehandlingsprosessen. Lov om sosiale tjenester § 4-2.
• IS-1040: Saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenester

Disse veilederne utdyper en del av de krav og anbefalinger som vi kommer inn på.

Fylkesmannens tilbakemelding

I vår gjennomgang har vi forutsatt at kommunens ”veiledning i klagesak (2 sider)” er sendt ut til de private parter, sammen med ”melding om vedtak”.

Fylkesmannens gjennomgang viser:

• Alle enkeltvedtakene viser til feil lovhjemmel når det gjelder hvilken bestemmelse i sosialtjenesteloven som regulerer vilkårene for å ha krav på tjenester. Kommentar: Riktig lovhjemmel er § 4-3. Innholdet i sosialtjenesteloven § 4-3 er riktig sitert, men det er ikke vist til denne bestemmelsen.
• I all hovedsak er det mangelfull skriftlig utredning av sakene. Kommentar: Kravet til skriftlighet vil langt på vei kunne ivaretas av mer fyldige fremstillinger i enkeltvedtakenes begrunnelser, også i de sakene der avlastning innvilges. Vi anbefaler kommunen en slik praksis. Etter forvaltningsloven er likevel kravet til samtidig skriftlig begrunnelse ikke så strengt når søknader imøtekommes fullt ut. Det må imidlertid følge av prinsipper for god forvaltningsskikk og forsvarlig saksbehandling at de sentrale ledd av saksutredningen, og opplysninger av betydning for vedtakets innhold, uansett blir nedtegnet skriftlig. Skriftlighetskravet fremkommer direkte i forbindelse med muntlige konferanser, jf forvaltningsloven § 11d annet ledd. Indirekte har det også betydning å notere underveis for å kunne ivareta partenes innsynsrett og for å være bedre forberedt dersom parten krever etterfølgende begrunnelse, jf forvaltningsloven § 27. Vi er oppmerksomme på at det fremkommer informasjon i søknader, rapporter fra hjemmetjenesten og legeerklæringer, men vil altså anbefale at det gis en samlet skriftlig fremstilling i alle enkeltvedtak. Eventuelt kan det også henvises til og vedlegges kopi av tidligere framstillinger, jf forvaltningsloven § 25 andre ledd.
• Kommunens ”veiledning i klagesak” side 2 er ufullstendig og kan fremstå som uklar for søker. Kommentar: I veiledningen vises det bare til sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a) om praktisk bistand og opplæring, og ikke til sosialtjenesteloven §4-2 bokstav b) som omhandler avlastning. Når tema for saken er avlastning, kan det være forvirrende at det vises til praktisk bistand og opplæring, som er en annen tjeneste. Videre er forvaltningsloven §§ 18 og 19 og bestemmelsenes overskrifter nevnt i veiledningen. Forvaltningsloven § 27 tredje ledd stiller krav om at det i underretningen om vedtak gis opplysning om bl.a. retten til å se sakens dokumenter. For å sikre at parten blir informert om dette, kan det være hensiktsmessig at denne retten inntas i enkeltvedtaket, slik kommunen har gjort det i forhold til opplysninger om klagefrist, klageinstans og nærmere fremgangsmåte ved klage.

Tilsynet vil for øvrig bemerke at kommunens opplysning om at 1 av sykehjemsplassene er definert som avlastningsplass. Videre er det vist til at denne plassen dekker opp behovet for avlastning pr. i dag. Fylkesmannen har ikke kommentarer til at kommunen velger å gi avlastning på sykehjemmet. Imidlertid vil vi gjøre oppmerksom på at regelverket ikke er til hinder for at avlastning også kan gis utenfor institusjon. Vi antar at dette kan være en aktuell problemstilling dersom det søkes avlastning uten at det er ledig plass på sykehjemmet.

Funn fra fylkesmennenes stikkprøvetilsyn skal følges opp av de aktuelle kommunene. Vi viser til forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g).

Gratangen kommune bes gjøre rede for hvilke tiltak som iverksettes for å hindre at tilsvarende type feil gjentar seg i fremtiden.

Vi ber om kortfattet tilbakemelding innen 18. oktober 2010.

Med hilsen

Jan-Peder Andreassen (e.f.)
avdelingsdirektør

Nils Aadnesen
fagansvarlig

Kopi til:
Gratangen kommune Pleie- og omsorg
Statens helsetilsyn